Образец оформления протокола

КОМИТЕТ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ

НАСЕЛЕНИЯ МОСКВЫ

МОСКОВСКИЙ ПОЛИТЕХНИКУМ

ПРОТОКОЛ

20.05.2006 № 10

Заседания стипендиальной

комиссии

Председатель – Л.А.Румынина

Секретарь – О.П.Христюк

Присутствовали: Л.Л.Артюкова, Г.В. Гудименко, В.И.Куликов, Н.Н.Лузинова, Т.А.Смирнова, Г.А.Шишкина, М.С.Япаров, старосты групп.

Повестка дня:

О снятии стипендии

СЛУШАЛИ:

А.А.Ряпсову – зав.учебной частью с сообщением о студентах, имеющих задолженность по предметам и пропускающим занятия.

ВЫСТУПИЛИ:

Г.А.Шишкина – классный руководитель группы 9ДА-12. студент моей группы П.Р.Назаров систематически нарушает учебную дисциплину, пропускает занятия без уважительных причин, имеет задолженности по двум предметам. Предлагаю снять П.Р.Назарова со стипендии сроком на 1 месяц (май).

ПОСТАНОВИЛИ:

Снять со стипендии сроком на 1 месяц (май) студента группы 9ДА-12 П.Р.Назарова.

Председатель Л.А.Румынина

Секретарь О.П.Христюк

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.).

Акт оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Акт имеет унифицированную форму. Реквизиты оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97. место и дата составления должны соответствовать месту и дате актируемого события.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части указываются основания для составления акта и лица, составлявшие акт и присутствовавшие при этом. Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя своей организации или на основании распорядительного документа. Этой части текста предшествует слово «основание», например: Основание: приказ директора техникума от 10.02.2000 №15.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, в отдельных случаях – выводы и предложения. Это – акты проверок, обследований, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и т.д. Эту часть разрешается оформлять в виде таблицы.

В конце текста помещаются данные о количестве оформленных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены:

1-й экземпляр – в бухгалтерию;

2-й экземпляр – директору;

3-й экземпляр – в контрольно-ревизионный отдел.

Количество экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении без указания должности. Первой проставляется подпись председателя, далее – членов комиссии, фамилии которых перечисляются в алфавитном порядке.

Образец оформления акта

АДМИНИСТРАЦИЯ НОВОСИБИРСКОЙ УТВЕРЖДАЮ

ОБЛАСТИ

Председатель комитета

КОМИТЕТ ПО КУЛЬТУРЕ

_______________Н.И.Петров

АКТ «20» мая 2006 г.

18.05.2006 № 12

О проверке сохранности

документов в комитете

Основание: приказ председателя Комитета от 20.04.2006 №102 «О проверке сохранности управленческих документов».

Составлен: комиссией в составе:

Председатель: зам.председателя комитета Сидоров В.Г.

Члены комиссии: 1. Зав.общим отделом Григорьева Н.И.

2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.

3. Зам.главного бухгалтера Мышкина С.С.

4. Референт Прокудина М.В.

В период с 16.05.2006 г. По 18.05.2006 г. Комиссии проверила организацию и условия хранения управленческих документов в Комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях в Общем отделе. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. – в областной архив;

2-й экз. – в дело 01-23.

Председатель комиссии Г.В.Сидоров

Члены комиссии: Н.И.Григорьева

Г.Г.Михайлова

С.И.Мышкина

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса выводами и предложениями составителя. Докладная записка создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или письменного указания руководителя. С точки зрения содержания докладная записка может носить инициативный, информационный и отчетный характер.

Инициативная докладная записка – составляется с целью побудить адресат принять определенное решение.

Информационная докладная записка – информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю известен. Информационные докладные записки отличаются регулярностью их представления.

Отчетная докладная записка – должна информировать руководителя о завершении работы или о ходе выполнения указаний, планов и т.д.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Расположение и оформление реквизитов– по ГОСТ Р 6.30-97.

Внутреннюю докладную записку составляют на чистом листе бумаги, но указывают вид документа, дату, номер, место составления, заголовок к тексту, адресат.

Текст состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй – выводы и предложения, которые должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки подписывает составитель, внешние – руководитель учреждения.