- •2.1. Основные цели, задачи и правила организации выставок и ярмарок
- •6. Организуйте транспортировку экспонатов.
- •7. Взаимодействуйте с дизайнером.
- •23. Составьте график работы персонала с учетом «пиковых» на грузок.
- •24. Подготовьте список посетителей вашего стенда.
- •25. Пригласите своих партнеров.
- •26. Обеспечьте бронирование необходимого числа мест в гостинице.
- •29. Спланируйте рекламную и информационную работу.
- •30. Закажите заранее место для рекламы в прессе и время на соответствующих каналах радио и телевидения.
- •31. Отправьте пресс-релизы (а при необходимости — пресс-киты) за рубеж.
- •32. Подготовьте фотографии продукции для прессы.
- •33. Поместите рекламу в каталог выставки.
- •34. Подготовьте литературу для распространения на стенде.
- •42. Разошлите приглашения на приемы.
- •2.2. Информационно-аналитическая деятельность как средство управления выставочными маркетинговыми коммуникациями
- •2.3. Коммуникационный менеджмент в выставочной деятельности
- •2.4. Организационный менеджмент производства выставочного продукта
- •II. Выставочный период (проведение выставки):
- •III. Поствыставочный период (после окончания):
- •2.5. Некоторые технологические особенности организации выставочной коммуникации
- •Примерный план помесячных мероприятий по подготовке к проведению выставки
- •2.6. Особенности подготовки и проведения выставки за рубежом
- •Глава 3. Экономическое, правовой, психологическое обеспечение и государственное регулирование выставочно-ярмарочной деятельности
- •3.1. Эффективность выставочно-ярмарочной деятельности
- •Глава 5. Технология оформления выставочных стендов
- •5.1. Подбор места проведения корпоративной выставки
- •5.2. Поиск композиционных решений
- •5.3. Работа на стенде. Сервисное обслуживание
- •Вместо заключения
2.4. Организационный менеджмент производства выставочного продукта
Применительно к выставочной деятельности менеджмент рассматривается «как вид деятельности и процесс принятия управленческих решений, относящихся к выставочной сфере предприятия. В данном случае это касается выставочных организаторов и предприятий, которые принимают участие в выставках... Выставочный менеджмент на предприятии, участвующем в выставочном мероприятии, представляет собой вид управленческой деятельности по обеспечению эффективного функционирования выставочно-ярмарочной деятельности предприятия»13.
Как и любое другое мероприятие, процесс участия организации в выставочно-ярмарочном мероприятии делится на три этапа: предвыставочная работа, работа на выставке и работа после выставки. В соответствии с этим организационный менеджмент применительно к выставочной деятельности будем рассматривать в соответствии с данным разделением выставочной деятельности на следующие этапы:
принятие решения об участии выставке;
выбор конкретной выставки;
планирование всего комплекса выставочных мероприятий;
непосредственная подготовка к выставке;
инструктирование специалистов для работы на стенде;
координация работы комплекса выставочных мероприятий;
анализ результатов проведенной выставочной деятельности. Подготовку к проведению выставки следует начинать задолго до ее официального открытия. Подготовка к ярмарке-выставке занимает обычно от 20 до 52 недель в зависимости от целей, масштабов мероприятия. В рабочем плане последовательно указываются сроки выполнения работ с указанием всех видов деятельности. Вначале разрабатывается перечень отдельных действий с указанием сроков, требующихся для выполнения каждого из них в отдельности. Основанием для составления такого перечня служат обязательные даты представления необходимых документов и выполнения необходимых работ. Устроителем выставки устанавливаются периоды монтажа и разборки, что и обусловливает время начала и окончания работ.
Другие сроки устанавливаются с некоторым запасом, т.е. дата начала данной работы может изменяться в соответствии со сложившейся ситуацией.
В план должны быть включены все основные действия:
определение значения выставки в системе маркетинга;
конкретизация целей участия выставке;
сбор информации о проводимых в стране или других странах; выставках, представляющих для фирмы интерес;
оценка группы клиентов-посетителей;
отбор и принятие решений по конкретной выставке-ярмарке;
составление сметы расходов;
организационный процесс: подбор персонала, выбор экспонатов типа выставочного стенда и режим работы стенда, транспортировка, страхование, реклама и т.д.
Проводя подготовку к выставке экспоненту, необходимо составить развернутый маркетинговый план, проработанный досконально и с максимально высокой степенью точности. Такой план включает в себя, по меньшей мере, три основных раздела (периода).
Предвыставочный (подготовительный период):
1. Определение целей и задач выставки.
2. Сегментация рынка и определение целевой аудитории.
3. Интерактивный мониторинг целевой аудитории.
составление баз данных, актуализация;
рассылка приглашений (e-mail, почтовая рассылка, курьеры);
анализ результатов рассылки;
повторная рассылка приглашений;
телефонный маркетинг (напоминание по телефону накануне);
личные приглашения VIP (категорирование рынка по CRM-методикам).
4. Приглашение представителей СМИ.