- •1 Основные термины делопроизводства
- •Государственное регулирование делопроизводства
- •Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, 200 г.
- •3 Виды документов и их классификация
- •4 Требования к оформлению реквизитов документа
- •01 Государственный герб рф
- •Правительство российской федерации
- •02 Герб субъекта рф
- •03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
- •04 Код организации
- •Основной государственный регистрационный номер (огрн) юридического лица
- •06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)
- •07 Код формы документа
- •Федеральная архивная служба россии
- •08 Наименование организации
- •09 Справочные данные об организации
- •10 Наименование вида документа
- •11 Дата документа
- •12 Регистрационный номер документа
- •13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •14 Место составления или издания документа
- •Адресат
- •16 Гриф утверждения
- •17 Резолюция
- •Заголовок к тексту
- •19 Отметка о контроле
- •Отметка о наличии приложения
- •Подпись
- •Гриф согласования документа
- •Визы согласования документа
- •25 Оттиск печати
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •Отметка о поступлении документа в организацию
- •Идентификатор электронной копии документа
- •5 Бланки документов Документы изготавливают на бланках.
- •Порядок составления и оформления приказа по
- •16 Порядок составления и оформления приказа по
- •17 Порядок составления и оформления
- •18 Порядок составления и оформления выписки из
- •2 Реквизиты :
- •19 Порядок составления и оформления акта
- •20 Порядок составления и оформления справки
- •Порядок составления и оформления докладной,
- •22 Виды деловых писем
- •По функциональному признаку:
- •2 По признаку адресата
- •23 Требования к составлению служебных писем
- •Реквизиты письма:
- •24 Прием и Обработка поступающих документов
- •25 Передача документов и работа исполнителей с документами
- •26 Отправка исходящих документов
- •27 Регистрация документов
- •Гсдоу установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- •Форма журнала регистрации входящих документов
- •Форма журнала регистрации внутренних документов
- •Пример регистрационно-контрольной карточки
- •28 Контроль исполнения документов
- •29 Номенклатура дел
- •30 Формирование дел
- •32 Передача дел на архивное хранение
25 Передача документов и работа исполнителей с документами
Документы передаются из службы экспедиции – в канцелярию – в структурные подразделения через секретарей с соответствующими отметками в регистрационных формах.
В крупных учреждениях, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь.
Входящие документы можно разделить на ряд самостоятельных документопотоков: руководителю организации, руководителям структурных подразделений, исполнителям.
Если регистрация документов централизована и однократна, то документ попадает к исполнителю быстрее. Если регистрация осуществляется в канцелярии, затем повторно в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается.
Для ускорения движения документа осуществляют предварительное рассмотрение и распределение документов, которое выполняет секретарь-референт, либо помощник руководителя, либо работник службы делопроизводства.
Предварительное рассмотрение проводится после первичной обработки документов и их регистрации и значительно ускоряет движение документов, так как значительная их часть передается в структурные подразделения, минуя этап рассмотрения руководителем.
Предварительное рассмотрение и распределение документов это:
отбор документов для обязательного рассмотрения руководителем;
направление документов, не требующих резолюции руководителя, в структурные подразделения исполнителям.
Движение документов задается резолюцией руководителя (17 реквизит). В резолюции указывается исполнители, сроки исполнения.
Исполнение документа предусматривает следующее:
Исполнитель знакомится с документами в день их получения.
При решении вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме делают отметку об исполнении (Вопрос решен по телефону 142-345 с начальником отдела № 4 Ивановым А.П. – дата – личная подпись).
Документы, требующие письменного ответа – исходящие :
1 Сбор и обработка информации
2 Подготовка проекта документа
3 Согласование, визирование
4 Перепечатка, подписание
5 Регистрация и отправка.
Исполнение документа предусматривает следующее:
4 Регистрация, снятие с контроля и подготовка к отправке.
Внутренние документы проходят те же этапы , что и исходящие.
Документы, не требующие письменного ответа:
Инструкции, решения, приказы, письма вышестоящих организаций поступают для ознакомления. Визы ознакомления с документом проставляют в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления.
26 Отправка исходящих документов
Документы, отправляемые организацией, передаются почтой и электрической связью.
При отправке документов почтовой связью они проходят следующие этапы движения:
1 Сортировка
2 Упаковка
3 Оформление почтового отправления и сдача в отделение связи.
Обработка и отправка осуществляется централизованно экспедицией, канцелярией или секретарем.
Правила отправки исходящих документов:
Для отправки принимаются документы полностью оформленные, подписанные, зарегистрированные, с отметкой о категории отправления.
Документы должны быть правильно оформлены; иметь указанные в документе приложения; даты подписания, регистрации и отправки. Количество экземпляров документа должно соответствовать количеству адресатов.
Неоформленные документы возвращаются на доработку.
На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки.
Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного.
Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Документ для отправки факсимильной связью передается исполнителем вместе с заявкой, подписанной руководителем структурного подразделения (если централизованная отправка). Документ учитывается в журнале. Подлинник возвращается исполнителям с пометкой о времени отправки.