Деловая игра № 2 «производственное совещание»

Общая характеристика деловой игры. Деловая игра «Производственное совещание» относится к активным методам обучения и направлена на углубление теоретических знаний по теме «Принципы и функции менеджмента». Игра проводится с целью:

- познакомить будущих специалистов с технологией проведения производственных совещаний, с функциями основных подразделений пароходства по управлению транспортным процессом,

- выработать практические навыки проведения производственных совещаний и дискуссий, публичных выступлений, принятия коллективных решений, правильного составления и оформления документов в процессе менеджмента.

Деловая игра поводится на примере подготовки и проведения постоянного совещания в судоходной компании и состоит из четырех этапов:

- подготовки исходной информации к проведению деловой игры (ознакомление с ситуацией по рассматриваемому вопросу, функциями структурных подразделений пароходства и распределение ролей);

- проведения постоянного совещания (выступление руководителей ведущих служб с докладами, отдельные замечания и вопросы присутствующих, принятие решения по рассматриваемому вопросу);

- организации выполнения решения, принятого на совещании, соответствующими организациями речного транспорта и службами, отделами судоходной компании с составлением и оформлением необходимой документации;

- обработки результатов и оценки деловой игры.

Игра проводится в группе численностью до 30 чел. Каждый студент исполняет роль одного из работников управления пароходства, перечисленных в методических указаниях по проведению деловой игры.

Методические указания по проведению деловой игры. Подготовка исходной информации к проведению деловой игры заключается в ознакомлении студентов участников игры с ситуацией по рассматриваемому вопросу и функциями структурных подразделений пароходства, в распределении ролей между участниками. Рассматривается подготовка пароходства к открытию навигации, завозу грузов на боковые реки и вывозу грузов в весенний период предстоящей навигации. Исходная информация по данному вопросу готовится преподавателем, излагается в докладах и выступлениях студентов, играющих роли начальников служб перевозок и движения флота, портового хозяйства, судового хозяйства и промышленных предприятий пароходства. С исходной информацией о функциях структурных подразделений пароходства студент - участник игры знакомится самостоятельно.

Преподаватель, организующий и ведущий эту игру на этапе подготовки, выполняет роль советчика на этапе ее проведения. Кроме ранее определенной роли он может брать на себя дополнительные роли: докладчика, оппонента, провокатора, эксперта и регистратора. Открывает постоянное совещание лидер первой группы, затем он предоставляет слово начальнику службы перевозок и движения флота, который докладывает присутствующим о задачах, поставленных перед коллективом пароходства, на весенний период предстоящей навигации и дает общую оценку хода подготовки подразделений пароходства, а также предприятий — грузоотправителей и грузополучателей к реализации этих задач. Присутствующие задают вопросы, получают ответы, в том числе и члены другой группы.

Затем на совещании по рассматриваемому вопросу выступают начальники служб и отделов пароходства. Целесообразно, чтобы выступило максимальное число участников совещания. Подводя итоги работы совещания, начальник пароходства принимает решение и дает руководителям служб и отделов задания, направленные на своевременную и качественную подготовку к перевозкам грузов в весенний период навигации.

По такой же схеме проводят совещание члены второй группы, в каждой из них одинаковый набор ролей, что создает атмосферу творческого соревнования и влияет на количество и качество вопросов и предложений. В каждой группе должно быть одинаковое число игроков и шесть обязательных исполнителей главных ролей (лидера, докладчика, оппонента, эксперта, провокатора, регистратора).

В качестве лидера выступает начальник пароходства (заместитель начальника пароходства), в качестве докладчика — заместитель начальника пароходства по эксплуатации (начальник службы перевозок и движения флота). В качестве оппонента, эксперта, провокатора могут выступать студенты, наиболее подготовленные по рассматриваемому вопросу, проблеме. Роль регистратора выполняет референт начальника пароходства, который в ходе совещания ведет протокол, затем оформляет его в соответствии с требованиями государственных стандартов и передает на подпись начальнику пароходства.

После каждого доклада должна быть организована дискуссия. Она начинается с выступления оппонента, который может предложить аудитории подтверждающую или опровергающую мнение лидера информацию. Оппонент выступает в течение 5 мин так же, как и лидер, подготавливает почву для широкой дискуссии. В процессе дискуссии не только повышается уровень знаний, но и совершенствуется коммуникативный потенциал личности. Роль регистратора во время выступлений лидера и оппонента, других участников дискуссии сводится к фиксированию наиболее интересных вопросов, ответов, ситуаций, предложений, решений членов группы. Эту роль рекомендуется исполнять тем участникам совещания, которые могут быстро анализировать и оценивать информацию (выбирать значимые сведения). От качества записей регистратора зависит в дальнейшем и качество принимаемых решений.

В задачу эксперта входит внимательное наблюдение за действиями и поведением отдельных игроков и группы в целом. Эксперт оценивает деятельность лидера и остальных членов группы, кроме своей. Свое мнение эксперты фиксируют на специально разработанных бланках.

На основе решения постоянного совещания в управлениях пароходства, портов, судоремонтных заводов ведется работа по своевременному и качественному завершению подготовки к перевозкам грузов в весенний период навигации. При этом в соответствии с действующими положениями составляют и оформляют необходимые документы. Вся информация о завершающей стадии подготовки к перевозкам грузов в весенний период навигации, оформленная документально, поступает к начальнику пароходства.

Пользуясь полученной информацией, начальник пароходства принимает необходимые решения, пишет резолюции на соответствующих документах. После этого все документы делят на две части, первую из которых передают заместителю начальника службы перевозок и движения флота, вторую — начальнику отдела кадров. Заместитель начальника службы перевозок и движения флота готовит приказ по основной производственной деятельности (по общим вопросам) «Об организационном проведении завоза и вывоза грузов в весенний период предстоящей навигации». Начальник отдела кадров готовит связанный с названным приказом приказ «По личному составу». Приказы составляют и оформляют в соответствии с действующими положениями, включая визирование и согласование с заинтересованными службами и отделами, и передают на подпись начальнику пароходства.

Подписанные приказы регистрируют (проставляют дату и номер) и размножают в количестве, достаточном для рассылки заинтересованным организациям и структурным подразделениям пароходства. Все поименованные в приказе лица знакомятся с его содержанием и расписываются на документе или на прилагаемых к нему отдельных листах бумаги. В подразделениях пароходства готовят и издают свои приказы. Кроме того, направленные в командировку работники готовят документы личного (доверенность на получение заработной платы) и служебного (расписка в получении материальных ценностей) характера.

Таким образом, в процессе деловой игры студенты приобретают практические навыки в составлении и оформлении 10 основных видов документов, применяемых в системе управления речным транспортом. При этом студенты должны руководствоваться основными правилами составления и оформления документов.

далее специально созданная группа, в состав которой входят эксперты, регистраторы групп (референты) и преподаватель, подводит итоги выступлений и дискуссии, дает оценку деятельности групп и их лидеров. Преподаватель, выступая перед участниками игры, детально анализирует деловую игру и подводит итоги. Он оценивает каждую разыгранную роль, отмечал достоинства и недостатки, рассматривает деятельность всех групп, обращает внимание на организацию и эффективность совещания (дискуссии), особо останавливаясь на наиболее ценных идеях, фактах, предложениях и путях их реализации. Анализ игры должен проводиться динамично, объективно, аргументированно.

Методика оценки качества выступления (доклада) и деятельности группы. Качество выступления оценивают по определенной форме (Приложение №1)

Кроме того, можно проанализировать недостатки и выработать рекомендации, направленные на совершенствование качества устного выступления студента.

Методика подсчета баллов такова: по первому разделу высший балл 2, средний 1, отсутствие перечисленных качеств — 0; по второму и третьему разделам высший балл — 1, средний 0,5, отсутствие перечисленных качеств — 0. При прослушивании выступлений экспертам предлагается обвести соответствующий балл и подвести итоги по каждому разделу. Всего для оценки используется 18 показателей качества, которые в идеальном варианте дают высшую оценку выступления - 30 баллов. Для определения коэффициента качества выступления (ККВ) необходимо общую сумму полученных по трем разделам оценок разделить на максимальную сумму баллов (30). Высоким считается коэффициент качества, равный 0,71 — 1, средним — равный 0,41—0,7, низким — равный 0— 0,4.

При оценке деятельности группы (секции) показатели деятельности делят на три раздела: «Качество исполнения ролей», «Количественные показатели активности групп», «Качественные показатели активности групп». По первому разделу оценивают деятельность лидера, докладчика, оппонента, провокатора, регистратора, эксперта, членов группы (секции), по второму разделу — число заданных вопросов, продолжительность дискуссии, соблюдение регламента, число выступлений по докладу.

По третьему разделу оценивают умение организовывать и вести совещание, корректность общения, использование обратной связи в процессе общения, новизну информации, возможность использования предложенной дополнительной информации в практической деятельности.

Кроме того, учитывают использование дополнительных форм представления информации (графическое представление темы, анализ литературных источников, составление библиографии, использование наглядных средств).

деление показателей на разделы дает возможность детально проанализировать и оценить деятельность секций по различным направлениям. Каждый показатель оценивают по пятибалльной системе, возможная максимальная сумма баллов по первому разделу — 45, по второму — 20, по третьему — 35, общая сумма баллов — 100. Оценку «5» выставляют при наличии трех и более вопросов слушателей (отсутствие вопросов — 0, один вопрос — 2 балла, два вопроса — 4 балла). Повышение

регламента по просьбе аудитории в связи с повышением интереса к теме оценивается в 5 баллов. Если дискуссия длится менее 10 мин, это считается несоблюдением регламента. Данный показатель при использовании хотя бы одной из форм представления информации оценивается в 5 баллов, при не использовании — в 0 баллов.