- •1 Основные термины делопроизводства
- •Государственное регулирование делопроизводства
- •Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, 200 г.
- •3 Виды документов и их классификация
- •4 Требования к оформлению реквизитов документа
- •01 Государственный герб рф
- •Правительство российской федерации
- •02 Герб субъекта рф
- •03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
- •04 Код организации
- •Основной государственный регистрационный номер (огрн) юридического лица
- •06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)
- •07 Код формы документа
- •Федеральная архивная служба россии
- •08 Наименование организации
- •09 Справочные данные об организации
- •10 Наименование вида документа
- •11 Дата документа
- •12 Регистрационный номер документа
- •13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •14 Место составления или издания документа
- •Адресат
- •16 Гриф утверждения
- •17 Резолюция
- •Заголовок к тексту
- •19 Отметка о контроле
- •Отметка о наличии приложения
- •Подпись
- •Гриф согласования документа
- •Визы согласования документа
- •25 Оттиск печати
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •Отметка о поступлении документа в организацию
- •Идентификатор электронной копии документа
- •5 Бланки документов Документы изготавливают на бланках.
- •Порядок составления и оформления приказа по
- •16 Порядок составления и оформления приказа по
- •17 Порядок составления и оформления
- •18 Порядок составления и оформления выписки из
- •2 Реквизиты :
- •19 Порядок составления и оформления акта
- •20 Порядок составления и оформления справки
- •Порядок составления и оформления докладной,
- •22 Виды деловых писем
- •По функциональному признаку:
- •2 По признаку адресата
- •23 Требования к составлению служебных писем
- •Реквизиты письма:
- •24 Прием и Обработка поступающих документов
- •25 Передача документов и работа исполнителей с документами
- •26 Отправка исходящих документов
- •27 Регистрация документов
- •Гсдоу установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- •Форма журнала регистрации входящих документов
- •Форма журнала регистрации внутренних документов
- •Пример регистрационно-контрольной карточки
- •28 Контроль исполнения документов
- •29 Номенклатура дел
- •30 Формирование дел
- •32 Передача дел на архивное хранение
2 По признаку адресата
Циркулярные письма
Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов. Вышестоящая организация сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.
Обычные письма.
Переписка между организациями и между организациями и гражданами.
23 Требования к составлению служебных писем
Основные требования:
Служебные письма пишутся на специальных бланках.
ГОСТ Р. 6.30-2003 устанавливает следующие поля бланка, не менее в мм: левое – 20, правое – 10, верхнее – 20, нижнее – 20.
Реквизиты письма:
Государственный герб РФ (02 - герб субъекта РФ или 03 - эмблема организации);
Код организации;
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица:
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
Наименование организации;
Справочные данные об организации;
Дата документа;
Регистрационный номер;
Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
Место составления или издания документа;
Адресат;
Заголовок к тексту;
Текст документа;
Отметка о наличии приложения;
Подпись;
Оттиск печати;
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Реквизиты 1-9 печатаются, как правило, типографским способом, остальные – машинописным (кроме 24 – печать).
Служебные письма составляются:
А) От 3-го лица в единственном числе
Администрация рекомендует….
Б) От 1-го лица во множественном и единственном числе.
Прошу …………..личное обращение
Сообщаем ……..
Каждая новая мысль начинается с нового абзаца.
Абзац в тексте – 5 печатных знаков.
Реквизиты отделяют друг от друга 1-2 пустыми строками (1,5-3 межстрочный интервал).
При оформлении служебных писем на 2-х и более страницах, вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля листа. Допускается печатание с использованием оборотной стороны листа.
24 Прием и Обработка поступающих документов
Доставка документов осуществляется почтой, телеграфом, курьерами, через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Во всех случаях необходима первичная обработка документов и учет.
Поступившие документы принимает и обрабатывает служба экспедиции или должностное лицо: секретарь, работник службы документационного обеспечения. Учет телеграмм, телексов производится в службах связи, которые затем передают документацию в службу делопроизводства.
Правила первичной обработки поступивших документов:
1 Обработка поступающих документов проводится в день их поступления.
Проверяется правильность доставки (ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату).
Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, комплектность присланных документов (при обнаружении повреждений упаковки, отсутствия документов об этом сообщают отправителю).
Конверты уничтожаются, кроме следующих случаев:
Конверты, подкалывают к документу если:
На документе отсутствует обратный адрес.
Когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.
Если полученный документ носит личный характер, а на конверте нет надписи «Лично».
Письма с обращениями граждан.
Документы с пометкой «лично» и на машинных носителях не вскрываются, а передаются адресату.
На всех документах проставляется отметка о поступлении документа (реквизит 29): от руки или штамп – порядковый номер документа, дата поступления.
Документы сортируют по структурным подразделениям и раскладывают по ячейкам сортировочного шкафа (папкам). Рассортированные документы забирают секретари структурных подразделений.
В небольших организациях документы сортируются по исполнителям.