- •1 Основные термины делопроизводства
- •Государственное регулирование делопроизводства
- •Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, 200 г.
- •3 Виды документов и их классификация
- •4 Требования к оформлению реквизитов документа
- •01 Государственный герб рф
- •Правительство российской федерации
- •02 Герб субъекта рф
- •03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
- •04 Код организации
- •Основной государственный регистрационный номер (огрн) юридического лица
- •06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)
- •07 Код формы документа
- •Федеральная архивная служба россии
- •08 Наименование организации
- •09 Справочные данные об организации
- •10 Наименование вида документа
- •11 Дата документа
- •12 Регистрационный номер документа
- •13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •14 Место составления или издания документа
- •Адресат
- •16 Гриф утверждения
- •17 Резолюция
- •Заголовок к тексту
- •19 Отметка о контроле
- •Отметка о наличии приложения
- •Подпись
- •Гриф согласования документа
- •Визы согласования документа
- •25 Оттиск печати
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •Отметка о поступлении документа в организацию
- •Идентификатор электронной копии документа
- •5 Бланки документов Документы изготавливают на бланках.
- •Порядок составления и оформления приказа по
- •16 Порядок составления и оформления приказа по
- •17 Порядок составления и оформления
- •18 Порядок составления и оформления выписки из
- •2 Реквизиты :
- •19 Порядок составления и оформления акта
- •20 Порядок составления и оформления справки
- •Порядок составления и оформления докладной,
- •22 Виды деловых писем
- •По функциональному признаку:
- •2 По признаку адресата
- •23 Требования к составлению служебных писем
- •Реквизиты письма:
- •24 Прием и Обработка поступающих документов
- •25 Передача документов и работа исполнителей с документами
- •26 Отправка исходящих документов
- •27 Регистрация документов
- •Гсдоу установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- •Форма журнала регистрации входящих документов
- •Форма журнала регистрации внутренних документов
- •Пример регистрационно-контрольной карточки
- •28 Контроль исполнения документов
- •29 Номенклатура дел
- •30 Формирование дел
- •32 Передача дел на архивное хранение
1 Основные термины делопроизводства
Делопроизводство это сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (или сфера деятельности, связанная с обработкой документов)
Документирование - фиксация информации на различных носителях по установленным правилам.
Носитель информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации.
В настоящее время наиболее распространенным носителем документационной информации является бумага. Наряду с ней широко используются ленты, диски.
Документ – определенным образом составленная, подписанная и заверенная деловая бумага, с помощью которой оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения между организациями и отдельными гражданами.
Документы состоят из отдельных элементов, которые называют реквизитами.
Реквизит от латинского реквизитум – требуемое, необходимое.
Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.
Каждый документ имеет свой набор реквизитов:
дата;
подпись;
печать.
Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи на хранение.
Объем документооборота – количество документов, прошедших все операции работы с ними за определенный период времени (год, месяц, неделя, день).
Документопоток – совокупность движущихся документов и их маршрутов.
Документопоток различают:
1 По месту образования:
входящий (указы, инструкции вышестоящих организаций, письма и т.д.);
исходящий (ответы н письма, распорядительные документы нижестоящим организациям);
внутренний.
2 По виду документов:
управленческая документация (приказы, распоряжения, инструкции и т.п.);
специальные системы документации (бухгалтерские документы, отчетные, справочные и т.п.).
Государственное регулирование делопроизводства
Единство правил документирования обеспечивается применением следующих законодательных и нормативно-методических документов:
1 Федеральные законы, распоряжения, постановления («Об информации, информатизации и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», положение «О федеральной архивной службе России» и т.д.).
2 (ГСДОУ) Государственная система документационного обеспечения управления) - научно-упорядоченный комплекс правил, нормативных актов по ведению делопроизводства, начиная с момента создания или получения документа и до сдачи его в архив.
В основных положениях определяются задачи и функции служб ДОУ; порядок подготовки и оформления документов, а так же все этапы работы с ними (доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, хранение, передача в архив).
3 Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям.
В основе создания УСД лежит метод унификации.
Унификация документов – выявление и установление рационального состава форм документов (разработка новых и совершенствование имеющихся форм документов).
УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.
4 Стандарт – документ, закрепляющий требования и правила составления и оформления документов
Установлены следующие категории стандартов
ГОСТ – государственный стандарт
РСТ – республиканский стандарт
ОСТ – отраслевой стандарт
СТП – стандарты предприятия – устанавливают правила и организацию делопроизводства на предприятии, определяют единую систему регистрации, учета, прохождения и контроля исполнения ОР документов.
Типовая Инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах (2000 г.) - Издана, как дополнение к ГСДОУ, поскольку ряд норм ГСДОУ устарел.