9.3 Определение потребностей в материальных ресурсах предприятия

Любая закупка начинается с определения потребности в материальных ресурсах предприятия. На данном этапе решаются вопросы: что, сколько и когда необходимо закупить.

Для того, чтобы определить потребность определенных материальных ресурсов, нужно оценить их необходимость на производстве, а также наличие запасов, переходящих в следующий плановый период, а кроме того, учет потребностей на остальные виды хозяйственной деятельности, в том числе и непроизводственной. Во время расчета потребностей в сырье обязательно нужно учитывать наличие финансового обеспечения для их покрытия. Можно расплачиваться как собственными средствами, так и полученными в результате займа. В зависимости от объема и срока поставок ресурсов на предприятии определяется режим их потребления на производстве, создается и поддерживается необходимый уровень материальных запасов.

Правильное решение задачи по определению потребности материальных ресурсов оказывает существенное влияние на экономику предприятия. Это связано с тем, что неправильный расчет потребности в материальных ресурсах в сторону завышения ведет к неправильному их распределению и образованию сверхнормативных запасов, увеличению издержек закупок, замораживанию оборотных средств и в итоге - к ухудшению финансового состояния. С другой стороны, расчет, согласно которому потребность в метериальных ресурсах оказалась меньше необходимой, может привести к нарушению ритмичности работы, простоев из за отсутствия нужных материалов, к замене их на другие, с потерей качества конечного продукта и увеличения его себестоимости.

Под потребностью в материальных ресурсах понимается их количество, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имеющихся заказов.

Потребности в материальных ресурсах каждого предприятия можно разделить на две большие группы (рисунок 9.3):

- потребность в зависимости от характера исполняемой функции;

- потребность в зависимости от учета наличных запасов материалов.

Потребности в материальных ресурсах делятся на:

- общую потребность, которая включает валовую потребность на производственную программу и зарезервированный объем сырья, материалов и комплектующих для специального использования.

- валовую, или брутто-потребность, - это потребность на производственную программу без учета имеющихся производственных запасов и готовой продукции.

Чистую, или нетто-потребность, - это потребность в сырье, материалах, комплектующих на производственную программу с учетом имеющихся заделов на рабочих местах и запасов готовой продукции

Первичную потребность, которая определяется как потребность в изделиях, договоры на производство и поставку которых уже заключены, т. е. в изделиях, выпуск которых имеет приоритет.

Вторичную потребность - потребность в изделиях, подлежащих изготовлению в рамках производственной программы, но договоры на поставку которых еще не заключены.

Третичную потребность - потребность на производственную программу во вспомогательных материалах производственного назначения.

Рисунок 9.3. Виды потребностей в материальных ресурсах

Определение потребности в материальных ресурсах можно осуществлять тремя методами (рисунок 9.4):

- детерминированным - для расчета вторичной потребности в материальных ресурсах при известной первичной на основе планов производства и нормативов расхода. Необходимая информация - первичная потребность, включающая данные об объемах и сроках изготовления; информация о структуре изделия в форме спецификации или указаний о применяемости тех или иных деталей; нормы расходов по материалам и видам продукции; располагаемое наличие.

Расчет материальных ресурсов ведется отдельно для социальных нужд, основного и вспомогательного производства, и здесь могут быть использованы экономико-математические модели.

Потребность материальных ресурсов для основного производства расчитывается по формуле:

где M - потребность материалов; H - норма расхода материальных ресурсов i-го наименования на j вид изделия; N - производственная программа j вида продукции; n- ассортимент.

Потребность может быть определена на основе иерархии изделия с учетом входимости элементов:

В детерминированном методе важно установить время потребления материальных ресурсов. Здесь может быть полезен цикловой график. Он заполняется справа налево. Цикл определяется по наиболее длительной операции.На основании циклового графика можно определить, сколько деталей запустить и когда. Чтобы выполнить заказ в срок, материалы должны иметься в наличии в наиболее ранний срок, с тем, чтобы цикл их поступления и первичной обработки не увеличивал цикл изготовления изделия.

Детали должны быть своевременно готовы, чтобы оставалось время для сборки. Покупные изделия должны быть заказаны с учетом ожидаемого времени поставки;

- стохастическим - для расчета потребности на основе вероятностного прогноза с учетом тенденции изменения потребностей за прошлые периоды. Основаны на прогнозировании. Прогнозы могут быть среднесрочные

(3 - 5 лет), кратко- и долгосрочные. Прогнозирование может быть выполнено на основе алгоритма: анализ временных рядов; определение модели потребления; выбор метода; графическая интерпретация прогнозной потребности.

- экспертным - для расчета потребности на основе опытно-статистической оценки экспертов.

Рисунрк 9.4. Методы и методики определения потребности в ресурсах

Выбор метода зависит от особенностей материальных ресурсов, условий их потребления и наличия соответствующих данных для проведения необходимых расчетов.

Наиболее распространенной методикой определения потребности в материальных ресурсах является календарный метод планирования МRР-систем. МRР основана на программе производства конечного продукта. Данный метод определения потребности в материальных ресурсах использует большой объем информации, которая поступает из следующих источников:

- основного графика, где указывается объем каждого продукта, изготавливаемого в каждый период времени;

- ведомости спецификации материалов, где перечисляются материалы, необходимые для производства каждого продукта;

- учетной документации по запасам, где показано наличие материалов. Ведомость/спецификация материалов - это упорядоченный список

всех составляющих, необходимых для производства конкретного продукта. Здесь указываются материалы, запасные части и комплектующие, а также последовательность, в которой они используются.

При определении потребности для составления расписания поставок по каждому необходимому материалу применяется спецификация на материалы совместно с основным графиком.

Процедура определения потребности в обобщенном виде представлена на рисунке 9.5

Рисунок 9.5. Определение потребности в обобщенном виде (обобщенная процедура МRР)

Основными этапами определения потребности являются:

- определение валовой потребности в ресурсах с использованием основного графика и спецификации на материалы;

- определение чистой потребности путем вычитания уже имеющегося запаса и объема заказов, которые должны поступить. Затем составляется производственный график с указанием времени начала работ, обеспеченных чистой потребностью;

- установление объема заказов и времени их размещения на основании графика использования материалов и информации о времени выполнения заказа.

Преимущество данной методики расчета потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются исходя из потребностей в конечном продукте.

Контрольные вопросы для самоподготовки:

1 Назовите основные требования к планированию закупок.

2 Перечислите виды планирования в закупочной логистике и охарактеризуйте их.

3 Приведите схему последовательности шагов формирования укрупненных планов закупок и опишите ее.

4 Приведите логическую структуру процесса планирования материальных ресурсов предприятия.

5 Назовите виды (разновидности) потребностей в материальных ресурсах и охарактеризуйте их.

6 Перечислите методы и методики определения потребностей в материальных ресурсах и охарактеризуйте их..

Лекция №10 Исследование рынка сырья и материалов.

Основные разделы: Направления в исследовании рынка сырья и материалов. Методы изучения рынка сырья и материалов. Вопрос «производить или закупать?».

10.1. Направления в исследовании рынка сырья и материалов. Целью исследования рынка сырья и материалов является достижение обозримости этого рынка. Развитие новых отраслей экономики, постоянно расширяющаяся номенклатура материальных ресурсов, появление совершенно новых видов сырья с новыми физическими и химическими свойствами - все это делает рынок развитых стран менее обозримым. В то же время условием успешного материального обеспечения предприятий является полная информация о рынке. Изучение рынка и консультирование по соответствующим вопросам является предметом деятельности отдела маркетинга на предприятии.

Организационная структура маркетинга на небольших предприятиях, выпускающих ограниченный набор (ассортимент) товаров, отдел маркетинга не выделяется в качестве самостоятельного подразделения. Один или несколько специалистов отдела сбыта (возможно, в сотрудничестве со специалистами из отдела планирования) занимаются изучением рынка.

На крупных предприятиях, к тому же выпускающих разнообразную продукцию, создаются специальные функциональные подразделения – отделы маркетинга. Они занимаются не только изучением рынков и сбытовыми операциями, но также принимают участие в планировании производства, в налаживании хозяйственных связей с поставщиками, контролируют качество продукции.

Отдел маркетинга может строиться по различным организационным принципам. Принципы построения определяются, прежде всего, отношением руководства предприятия к службе маркетинга, оценкой значимости и степенью использования маркетинговых исследований для организации управления предприятием.

Исследования в области сырья и материалов подразумевают систематический сбор, классификацию и анализ информации в качестве основы для принятия наиболее эффективных решений в сфере закупок.

Исследование рынка сырья и материалов включает следующие основные направления: закупленные сырье, продукция или услуги; сырье и товары; поставщики; системы закупок.

При исследованиях рынка закупок пользуются следующими критериями оценки:

- ценность продукции или услуги с точки зрения получения прибыли (существующей или планируемой);

- рентабельность продукции;

- характеристика цены/стоимости (частота изменения цены, наличие сезонных колебаний цен, неконкурентоспособная стоимость конечной продукции, превышение стоимости сырья цены продукции);

- доступность (ограниченное число поставщиков, новых поставщиков, в дополнение к имеющимся, возможные международные источники поставок, возможность производства на предприятии или наличия внешних источников поставок);

- качество материальных ресурсов (имелись ли проблемы с качеством);

- качество информации (точность информации, наличие запаздываний информации, неоправданно высокая стоимость информации).

Исследования закупленного сырья, продукции или услуги. Касаются в основном закупаемой специфической продукции (уникальная или дорогостоящая продукция) и построены на анализе ценности, который был впервые разработан Лоуренсом Майлсом - сотрудником компании General Electric. Анализ ценности сравнивает функцию, которую выполняют закупленные товары, с расходами в попытке найти вариант уменьшения расходов.

Областями анализа являются:

- анализ методов утилизации отходов (включая переработку);

- оценка вариантов целесообразности производства, аренды или покупки материальных ресурсов;

- исследование процессов упаковки материальных ресурсов для снижения расходов;

- анализ существующих спецификаций материальных ресурсов, чтобы исключить закупки ненужных товаров;

- анализ сфер применения конкретного товара и рассмотрение возможности комплексного использования одной номенклатурной позиции для удовлетворения ряда производственных потребностей;

- анализ технических и экономических возможностей замены номенклатурной позиции, закупаемой в настоящее время.

Исследования сырья и товаров. Направлено на составление краткосрочных или долгосрочных прогнозов в отношении основного закупаемого товара или изделия. Как правило, в фокусе такого анализа находятся сырье и товары, на покупку которых приходится основная доля оборотных средств.

Общее изучение сырья включает анализ следующих основных областей:

- текущий или будущий статус компании в качестве покупателя (описание товара, его использование в настоящее время и прогноз будущих потребностей, поставщики, цена, условия, ежегодное потребление, вид перевозки и текущие контракты);

- альтернативы производственного процесса (технология изготовления товара, использованное сырье, обеспеченность трудовыми ресурсами, расходы, фактор времени и др.);

- использование товаров (потребность, наличие возможных товаров-заменителей и стоимость замены);

- удовлетворение потребности (объем запаса и источники потребности, предполагаемое изменение);

- снабжение (возможности, каналы распределения, сильные и слабые стороны поставщиков, прогнозы технологических изменений, политические и экологические тенденции);

- цены (факторы, определяющие цену, расходы на производство и доставку, положения о тарифах и импорте, цены поставщиков и потребителей промышленной продукции);

- стратегии по сокращению расходов и/или обеспечению снабжения (прогноз снабжения, планы по снижению затрат, вопросы импорта, хеджирования, анализ ценности, контрактная деятельность).

Исследование поставщика. В этой области основной акцент делается на источнике закупок. Выделяют следующие направления исследований:

-анализ финансового положения поставщика. Изучение финансового состояния существующих или потенциальных поставщиков для оценки финансовых рисков и их воздействия на компанию-покупателя. Такой анализ обычно проводится в финансовом отделе компании, но в некоторых случаях его проведение возлагается на отдел закупок;

-анализ производственных возможностей. Уточняются его возможности и ограничения производственной деятельности.

- поиск новых источников снабжения;

- анализ расходов, связанных с дистрибуцией. Исследуется выполнение этапов процесса доставки товаров от места производства до пункта, в котором компания приобретает на них право собственности, рассчитываются затраты для оценки эффективности каналов распределения;

- анализ производственных расходов. Исследуются расходы поставщика при производстве товара (прямые затраты на сырье, затраты труда, расходы на разработку, оборудование;

- исследование дисциплины и качества. Систематическое исследование того, как реально поставщики относятся к компании-покупателю и как они соблюдают условия договора;

- оценка деятельности поставщика. Сбор и анализ информации о том, насколько хорошо выполняется работа данным поставщиком, с тем чтобы более осмысленно принимать решения об источниках повторных закупок и дать рекомендации об изменениях;

- оценка стратегии продаж поставщика. Изучение целей поставщика я средств, которыми он пользуется для достижения этих целей, с тем, чтобы предвидеть его действия и разработать стратегию закупок для обеспечения продолжительного снабжения необходимыми товарами по наименьшей цене.

Исследование системы закупок.

Анализ системы закупок можно определить как изучение систем и процедур с особым акцентом на управление сырьем.

Такое исследование, как правило, включает следующие области:

- общие заказы. Исследование сферы применения обобщенных контрактов для обеспечения большей эффективности закупок и снижения административных расходов.

- формирование индекса цены. Рассчитывается для сырья, комплектующих и товаров для осуществления ремонта и содержания оборудования.

-ценовые скидки. Определяется экономическая целесообразность использования имеющихся скидок в оплате.

-котировки. Моделируются котировки по одному товару разных поставщиков и определяются сочетания поставок, ведущие к максимальной экономии.

- себестоимость. Выявляются расходы, связанные с приобретением товара, административные расходы и расходы, связанные с хранением товара.

- процедура оплаты. Исследование и улучшение системы оплаты счетов поставщика.

-системы контроля поставщика. Установка компьютерной системы, которая регулярно запрашивает и собирает информацию от поставщиков о статусе выполнения текущего заказа. Такая информация приводит к контролю выполнения заказа, размещенного у поставщика.

- метод оценки деятельности покупателя и отдела закупок. Выработка системы, с помощью которой реальный результат общих усилий по закупке можно сравнить с заранее определенным критерием.

- метод оценки деятельности поставщика. Разработка системы рейтинга, насколько хорошо поставщики выполняют свои обязанности. Полученные сведения важны для принятия решения о перекупке товара и в качестве основы для обеспечения обратной связи с поставщиком по тем вопросам, где необходимо усовершенствование.

10.2 Методы изучения рынка сырья и материалов. Изучение рынка сырья и материалов можно осуществлять с помощью прямых и косвенных методов.

Получение информации напрямую называют первичным исследованием рынка. Его базой служат следующие четыре источника:

- контакты с поставщиками;

- контакты с посредниками;

- посещение ярмарок и выставок, что дает богатую информацию о технических разработках, ценах, качестве товаров и возможность использовать при этом каталоги ярмарок и выставок;

- поездки на предприятия-поставщики и их осмотр, что позволяет сделать заключение о способности предприятия выполнять заказы, о его технических возможностях в части предоставления услуг.

Косвенное изучение рынка сырья и материалов (вторичное) в отличие от первичного (прямого) предполагает использование уже имеющихся документов. Этот метод дешевле первичного.

В качестве исходных данных для изучения рынка служат:

- обзоры состояния конъюнктуры рынка, биржевые бюллетени, содержащие сведения об изменении цен;

- журналы, газеты, радио, телевидение;

- фирменные журналы, выпускаемые торгово-промышленными палатами, а также поставщиками. Они содержат информацию о новых разработках и технологиях;

- предложения о продажах, содержащиеся в специальных журналах, каталогах, брошюрах, проспектах;

- отраслевые адресные книги, технические справочники.

При изучении рынка сырья и материалов на предприятиях обязательно наличие архива, структурно ориентированного по видам материалов или поставщикам. Наряду с этим весьма полезна картотечная система, в которой отражались бы поставщики, номенклатура и цены.

При изучении рынка сырья и материалов прорабатываются возможности закупок по импорту. При этом следует учитывать, что только крупные фирмы в состоянии защитить свои интересы за рубежом, не подключая посредника, и только они могут содержать собственные представительства в других странах. Договорные соглашения с зарубежными изготовителями предполагают знание действующих в других странах таможенных ограничений и правил международной торговли. Кроме того, нужно учитывать, что перевозка материальных ресурсов, закупленных у зарубежных фирм, сопряжена с повышенным риском и большими затратами. Поэтому наибольшую целесообразность представляет закупка за рубежом лишь тех видов сырья и материалов, которые перерабатываются в больших количествах и приобретение которых за рубежом позволяет значительно сократить затраты.

Для мелких и средних предприятий более рациональным является приобретение сырья и материалов за рубежом (если есть необходимость) при посредничестве специализирующегося на этом импортера.

10.3. Вопрос «производить или закупать?». Изучение рынка сырья и материалов предполагает выработку четкой стратегии предприятия в части принятия решений по производству материалов, деталей или полуфабрикатов самостоятельно, либо их закупки на стороне.

Задача принятия решения «производить или закупать?» (MOB - Make-or-Buy Problem) базируется на учете внешних и внутренних факторов.

К внешним факторам относится степень развития логистических отношений в данной экономической системе. Чем более развиты логистические связи, тем выше надежность поставок и тем ниже риск потерь. К внутренним факторам относятся условия на самом предприятии.

К плюсам самостоятельного производства относятся: снижение зависимости предприятия от поставщиков, от колебаний рыночной конъюнктуры, т.е. повышение устойчивости функционирования предприятия; возможность непосредственного управления качеством комплектующих на стадии их производства и др.

К плюсам внешних закупок относятся: как правило, более высокое качество и низкая себестоимость комплектующих вследствие специализации производителя; концентрация усилий на основном виде деятельности; гибкость в изменении видов выпускаемой продукции за счет быстрого получения требуемых материальных ресурсов от поставщиков и др.

В таблице 10.1 представлены условия, при которых может быть (но не обязательно) принято решение о внешних закупках или собственном производстве.

Таблица 10.1 Условия (выгодность) внешних закупок или собственного производства

Факторы	Выгодность
	внешних закупок	собственного производства
Потребность	невелика	стабильна и достаточно велика
Необходимые мощности	отсутствуют	присутствуют
Необходимые кадры	отсутствуют	присутствуют
Поставщики исходных МР для производства комплектующих	доступны (ассортимент, качество, цены и др.)	недоступны
Транспортные тарифы	невысокие	высокие

Помимо анализа перечисленных факторов, для принятия такого решения необходимо определить и сопоставить затраты на закупку и на собственное производство. В целом затраты на закупку определяются ценой поставщика, но при этом включают: затраты на оформление заказа; транспортировку; страхование; упаковку; складирование; обработку (переработку, сортировку и т.п.); оплату персонала, связанного с закупками и т.п.

Затраты на собственное производство состоят из затрат на производство (стоимость сырья, энергии, рабочей силы, хранения, амортизации, накладных расходов) и возможных капитальных затрат на организацию требуемого производства (покупка, доставка, монтаж оборудования, обучение рабочих).

На решение производить, а не закупать могут повлиять следующие факторы:

- производство данного изделия является частью основной деятельности организации;

- потребность в комплектующем изделии стабильна, достаточно велика, и оно может быть изготовлено на имеющемся оборудовании;

- требования качества так точны или необычны, что могут понадобиться особые методы обработки, которыми поставщики не располагают;

- наличие гарантированного снабжения или баланса снабжения и потребности;

- сохранение технологических секретов;

- обеспечение постоянного функционирования собственных произ­водственных мощностей;

- независимость от источника поставок.

Причины осуществления закупок у внешних поставщиков:

- потребность в комплектующем изделии невелика, и его производство не является частью основной деятельности организации;

- организации не хватает административного или технического опыта для производства нужного изделия или услуги;

- поставщики обладают отличной репутацией, побуждающей потре­бителя покупать их комплектующие;

- необходимость поддержания долгосрочной технологической и эко­номической жизнеспособности неосновной деятельности;

- наличие большой гибкости в выборе возможных источников и изделий-заменителей.

Вне зависимости от ситуации во внешней среде на самих предприятиях могут действовать факторы, обусловливающие отказ от собственного производства. Решение в пользу закупок комплектующих и, соответственно, против собственного производства должно быть принято в случае, если:

- потребность в комплектующем изделии невелика;

- отсутствуют необходимые для производства комплектующих мощности;

- отсутствуют кадры необходимой квалификации.

Решение против закупок и в пользу собственного производства принимается в том случае, когда:

- потребность в комплектующих изделиях стабильна и достаточно велика;

- комплектующее изделие может быть изготовлено на имеющемся оборудовании.

Контрольные вопросы для самоподготовки:

1 Назовите основные направления в исследовании рынка сырья и материалов и охарактеризуйте их.

2 В чем заключается исследование закупленного сырья, продукции или услуг?

3 В чем заключается исследование сырья и товаров?

4 В чем заключается исследование поставщиков?

5 В чем заключается исследование систем закупок?

6 Перечислите методы изучения рынка сырья и материалов и охарактеризуйте их.

7 Почему предприятие вынуждено решать задачу по принятию решения «производить или закупать?»? Назовите факторы, влияющие на принятие решения «производить или закупать?»:

8 Назовите причины осуществления закупок у внешних поставщиков:

9 Назовите причины осуществления предприятием самостоятельного производства материалов и комплектующих.

Лекция № 11 Управление поставщиками материальных ресурсов.

Основные разделы: Стратегия деловых взаимоотношений с поставщиками. Процедура и блок - схема процесса выбора поставщика. Матрица ответственности участников процесса оценки и выбора оптимальных поставщиков. Управление отношениями с поставщиками на базе решения SAP Supplier Relationship Management (SRM).