Сортировка по формату. Необходимо выделить одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных. Далее выполнить команду Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр → Настраиваемая сортировка….

Выбрать название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка, признак сортировки (цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). В раскрывающемся списке Порядок выбрать цвет или значок.

Строки, содержащие ячейки с выбранным оформлением, будут располагаться в верхней части сортируемого диапазона. При необходимости в рядом расположенном раскрывающемся списке можно выбрать Внизу, чтобы строки располагались в нижней части диапазона данных.

Отбор данных. Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать. Фильтры можно установить для любого диапазона, расположенного в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются. Для фильтрации данных необходимо:

• выделить одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры;

• выбрать команду Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр → Фильтр;

• или Данные → Сортировка и фильтр → Фильтр

В заголовках строк в выделенном диапазоне появятся значки раскрывающегося списка, при нажатии на который появляется окно настройки фильтра (рис. 30).

Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр выборки. Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с помощью фильтра, отображаются синим цветом. На значках раскрывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка, появляется особая отметка.

Рис. 30. Окно настройки фильтра

Защита от несанкционированного просмотра и изменения. В Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Excel и их изменением:

• можно ограничить доступ к файлу, например несанкционированное открытие файла и/или сохранение в нем изменений;

• можно применить защиту к элементам книги, ограничив просмотр отдельных листов и/или изменение данных на листе;

• можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним или предоставить доступ к определенным диапазонам.

Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а взаимодополняющими.

Защита файла. Пароль для защиты файла от несанкционированного открытия/изменения устанавливают при сохранении файла. Для этого необходимо нажать Кнопку Office, а затем выбрать команду Сохранить как. В окне Сохранение документа нажать кнопку Сервис и выбрать команду Общие параметры. В окне Параметры сохранения (рис. 31) ввести пароли в поля Пароль для открытия и/или Пароль для открытия нажмите кнопку ОК.

Рис. 31. Установка пароля на файл

Защита ячеек. По умолчанию все ячейки листа являются защищаемыми (Главная → Ячейки → Формат → Формат ячеек → Защита должен быть установлен флажок Защищаемая ячейка). В окне Защита листа (Рецензирование → Изменения → Защитить лист) можно настроить защиту как данных на листе, так и структуры листа.

Защита книги. Можно защищать от изменений структуру книги и окно книги (Рецензирование → Изменения → Защитить книгу). Под защитой структуры книги от изменений понимается запрещение действий с листами книги. Под защитой окна книги понимается запрет перемещения, изменения размеров, скрытие, показ и закрытие окон.