23. Составьте график работы персонала с учетом «пиковых» на грузок.

В часы пик на стенде должно работать столько работников, сколько их нужно для одновременного обслуживания всех посетителей.

24. Подготовьте список посетителей вашего стенда.

Наиболее эффективна работа с клиентами, конкретно приглашенными на стенд. Поэтому время, затраченное на подготовку списка целевых посетителей, окупится впоследствии. Ищите новых людей для новых дел, устанавливайте новые контакты для продолжения сотрудничества. Заранее обзвоните основных клиентов и выясните, в какой день и в какое время они посетят ваш стенд.

25. Пригласите своих партнеров.

Нужно, прежде всего, обзвонить своих партнеров и пригласить их посетить ваш стенд на выставке. Следом отправить им письменное приглашение. Разошлите приглашения и тем, кого бы вы хотели видеть своими партнерами. Приглашенные должны получить ваши материалы за 1–2 недели до выставки. Если приглашение придет слишком поздно, адресат может не успеть перепланировать свои дела и подготовиться к выставке. Не стоит отправлять приглашение и лишком рано. Он может отложить его в сторону, а потом забыть.

Вашим зарубежным партнерам необходимо послать наиболее полную информацию о вашем участии выставке за несколько месяцев до ее открытия, с тем чтобы они смогли подготовиться к ней и преодолеть все барьеры, которые возникают при участии зарубежных партнеров работе выставок на территории России. Для заключения экспортных контрактов не забудьте пригласить и новых гостей из-за рубежа, представляющих непосредственный интерес. Информируйте их письменно обо всех достижениях, которые вы собираетесь представить на этой выставке.

26. Обеспечьте бронирование необходимого числа мест в гостинице.

Сделайте это заранее. Другой участник выставки сделает то же самое, и мест может не хватить для всех. При расселении персонала выставки проследите, чтобы места в гостинице была не самыми дорогими, а месторасположение удобным – близко к выставочному центру.

27. Закажите пригласительные билеты и значки участников. Заполните соответствующие бланки организаторов вовремя. В противном случае вашим сотрудникам придется тратить на это драгоценное время в день открытия либо платить за вход на выставку.

28. Разошлите пригласительные билеты.

Позаботьтесь, чтобы билеты не были отправлены слишком рано, иначе они потеряются, но и не слишком поздно, иначе у ваших деловых партнеров не будет времени для подготовки к посещению выставки.

Подумайте, может быть, стоит вложить в пакет с пригласительным билетом письмо или каталог, открытку для ответа вам, а может, приглашение на прием. Решите, что вы можете позволить и что может привлечь наиболее нужного вам посетителя.

29. Спланируйте рекламную и информационную работу.

Проведите тщательный маркетинг, изучите работу конкурентов, графики проведения аналогичных выставок в других городах, странах. Постарайтесь связать свои планы с любыми проектами, которые есть у организаторов.

Ваши рекламные объявления в прессе должны сообщать о вашем участии выставке, дате ее открытия и месте проведения. Проверьте, указан ли номер вашего стенда, а также узнайте у организаторов, существует ли специальный символ выставки, который вы могли бы использовать.

Плакаты, расклеенные в выставочном зале, помогут привлечь посетителя на ваш стенд.