Основные методы и функции управления

Одновременно с развитием человеческого, общества услож­нялись проблемы, требующие разрешения; вместе с ними усложнялись, развивались и совершенствовались методы

управления.

Проблема вообще возникает только тогда, когда суще­ствуют затруднения в достижении какой-либо цели. Мно­гое из того, что было когда-то для человека сложной про­блемой, по мере развития цивилизации теряет свою слож­ность и достигается самыми простыми действиями. Проблема может возникнуть также в связи с особыми внешними обстоятельствами, ситуацией во внешней среде. Так, например, получение пищи в современной жизни не является проблемой. Некоторым для этого достаточно от­крыть свой холодильник и выбрать в нем еду по вкусу. Но если холодильника нет или он пуст, а вы находитесь в незнакомом городе, ночью и вдобавок без копейки денег, быстро найти себе пищу может оказаться довольно затруд­нительной проблемой.

Таким образом, желание или необходимость достиже­ния определенной цели может либо привести к проблеме, либо нет. Если цель может быть достигнута вполне оче­видными действиями, осуществление которых не вызывает никаких затруднений, то проблемы нет. Если же затруд­нения существуют и для достижения цели надо выбрать или найти наилучшие действия из всех возможных, то воз­никает проблема. Решить проблему — значит найти такие действия; для реализации этих действий нужны управля­ющие воздействия.

За свою многовековую историю человек использовал для решения возникающих проблем различные методы; многие из них используются и в настоящее время.

Одним из древнейших методов является использование накопленного опыта, обращение к решениям, принятым ролов в аналогичных или близких ситуациях. Основной долью всех видов обучения как раз и является передача опыта, накопленного предыдущими поколениями, с тем, чтобы ранее встречавшиеся проблемы не решать каждый раз заново.

В случаях, когда найти решение проблемы обычными способами не удавалось, человек древности обращался к сверхъестественным силам. Не видя возможности дости­жения желаемой цели, он просил помощи у всемогущего божества, а в крайних случаях готов был даже вступить в соглашение с самим дьяволом. Жрецы придавали больший авторитет своим решениям, объявляя их принятыми самим божеством.

В дальнейшем поиск решения сопровождался обраще­нием к всемирно известным

авторитетам — чем древнее, тем лучше. Их поведение и решения, принимавшиеся в близких ситуациях, помогали разрешить проблему. Ссыл­ка на авторитетные прецеденты часто используется и в настоящее время.

Дальнейшее развитие человека как высокоразвитого существа привело к появлению особого метода решения проблем, основанного на интуиции. Человек, имеющий оп­ределенный опыт и теоретические знания в некоторой об­ласти, приобретает внутреннее чутье, своеобразную прони­цательность, что позволяет ему выбрать правильное реше­ние проблемы. При этом он часто не может ни доказать, ни обосновать, а иногда даже объяснить, на чем основано его решение, хотя оно чаще всего оказывается правильным.

Широко распространено принятие решений на основе так называемого «здравого смысла». Человек, принимаю­щий решение, обосновывает его последовательными рас­суждениями на содержательном уровне, которые вытека­ют из накопленного им жизненного опыта.

Более строго принимают решение на основе логики, когда последовательность рассуждений строится по фор­мальным логическим законам.

В современном мире все чаще используют для приня­тия решений научный подход. Если проблема поддается количественному анализу, то наилучшее решение может быть получено с математической строгостью. Преимуще­ства научного подхода заключаются не только в том, что осуществляется выбор действительно наилучших решений, повышающих эффективность управления, т. е. цель дости­гается точнее и с меньшими затратами времени и ресур­сов. Чаще всего при этом одновременно сокращаются за­траты времени и труда на сам процесс принятия решений, значительно повышается производительность труда чело­века в системе управления. Однако научный подход тре­бует, как правило, переработки больших количеств инфор­мации. Поэтому его использование все теснее связывается с применением технических средств и, в частности, мощ­ной вычислительной техники.

Среди многочисленных разновидностей систем управ­ления существует специфический их тип — системы административно-организационного управления. Отличитель­ным признаком таких систем является наличие людей как в управляющей, так и управляемой частях системы; чело­век управляет коллективом людей. Технические средства используются в виде различной техники: в управля­ющей части системы она повышает возможности человека по переработке информации, в управляемой

части — рас­ширяет его физические возможности по обработке мате­риальных потоков.

Среди большого количества функций, выполняемых при административном управлении производственными, коммерческими и другими экономическими системами, обычно выделяют как основные планирование, организа­цию, оперативное управление и связь.

На стадии планирования осуществляется выбор целей системы, если он не задан вышестоящими органами. Бели цель системы определена, необходимо выбрать траекторию движения. На этом этапе по существу определяется в из­вестном смысле политика, будущий образ действий и ме­тоды достижения целей, обеспечивается основа для после­дующих долгосрочных решений. Результаты этого этапа имеют вид перспективных планов.

Планирование заканчивается перед началом действий по реализации плана — это начальный этап управления. Тем не менее, планирование не представляет собой едино­временный акт, это скорее процесс, продолжающийся до завершения планируемого комплекса операций. Для ра­зовых проектов, выполняемых однократно, после составле­ния плана и реализации его первого этапа часто оказыва­ется возможным и целесообразным внести коррективы в первоначальный план, осуществить так называемое репланирование. Для многократно повторяющихся однотипных операций планирование каждой последующей операции выполняется с учетом реализации плана предыдущей.

Планирование связано не только с наилучшим исполь­зованием всех возможностей, которыми мы располагаем, в том числе выделенных ресурсов, но и с предотвращением ошибочных действий, могущих привести к снижению эффективности достижения цели. В зависимости от направ­ленности и характера решаемых задач различают два вида планирования: стратегическое, или перспективное, и так­тическое, или текущее.

Стратегическое планирование заключается в основном в определении главных целей, оно ориентировано на опре­деление желаемых конечных результатов. При этом укрупненно, без детальной проработки, выясняются средства и способы достижения поставленных целей, в том числе необходимые ресурсы, последовательность и процедуры их использования.

Тактическое планирование заключается в определении промежуточных целей па пути достижения главных, тра­ектории движения системы. При этом детально прораба­тываются средства и способы решения задач, использова­ния ресурсов, необходимые процедуры и технология.

На стадии стратегического планирования рассматрива­ются необходимость и возможность изменения характери­стик самой управляемой системы путем изменения состава или свойств элементов, из которых она состоит. Например, для предприятия возможно увеличить производственные мощности путем строительства новых цехов или приобре­тения оборудования, изменить профиль предприятия или ввести радикальные изменения технологии.

При тактическом планировании свойства системы считаются заданными и учитываются как ограничения.

Точную границу между стратегическим и тактическим планированием провести трудно. Обычно стратегическое планирование охватывает в несколько раз больший про­межуток времени, чем тактическое; оно имеет гораздо бо­лее отдаленные последствия; шире влияет на функциони­рование управляемой системы в целом; использует более мощные ресурсы.

Некоторые авторы считают, что чем труднее отказаться от намеченного плана, тем более стратегическим он является; гораздо легче изменить тактику, чем стратегию. Это равносильно тому, что легче изменить ранее намеченный маршрут поездки, чем ее конечный пункт.

Таким образом, планирование включает в себя опре­деление конечных и промежуточных целей; задач, реше­ние которых необходимо для достижения целей; средств и способов их решения; требуемых ресурсов, их источни­ков и способа распределения.

Другой функцией управления является организация, которая заключается в установлении постоянных и вре­менных взаимоотношений между всеми элементами систе­мы, определении порядка и условий их функционирования.

Для систем административно-организационного управ­ления организация заключается в объединении людей, производственных агрегатов, материальных, финансовых, энергетических и других ресурсов во взаимосвязанную си­стему таким образом, чтобы обеспечить эффективное ре­шение задач, направленных на достижение намеченных целей. Под этим понимается определение структуры си­стемы, взаимозависимости между подсистемами, распре­деление функций между подразделениями, предоставление прав и установление ответственности и т. п.

Оперативное управление обеспечивает функционирова­ние системы в соответствии с намеченным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с намеченными пла­нами и последующей корректировкой.

Оперативное управление тесно связано с тактическим планированием. Например, отклонения системы от наме­ченных планов могут оказаться такими, что для эффективного достижения цели целесообразно перейти на другую траекторию. Это приводит к необходимости репланирования либо должно быть предусмотрено па стадии пла­нирования.

Как указывалось ранее, управление заключается в сбо­ре и переработке информации. Поэтому одной из основных функций управления является связь, под которой понима­ют передачу сведений о состоянии управляемого объекта и внешней среды в центры управления системой, взаимообмен информацией между этими центрами, а также меж­ду системой и внешним миром. Связь осуществляют при помощи комплекса технических средств, используемых для передачи информации.