4.2.7 Оприходование материала.

После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные: (идентификатор материала; дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка; количество; краткое описание материала; цели закупки (внутреннее или внешнее потребление)).

4.2.8 Контроль счетов.

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого процесса.

В рамках реализации технологии управления закупками могут осуществлятся и другие логистические операции, например:

- анализ рынка сырья и материалов;

- изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика;

- делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики;

- разработка новых методов для обработки необходимых данных в целях эффективного функционирования системы закупок;

- и др.

Контрольные вопросы для самоподготовки:

1 Какие логистические операции включает в себя функциональный цикл закупок?

2 В чем суть и особенности логистических операций: определение потребности в материале; выбор поставщиков; обработка заказа; выполнение обязательств по оплате заказа; контроль выполнения условии договора по поставке материала; поступление материала; оприходование материала; контроль счетов?

Лекция № 5 Организация управления закупочной деятельностью предприятия.

Основные разделы: Организационные структуры управления закупами. Организация логистического управления на предприятии.

5.1 Организационные структуры управления закупами.

Нормальный процесс жизнедеятельности любого предприятия, как производственного, так и торгового может осуществляться лишь в том случае, когда налажено бесперебойное и ритмичное обеспечение всеми видами материальных и энергетических ресурсов, необходимых для выполнения планов производства и торговли.

В достижении этого определяющая роль принадлежит построению рациональной организационной структуры предприятия, элементы которой функционируют и развиваются как единое целое. Важным звеном организационной структуры предприятия является служба закупок (снабжения или материально технического снабженя и т.п.).

Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба закупок одновременно является:

- элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;

- элементом микрологистической системы, то есть одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;

- самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней.

Как элемент макрологистической системы служба закупок устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая связанные с поставкой товаров технико-технологические и экономические вопросы, а также вопросы планирования. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и транспортными организациями, служба закупок обеспечивает «ввязывание» предприятия в макрологистическую систему. Идея логистики - получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников - требует, чтобы персонал службы закупок добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической макросистемы. Это означает, что служба закупок, работая на собственное предприятие, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологистической системы. Собственное предприятие при таком подходе рассматривается как элемент всей макрологистической системы: улучшается положение всей системы - улучшается положение предприятия как ее элемента.

Служба закупок, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи закупки - производство - сбыт. Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой закупок и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического обеспечения (например, система МРП) обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени.

Служба закупок, как самостоятельная система, состоящая из отдельных структурных звеньев, обеспечивает предприятие материальными ресурсами, реализуя последовательное выолнение логистических операций технологии управления закупками.

В процессе реализации функций управления данной службе приходится решать следующие задачи: что закупать; сколько закупать; у кого закупать; на каких условиях закупать, а также необходимо выполнять целый ряд работ, включая заключение договоров и их контроль исполнения; организацию доставки материальных ресурсов, их складирование и дальнейшее распределение. При этом обеспечивается планирование потребностей в материальных ресурсах и их бюджетирование, нормируются запасы материальных ресурсов, выделяются лимиты по потреблению материальных ресурсов, а такжеведется учет и отчетность движения материальных ресурсов.

Структурное построение служб закупок

Формирование организационной структуры службы закупок предприятия должно включать два аспекта: определение места в структуре управления предприятием - установление соподчиненное и функции; распределение функций между отдельными группами и работниками.

На построение организационной структуры службы оказывает влияние ряд факторов, которые группируются по следующим направлениям: технические; экономические; организации производства.

Технические факторы определяют влияние техники, технологии и отраслевой структуры, назначение и количество выпускаемой продукции и потребляемых материально-технических ресурсов. Как известно, расширение номенклатуры выпускаемой продукции происходит под воздействием научно-технического прогресса и состояния рыночной конъюнктуры. Увеличение номенклатуры выпускаемой продукции приводит к росту числа потребителей. Техническими факторами также являются назначение, сложность изготовляемой продукции и оснащенность транспортно-складского хозяйства.

К экономическим факторам, оказывающим влияние на организационную структуру службы закупок предприятия, относятся уровень спроса на выпускаемую продукцию, объем производства, формы расчетов за поставляемую продукцию и закупаемые материально-технические ресурсы, доля мелких отправок и нетранзитных партий отгрузки, доля поставок на экспорт.

К факторам организации производства, оказывающим влияние на организационную структуру службы закупок предприятия, относятся тип производства (индивидуальное, мелкосерийное, серийное, крупносерийное, массовое), уровень специализации, территориальное размещение производства и складов.

До 70-х годов в странах рыночной экономики была широко распространена децентрализованная форма организации материально-технического снабжения. Каждое предприятие, входящее в промышленную фирму, самостоятельно обеспечивало себя необходимыми материально-техническими средствами. Причем снабжение осуществлялось в рамках производственной деятельности предприятия.

Начиная с 70-х годов децентрализованное обеспечение промышленных фирм постепенно заменяется централизованным. Централизация закупок материальных ресурсов обусловила необходимость создания самостоятельных служб материально-технического обеспечения. Вице-президент фирмы, возглавляющий материально-техническое снабжение, получил одинаковые права с вице-президентами, отвечающими за производственную и финансовую деятельность. Центральной службой снабжения проводится политика закупок, вырабатывается «стратегия снабжения», которая заключается в решении основной проблемы: закупать те или иные виды материально-технических ресурсов либо производить их самостоятельно. Но главная функция службы снабжения фирмы - закупка основных видов материально-технических ресурсов с наименьшими затратами. В центральной службе снабжения фирмы проводятся постоянные наблюдения за рынком сырья и материалов, изучается конъюнктура спроса и предложения, в ней сосредоточена информация о новых материалах, возможностях их применения, технологии их производства.

Руководитель центральной службы снабжения фирмы отвечает за эффективность процесса закупок, намечает основные источники материального обеспечения, координирует деятельность подчиненных ему сотрудников, указывает планы закупки с деятельностью других функциональных подразделений, подбирает кадры.

Вообще степень централизации закупок материально-технических ресурсов зависит от выпустаемой продукции и структуры фирмы. Например, служба снабжения концерна "Форд мотор" состоит из трех основных секторов закупок: строительного и промышленного оборудования; принадлежностей общего характера; металлов. Вместе с тем закупки многих других товаров децентрализованы.

Централизация материального обеспечения в рамках фирмы создает основу для рационального планирования закупок и получения экономии на транспортных перевозках и сокращении материальных запасов.

В 80-х годах среди американских промышленных фирм получила распространение новая концепция управления материалами, которая предусматривает установление единого руководства и координацию закупок материалов, их доставку на предприятие и контроль за запасами. В фирмах, организующих управление закупками материальных ресурсов на основе новой концепции, появляются управляющие материалами. Причем управляющий материалами получил в ведение функции транспортировки материально-технических ресурсов на предприятия фирмы, которые раньше контролировались производственным аппаратом. Результатом подобной реорганизации было улучшение оперативного управления материалопотоком, сокращение сроков доставки материальных ресурсов на предприятия фирмы, уменьшение размеров запасов на 20-40 % и ускорение их оборота.

Рассмотрим три варианта организационных структур управления предприятием, принципиально отличающихся друг от друга возможностями реализации системного подхода по обеспечению предприятия материальными ресурсами.

На рисунке 5.1 представлен вариант организационной структуры управления предприятием с распределением перечисленных выше задач между различными функциональными подразделениями. Как видим, задачи «что закупить» и «сколько закупить» решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных предметов труда.

Задачи «у кого» и «на каких условиях закупить» решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по закупкам, то есть заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных материальных ресурсов.

В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами, и ее эффективная реализация затруднена.

Рисунок 5.1. Реализация функции закупок в процессе работы различных подразделений предприятия

 Другой вариант, представленный на рисунке 5.2, предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока процессов закупок материальных ресурсов.

Рис. 5.2 Реализация функций закупок в процессе работы одного

подразделения предприятия

Для крупных предприятий наиболее приемлем смешанный организационный тип структуры службы закупок, представленный на рисунке 5.3, когда товарные отделы, группы, бюро специализированы на закупках конкретных видов сырья, материалов, оборудования. Однако наряду с товарными в состав отдела закупок входят функциональные подразделения: плановое и диспетчерское. Плановое бюро (группа) выполняет функции по анализу окружающей среды и рыночным исследованиям, определению потребности в материальных ресурсах, оптимизации рыночного поведения по наиболее выгодному обеспечению, формированию нормативной базы, разработке планов снабжения и анализу их выполнения, осуществляет контроль, за выполнением поставщиками договорных обязательств.

Товарное бюро (группа) выполняет комплекс планово-оперативных функций по обеспечению производства конкретными видами материальных ресурсов: планированию, учету, завозу, хранению и отпуску материала в производство, т.е. регулирует работу материальных складов.

Диспетчерское бюро (группа) выполняет оперативное регулирование и контроль за выполнением плана снабжения предприятия и цехов сырьем и материалами; устраняет неполадки, возникающие в ходе снабжения производства; контролирует и регулирует ход поставок материалов на предприятие.

Смешанный тип структуры службы закупок - наиболее рациональный метод строения, который способствует повышению ответственности работников и обеспечивает улучшение управляемости процессами закупок и снабжения.

Рисунок 5.3. Организационная структура службы закупок (смешанный тип)