3. Проектирование системы распределения

Управлением распределения товарными потоками в производст­венных или торговых компаниях долгое время занимался коммер­ческий отдел в связи с тем, что процесс распределения на рынках

сбыта ассоциировался с процессом сбыта. С введением в организа­ционную структуру управления отдела логистики и перераспределе­нием функциональных обязанностей между отделами возник воп­рос о формировании сети распределения и о продвижении товарных потоков по сети до конечного потребителя. Коммерческому отделу (департаменту), в который входит служба сбыта (отдел, подразделе­ние), выделяются основные функции, связанные с процессом куп­ли-продажи, в распределении это сбытовые функции: определение сбытовой системы, поиск потребителей, заключение договоров на продажу товаров и услуг, формирование политики обслуживания и т.п. Функции обеспечения снабжения клиентской базы передают­ся логистике. Становится очевидным, что для обеспечения продви­жения потоков товара до конечных потребителей логистика должна создать систему логистических цепей поставок с эффективно функ­ционирующей логистической инфраструктурой. Для логистики это означает проектирование сети распределения на основе оптимиза­ции имеющихся ресурсов.

Проектированием сети распределения компании занимаются только при продвижении товарных потоков собственными силами. Процесс проектирования чаще всего является ответом логистики на предлагаемые маркетингом I новые стратегии, затрагивающие изменения в территориальном охвате потребителей, увеличении объемов продаж или политики обслуживания.

Инициатива проектирования может исходить и от самой логис­тики при решении об изменении стратегии распределения или если анализ действующей сети показал ее неэффективность. В этом слу­чае речь, как правило, идет о реорганизации существующей сети распределения, которая может быть следствием ряда причин.

• Изменение спроса на рынках сбыта.

• Усиление конкурентной среды и как результат — поиск более эффективных решений.

• Появление новых клиентов.

• Требования клиентов к повышению уровня обслуживания.

• Изменение товарной специализации.

• Поиск возможностей снижения затрат в сети распределения.

• Расширение рынков сбыта, выход на новые рынки.

• Изменения в политике сбыта.

• Изменения политики ценообразования.

• Переход на аутсорсинг.

• Изменения вида деятельности компании.

• Слияние компаний.

• Финансовые изменения компании.

• Увеличение радиуса обслуживания с одного склада.

• Низкая эффективность использования ресурсов.

Управление распределением требует от логистики постоянного контроля над эффективностью организации логистических процессов в сети распре­деления. Повышение эффективности функционирования сети распределения требует проведения тщательной и всесторонней оценки существующего и перс­пективного состояния систем распределения компании.

Целью оценки эффективности системы распределения (CP) ком­пании является всестороннее изучение организации логистических процессов CP, состояния и функционирования системы управле­ния товародвижением и затрат на выполнение логистических опе­раций и функций в CP, выявление недостатков в организации, пла­нировании, выполнении и контроле логистической деятельности CP, а также в качестве логистического сервиса и путей устранения недостатков. Анализ состояния CP позволит выработать направле­ния построения и совершенствования логистики распределения для дальнейшего повышения эффективности деятельности компании в целом.

К основным задачам оценки эффективности логистики распре­деления относится анализ, изучающий такие факторы, как:

• существующая логистическая сеть и организационная струк­тура управления распределением товарной продукции компании;

• эффективность основных логистических функций, выполняе­мых отделами (службами) и подразделениями компании в CP;

• степень удовлетворенности внутренних потребителей и вне­шних клиентов компании качеством логистического сервиса CP;

• степень рациональности использования финансовых, материаль­ных и трудовых ресурсов при выполнении функций распределения;

• общие затраты на логистику распределения и составляющие логистических издержек по видам деятельности;

• наличие конфликтных ситуаций между подразделениями ком­пании по логистическим параметрам и перекрестных функций при управлении логистическими процессами в CP;

• эффективность документооборота, относящегося к логистике распределения в структурных отделах (подразделениях);

• состояние и планирование потребности и управления товар­ными запасами;

• состояние складского хозяйства, транспорта и других логис­тических инфраструктурных подразделений в распределении.

Источниками получения необходимой первичной информации при проведении анализа и оценки эффективности CP являются:

• плановые, учетные и отчетные документы;

• результаты опроса (анкетирования) работников структурных подразделений (отделов) компании;

• формы документов, применяемых при планировании, выполнении и контроле логистических функций и операций в распределении;

• положения о структурных/функциональных подразделен (отделах, службах) компании, должностные инструкции работ ков соответствующих служб и подразделений CP;

• нормативно-справочные материалы;

• результаты сбора статистической информации о логистиче­ских процессах и затратах в СР.

Результаты анализа позволяют сделать выводы об эффектив­ности функционирования СР. В случаях выявления отклонений от установленных критериев эффективности, снижающих результа­тивность действующей сети, возникает вопрос о реорганизации су­ществующей CP и возможном проектирования новой СР.

Стандартный подход к процессу проектирования сети распределения [6] включает три основных этапа: определение причин, приведших к изменениям эффективности системы, сбор и анализ исходных данных для разработки вариантов проектных решений и выбор оптимального варианта из числа подготовленных проектов и разработка предложений по его внедрению (рис. 4.11).

Этап 1. Определение основных причин или проблем, повлиявших на снижение эффективности системы распределения.

Проводится анализ причин, в результате которого должно быть принято решение о необходимости реорганизации. Процедура оценки должна включать: проведение анализа, разработка схемы исследований, оценка издержек и показателей эффективности. Ес­ли оценка причин, приведших к снижению эффективности, под­тверждает необходимость реорганизации системы, следует присту­пить к разработке технического задания на проект. Разработка та­кого задания должна начинаться с определения целей, на которые ориентирована новая система распределения. Как и для любой дру­гой системы, определяются ограничения, в рамках которых ей предстоит функционировать, и устанавливаются показатели оценки ее деятельности.

При определении целей (глобальные и локальные) проектиро­вания CP необходимо исходить из корпоративных интересов ком­пании и учитывать стратегии маркетинга и логистики. Примером глобальных целей могут быть.

• Завоевание новых рынков сбыта.

• Завоевание лидирующих позиций на рынке.

• Выход на международный рынок.

• Партнерство мирового уровня (в снабжении или в сбыте).

В качестве локальных выбираются цели, ориентированные на повышение эффективности самой сети распределения:

• Увеличение доли рынка.

• Повышение уровня обслуживания клиентской базы.

• Минимизация логистических затрат в сети.

• Максимизация прибыли компании.

Обязательным условием определения системных задач является измеряемость. Если в качестве задачи выдвинуть сокращение цикла выполнения заказа, то сразу устанавливается временная величина (в часах или в процентах), при постановке задачи сокращения уров­ня товарных запасов в сети устанавливается конкретная величина их уровня (в процентах), на которую необходимо выйти в результа­те реорганизации сети. Конкретные величины устанавливаются и при определении критериев эффективности сети.

В заключение этапа 1 разрабатывается техническое задание на проект.

Этап 2. Сбор исходных данных и их анализ для разработки вари­антов проектных решений.

Первоначально необходимо определить технику и методы про­ведения анализа, выявить условия реализации проекта, источники получения информации для формирования исходных данных и их сбор.

При оценке эффективности действующей системы распределе­ния часто используется анализ бизнес-процессов.

Разработка проекта (его осуществление) включает: определение структуры проекта, построение графика работ, определение затрат, ресурсов, подготовка всей необходимой документации, подбор исполнителей. При разработке проекта реорганизации CP проектировщики подготавливают несколько вариантов проектного решения. Далее следует определить показатели оценки вариантов включая анализ чувствительности системы к изменениям внешних и внутренних факторов, и установить основные отличия разрабатываемых вариантов проекта. Результатом этапа 2 должны стать раз­рабатываемые варианты проектных решений СР.

Этап 3. Выбор оптимального варианта проектных решений и раз­работка плана реализации проекта.

Для выбора оптимального варианта CP разрабатывают опреде­ленные рекомендации, в которых даются показатели оценки проект­ных решений, критерии оптимальности (или рациональности), предлагаются система оценки рисков и план реакции на возмож­ные (наиболее часто возникающие) изменения. В завершение этапа разрабатывается план реализации проекта, включающий план внед­рения, график осуществления мероприятий по реализации и опре­деление показателей возможных отклонений результатов внед­рения.

В качестве примера можно рассмотреть ситуацию, когда компа­ния решила изменить децентрализованную (независимую) систему товароснабжения на централизованную (объединенную).

Пример:

Компания «ВОСТОК» имела пять производственных предприятий, выпус­кающих разную продукцию под одной фирменной маркой. Модернизация одного из производств и создание на его основе крупного производственного комплек­са позволяет организовать выпуск основных ассортиментных позиций продук­ции в рамках одного предприятия. Старые производственные предприятия и вместе с ними производственные склады готовой продукции, обеспечивающие децентрализованную систему товароснабжения клиентской базы, необходимо закрыть (ликвидировать). Вместо действующих пяти небольших складских мощностей на базе производственных складов, расположенных в нескольких регионах, было решено построить один новый центральный склад при вновь создаваемом производственном комплексе. Создание нового складского комп­лекса потребовало реорганизации всей сети распределения. В этом случае от­делу логистики необходимо решить следующие основные задачи:

• Создать рабочую группу по разработке и организации оптимальной сис­темы распределения в связи со строительством нового производственного комплекса с автоматическим высотным складом.

• Определить регионы товароснабжения с единого складского комплекса.

• Разработать оптимальную систему складской сети (число и располо­жение региональных и подсортировочных складов и их формы собственно­сти).

• Закрепить клиентскую базу за складами-поставщиками, с учетом мини­мизации времени выполнения заказа и затрат на доставку.

• Выбрать оптимальные виды транспортных средств, определить схему укладки груза в транспортное средство с учетом максимальной вместимости или максимальной грузоподъемности, а также надежности поставки груза.

• Выбрать посредника транспортных услуг.

• Разработать схему оценки функционирования СР.

• Наладить контроль и мониторинг показателей деятельности СР.