42. Разошлите приглашения на приемы.

За неделю до открытия обзвоните своих гостей, которые не успели ответить на ваше приглашение, и напомните им о приеме. Особо ценным партнерам пошлите приглашение с курьером. Выставка – действующий полигон для проведения переговоров, где вы можете продемонстрировать свою продукцию, рассказать о новых технологиях. Поэтому нужно заранее ознакомить потенциальных клиентов с наиболее примечательными аспектами своей деятельности. Сделайте так, чтобы, получая приглашение посетить выставку, будущие клиенты поняли, что получили приглашение именно от вас, узнали своих партнеров, тогда они придут на выставку и найдут именно ваш стенд.

Определите, кто произнесет приветственную речь и ответит на вопросы прессы. Подготовьте дополнительный информационный материал. Убедитесь, что в буфете знают, когда начать и когда закончить обслуживание гостей.

43. Пригласите фотографа и оператора с камерой.

Несмотря на то, что вы приглашаете прессу, целесообразно иметь и свои собственные снимки и видеозаписи почетных гостей вашего стенда или званого приема, чтобы потом использовать их в публикациях, в том числе и в фирменных журналах.

44. Приготовьте итоговое сообщение для прессы.

Фотографии и отзывы ваших посетителей можно поместить через ваши контакты в коммерческих и фирменных изданиях. Комментарии по итогам выставки должны содержать данные о заказах, которые вы получили, об объеме заключенных вами сделок.

45. Проверьте стенд перед открытием.

Если работа была хорошо спланирована, последняя проверка покажет, что все сделано как надо. Какие-либо изменения вносить уже поздно.

46. Организуйте прием для посетителей.

Организуйте прием для посетителей в день открытия или, если необходимо, в период его работы и в день закрытия выставки. На стенде происходит первый контакт с потенциальным клиентом, поэтому организаторам нужно приложить максимум усилий, чтобы произвести на него положительное впечатление. Вероятность того, что при первом же контакте удастся совершить сделку, невелика. Нужно постараться собрать как можно больше данных о потенциальных клиентах: что собой представляет клиент, что у клиентов общего с вашей работой, а что отличается. Привлеките опытных социологов для того, чтобы составить ряд вопросов, которые помогут выделить из числа посетителей потенциального партнера. Полученные путем опросов данные помогут вам узнать, насколько потенциальный клиент перспективен. Вот пример одного из вопроса-комментария: «Мы сейчас выпускаем подробные каталоги, ориентированные на различные категории продукции нашей компании. Там будут указаны технические характеристики, результаты испытаний, если вас это интересует, можете заполнить заявку, и мы вышлем вам интересующие материалы».

Выслав своевременно обещанную информацию, вы продемонстрируете себя как надежного партнера, что, несомненно, сыграет роль в принятии положительного решения о сотрудничестве. В бизнесе выполнение взятых на себя обязательств ценится больше всего.

47. Проверяйте стенд ежедневно, при необходимости добавляйте новый материал.

Следите за наличием всех материалов, включая литературу, а также затем, чтобы действующие модели, слайд-проектор, видеомагнитофон работали все время.

48. Настойчиво продвигайтесь к цели.

Ежедневно вы должны выполнять намеченные планы. Каждый день может принести какие-то неожиданности. Может потребоваться дополнительный персонал.

В конце каждого дня проводите короткие совещания. Как работали? Сколько новых имен и адресов получили? Сколько продукции продано или заказано?

49. После завершения содержательной части работы организуйте демонтаж стенда и отправку выставочных экспонатов.

Когда выставка заканчивается, всем хочется быстрее уехать. Не торопитесь. Нужно сделать еще многое: убрать экспонаты и организовать их транспортировку. Возможно, они понадобятся для дальнейшей работы, поэтому позаботьтесь, чтобы все было разобрано и тщательно упаковано.

50. Подведите итоги.

Возвратившись на основное место работы, составьте подробный отчет. Стоило ли дело затраченных усилий? Проверьте счета. И не забудьте оформить заявку на участие в следующей выставке!

Итак, завершена работа выставки. На руках у организаторов выставки множество заполненных анкет и огромное количество новых визиток. Разобрать их нужно сразу же, сделать анализ первоочередных дел, взаимных обещаний и приступить к их выполнению. О достигнутых на выставке договоренностях участники могут позабыть, если к ним своевременно не обратиться и не напомнить им о них. Желательно организовать выход кому-либо из организаторов выставки к наиболее перспективным партнерам. Нужно сделать рассылку писем с упоминанием о достигнутых соглашениях даже в том случае, если партнер именно в данный момент не испытывает в ней потребности. В этих письмах также поместить информацию о разных новинках и услугах.

В заключение точно подмечают не только креативную сущность выставочных мероприятий, но и их конечную цель: «Придумывайте, экспериментируйте, главное – не забывайте уделять внимание вашим контактам, и тогда они перерастут в контракты! Тогда выставка для вашей компании станет не просто профессиональной тусовкой или выматывающим имиджевым спектаклем. Она превратится в Клондайк!»⁶