6. Организуйте транспортировку экспонатов.

Для доставки объемных экспонатов может понадобиться специальный транспорт, и вы должны проконтролировать весь маршрут – от контейнера до самого стенда. Закажите транспорт, подъемный кран или лифт и не забудьте об обратной доставке.

7. Взаимодействуйте с дизайнером.

Он должен хорошо понимать структуру и род деятельности вашей фирмы. Не допускайте, чтобы работа дизайнера выходила за рамки бюджета и установленных сроков сдачи.

Важно, чтобы инструктаж был полным. В нем должны быть все данные: размер, вес, требования по технике безопасности и пожарной охране. Перед принятием окончательного решения обсудите все вопросы с дизайнером и организаторами. Дизайнер должен хорошо знать отрасль экономики, продукцию которой вы продаете. Его композиция должна выделить продукт, а не отвлекать от него внимание.

8. Сформируйте выставочный модуль.

Это сбережет ваши деньги. Не забывайте о таких традиционных средствах, как растения, эффекты с водой, флажки, эмблемы, настенные панно. Необходимо, чтобы эти детали стали неотъемлемой частью вашей экспозиции.

9. Не забудьте организовать уборку стенда.

Пыль и отпечатки пальцев не украсят ваши экспонаты. Организаторы обычно производят уборку проходов, но вы должны позаботиться, чтобы ваш стенд ежедневно убирался. Предусмотрите для этого соответствующий инвентарь.

10. Закажите специальное оборудование.

Для демонстрации продукции, возможно, понадобится электроснабжение, вода, сжатый воздух и др. Для подачи воды нужен водопровод, для доставки сжатого воздуха – баллоны. Если требуется подключение напряжения, нужно точно определить какое. Помните, что машины в действии смотрятся более эффектно, нежели стационарные. Но вы обязаны строго подчиняться технике безопасности.

11. Не забудьте и о том, что используемую воду нужно будет отводить, а отработанные технологические элементы производства утилизировать.

Если вам нужно слить воду или отходы, убедитесь, что это не вызовет затопления и что вы в случае необходимости сможете отключить систему, не разбирая стенда. Если вы используете цистерну или резервуар, в день закрытия выставки содержимое нужно слить. Определитесь и с тем, куда и когда нужно будет сдавать на утилизацию отработанные элементы, использованные в выставочном производстве.

12. Заранее позаботьтесь об установке дополнительного оборудования: мебель, цветы, телефоны.

Эти услуги организаторы часто предоставляют по сниженным ценам. Узнайте ваш номер телефона заранее, чтобы сообщить его коллегам и деловым знакомым. Проследите, чтобы телефон был подконтролен. Самовольные звонки сотрудников обходятся недешево.

13. Определитесь, что будете страховать, в какой компании и по какой модели.

Наряду со страхованием ценных экспонатов вы должны предусмотреть страховое обеспечение на такие непредвиденные обстоятельства, как отмена, перенос или сокращение сроков выставки. Дополнительное страхование обходится дешевле, если оно добавляется к ранее оформленной страховке.

14. Подготовьте вывеску с названием фирмы.

Нужно вывесить на наиболее удобных для обозрения элементах название вашей фирмы. Сокращения допустимы только в том случае, если они хорошо знакомы. Торговые названия выносить на вывески не рекомендуется. Посетитель узнает стенд по знакомому знаку, поэтому из проходов он должен быть так же хорошо виден, как и на стенде.

15. Утвердите проект оформления стенда.

Простой, но тщательно оформленный стенд, желательно с добавлением движущихся деталей, которые привлекают внимание, –лучший вариант. Помните, что для многих ваш стенд отождествляется с вашей компанией. Это ее единственная визуальная характеристика – как для ваших старых клиентов, так и для тех, кто видит вас впервые.

16. Не забудьте обсудить проект стенда с организаторами.

Проект стенда должен соответствовать государственным и местным требованиям планирования, правилам организаторов и владельцев выставочного зала. Организаторы вправе ознакомиться с вашим проектом. Правда, это необязательно, если вы заказываете модуль.

17. Проведите инструкцию с подрядчиком, который включен в процесс оформления стенда.

Убедитесь, что проект полностью вами утвержден. Придерживайтесь спецификаций вашего дизайнера – какие-либо изменения в последний момент увеличат расценки. Из полученных расценок выберите те, которые вас наиболее устраивают.

Совместно с дизайнером и исполнительным составом определите зоны ответственности на период сборки стенда. К примеру, кто будет отвечать за доставку экспонатов, за их упаковку и отправление обратно?

18. Разделите обязанности с подрядчиком.

Убедитесь, что подрядчику известно, какие части стенда должен комплектовать он, а какие будут доставлены. Укажите сроки доставки оборудования, если это является частью проекта стенда.

19. Закажите сооружение стенда, монтаж оборудования.

Даже если за это отвечает подрядчик, вы должны его контролировать. Постарайтесь сами заметить ошибки до того, как в день открытия их увидят все. Проверьте работу машин дважды: до окончания работ и после установки. Обеспечьте их охрану.

20. Заранее сделайте подбор персонала для работы на весь период работы стенда.

С одной стороны, число людей, обслуживающих работу стенда, должно определяться исходя из бесперебойности его работы, с тем чтобы не было очередей и «толкотни» посетителей в часы пик. С другой стороны, не должно быть излишнего персонала, только мешающего организованной и продуктивной работе.

21. Назначьте ответственных лиц на каждый день работы стенда и на наиболее ответственные этапы.

Работники, ответственные за те или иные этапы работы стенда (это может быть один и тот же человек), должны предупредить сотрудников, что в их рабочем графике произойдут изменения. Возможно, придется сочетать их работу на основном рабочем месте с работой на стенде.

22. Проведите обучение работников.

Экспонент с первых же дней работы должен владеть всем комплексом необходимых знаний и умений. Если же персоналу на выставке придется работать в команде, научите их приемам фасилитации. Объясните, как нужно выполнять групповую работу, какие имеются особенности работы с различными посетителями. Особо обращая внимание на умение вычленять из них представителей конкурирующих фирм, в особенности тех, которые ставят задачу промышленного (технологического) шпионажа.