Тема II. Система организационно-распорядительной документации

Государственный стандарт Российской Федерации 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» расширил состав реквизитов документов и определил их расположение на формате бумаги. Он установил почти максимальный набор реквизитов, используемых для оформления любого из управленческих документов. Стандартизировано применение и оформление 29 реквизитов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – код формы документа;

06 – наименование организации;

07 – справочные данные об организации;

08 – наименование вида документа;

09 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 – место составления или издания документа;

13 – гриф ограничения документа к документу;

14 – адресат;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

21 – подпись;

22 – гриф согласования документа;

23 – визы согласования документа;

24 – печать;

25- отметка о заверении копии;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – отметка для автоматического поиска документа.

Обязательные реквизиты:

Наименование организации – создателя документа допускается записывать на машиночитаемых документах только в сокращенной форме, и ее код.

Наименование документа (унифицированной формы) состоит из наименования вида документа: план, приказ и т.д. и заголовка к тексту. Наименование вида должно присутствовать на любом документе, кроме письма. Наименование (название) документа определяется составителем документа исходя из назначения и содержания последнего. В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.

Дата документа – не только самостоятельный реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и(или) подписания, но и информационный элемент фиксации многих других этапов обработки документа в офисе: утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Указанные действия обязательно датируются, поэтому государственные стандарты определяют местонахождение даты каждого из них.

Дату должно (проставлять) должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа может печататься только обозначение месяца и года, а число вносится непосредственно при подписании.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт, постановление), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата может печататься на документе при его подготовке.

В состав даты входит указание года, месяца и числа, в части документов она дополняется указанием часов и минут.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида конкретного документа.

Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа; предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или создаваемых в организации документов.

Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору – названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей т.д. составные части индексов отделяются косой чертой, например: 148Морозов Сергей Петрович12-15, где 148 – порядковый номер корреспонденции, 12-15 – индекс дела, где хранится документ.

Код организации и код формы документа указывают на юридическое признание права на существование не только данного документа, но и организации, его создавшей. Должны указываться в соответствии с соответствующими классификаторами организаций и предприятий, классификатором или табелем форм документов арабскими цифрами на верхнем поле документа, ограничивая тем самым нижнюю кромку полей.

Подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа, или код (подпись) лица, утвердившего документ. Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Подпись придает документу юридическую силу.

В состав подписи входит: обозначение должности лица, подписавшего документ, полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документах, оформленных на бланках; собственноличная подпись.

Две подписи проставляются на документах, принятых коллегиальными органами.

Если документы должны подписывать несколько лиц равных должностей, то их подписи располагают на одном уровне.

Местонахождение организации – создателя документа, т.е. наименование населенного пункта. Почтовый адрес включаются то в состав обязательных, то в состав дополнительных реквизитов.

В письмах чтобы максимально облегчить работу корреспондента, как и в большинстве стран, указывают почтовый, телеграфный адрес фирмы, номера телефонов, факсимильных аппаратов, адрес в Интернете и.др.

Реквизиты заголовочной части документа

К реквизитам заголовочной части относятся: наименование организации, наименование документа, дата, индекс, коды, место расположения организации, а также государственный герб, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, заголовок к тексту.

Государственный герб. Государственный герб изображается только в случаях, предусмотренных законодательством. В соответствии с «Положением о Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб является обязательным: на бланках Президента РФ, палат Федерального Собрания, Правительства, Верховного Суда, Высшего Арбитражного Суда, на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти: министерств, ведомств, органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, а также официальных представительств РФ за границей.

Герб субъекта Российской Федерации. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. В этом случае целесообразно было бы ввести практику указывать на бланке документа также наименование государства – Российской Федерации.

На бланках документов могут воспроизводиться и утвержденные гербы территорий и населенных пунктов.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблема не может. Эмблему размещают центровано на верхнем поле, на левом поле документа на уровне названия организации или на другом месте по усмотрению руководства фирмы.

Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке в соответствии с законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Эмблему нельзя изображать на документе, если у организации нет на то официального разрешения. Эмблема не может соседствовать с Государственным гербом или гербом субъекта РФ.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит заполняется только на ответных письмах. Оформляется следующим способом: На № 02-13/36 от 04.09.2000. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма.

Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти автора и копию инициативного письма. Место его расположения определено под датой и обозначается заранее:

На №____от_______.

Гриф ограничения доступа к документу. Этот реквизит проставляется в случае, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» (для служебного пользования), «Секретно», «Совершенно секретно», «Подлежит возврату вместе с ответом» и т.д.

В коммерческих структурах на документах подобного характера обычно проставляются отметки «КТ» (коммерческая тайна» и «Конфиденциально».во второй строке данного реквизита проставляется номер экземпляра, иногда и адресат.

Адресат. Данный реквизит проставляется на отправляемых и внутренних документах. При отправке документов этот реквизит необходим для оформления упаковки (конверта) и для сверки при получении почты. Обработка почты входит в обязанности технического сотрудника, а письменное указание об отправке дает автору документа.

Максимально реквизит может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• указания должности получателя (в дательном падеже);

• фамилии, инициалов (в дательном падеже);

• почтового адреса.

Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки, перед фамилией указываются две буквы инициалов.

Заголовок к тексту. Данный реквизит необходим для всех документов. Заголовком можно пожертвовать для экономии места на документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма).

Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы «о чем? о ком?» или «чего? кого?». Точку в конце заголовка ставить не принято.

Реквизиты удостоверения документа

Кроме обязательной подписи документы могут удостоверяться грифами утверждения. В необходимых случаях, но не всегда, подпись и в аналогичном реквизите, и в грифе утверждения может дополнительно удостоверяться печатью. Многие документы не будут иметь полной юридической силы или могут быть оспорены если они не прошли процедуру согласования.

Гриф утверждения. Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах, или посредством издания соответствующего распорядительного документа.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Печать. Печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать только часть наименования должности, а не самой подписи.

Печати бывают гербовые и печати организации. При наличии обеих печатей печать организации проставляется на пакетах и на менее значимых документах. В коммерческих структурах во всех случаях используются печати фирм.

Гриф согласования. Визы. Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом.

Грифы согласования располагают ниже реквизита «Подпись»или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы трех-четырех и более организаций или лиц. О приложении листа согласования на месте грифа делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Внутреннее согласование обычно называется визой. Виза состоит их указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласовано с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании: «Замечания прилагаются».

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих – на последнем листе того экземпляра, который останется в офисе.

Реквизиты: адресат, грифы утверждения и согласования могут оформляться центровано или выравниваться по левому краю.

Отметка о наличии приложений. Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. В распорядительных документах, нормативных актах и документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями (протоколах), сведения о наличии приложений указываются в тексте. На самом документе – приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным документом и придающая ему юридическую силу, которая включает наименование нормативного акта, его дату и номер.

Каждое приложение начинается с новой страницы и должно иметь тематический заголовок.

Отметка о поступлении документа в организацию. Отметка по возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер.

Резолюция. В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и оформляется в верхнем углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Отметка о контроле. Отметка проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль».

Стандартом для расположения реквизита выделено место на уровне заголовка на левом верхнем поле документа. На практике его часто располагают также в верхнем правом углу документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и использования в справочных целях. Данный реквизит включает в себя слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка для автоматического поиска. Данный реквизит может включать имя диска, директории, содержащего данный документ и другие поисковые данные.

Отметка о заверении копии. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Отметка об исполнителе. Реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Но для получателя документа удобнее, если эта отметка будет расположена на лицевой стороне первого листа. При отправлении документа в другой город стоит дополнить номер телефона междугородними кодами.