1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежания ржавчины).

2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором.

3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

4. Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела. Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела, крайние даты документов дела, количество листов в деле.

6. Подшивка или переплет дела.

Основные понятия об архивном хранении

Документы, передаваемые на хранение в архив государственной организации, должны храниться в нем в соответствии с установленными Правительством РФ сроками – в зависимости от категории организации и вида документов:

• для документов центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств, республик в составе РФ, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения – 15 лет;

• для документов органов государственной власти и управления краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих органов управления (местной администрации), а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения – 10 лет;

• для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства – 5 лет;

• для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел – 75 лет;

• для научно-технической документации – до утраты практической значимости, но не более 25 лет;

• для кинофильмов, киножурналов, звуко-и видеозаписей – до окончания копирования, не более 3 лет;

• для фотодокументов – 3 года;

• дл машинно-ориентированных документов – 5 лет.

В необходимых случаях сроки временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации могут быть изменены Федеральной архивной службой России по согласованию с соответствующей организацией.

Архивный фонд состоит из государственной и негосударственной частей.

Основными задачами Федеральной архивной службы России являются:

• организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда РФ;

• анализ состояния архивного дела, изучение тенденций закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;

• разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ;

• развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов РФ архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

• координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;

• контроль за соблюдением законодательства РФ в области архивного дела;

• ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц;

• осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства.

В систему Росархива входят:

• федеральные государственные архивы и центры хранения документации;

• научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву;

• органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.

Основным документов, регламентирующим работу ведомственного архива, являются «Основные правила работы ведомственных архивов», утвержденные приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. №263.

Для размещения дел в архивохранилищах используются определенные схемы расположения документов с различными сроками хранения, специальное оборудование (стационарные или передвижные стеллажи, стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением).

Все дела упаковываются в картонные коробки, контейнеры или в свертки, к которым приклеиваются или прикрепляются ярлыки с указанием данных, характеризующих состав коробки.

В архивохранилищах должен соблюдаться определенный температурно-влажностный режим.

Для того чтобы эффективно использовать архивные документы, ведомственный архив создает научно-справочный аппарат к этим документам – описи дел, картотеки, каталоги, указатели, обзоры документов и др. Рациональным является и создание базы данных по архивным документам с использованием ПЭВМ.