1. Исходные понятия делопроизводства

1. 1. Документ и его функции

Документ – это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Основным материальным носителем деловой информации в настоящее время является бумага. Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, юридическую, воспитательную.

Информационная - в документе фиксируются факты, события,, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Организационная – с помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

Коммуникативная – обеспечивает внешние связи предприятий и организаций.

Юридическая – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.

Воспитательная – дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

1.2. Делопроизводство и его структура

Делопроизводством называют сферу деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ). Систему ДОУ составляет совокупность правил работы с документами в организации, подкрепленных соответствующим нормативно-правовым, материальным и кадровым обеспечением.

Создание документа включает следующие стадии:

-изучение существа дела;

-сбор необходимой информации;

- подготовку проекта документа;

-согласование проекта;

-подписание документа.

Движение документов между их составителями и исполнителями, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществить учет и контроль исполнения, называется документооборотом.

1.3. Нормативно-правовая база делопроизводства

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает состав и схемы расположения реквизитов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

1.4. Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Большое разнообразие документов вызывает необходимость их унификации и стандартизации.

Унификация – приведение документа к единой системе, форме, единообразию.

Стандартизация –разработка и применение стандартов, оптимальных правил и требований к подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации.

Унификация и стандартизация служебных документов создают возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера).

Организационно-распорядительная документация (ОРД) фиксирует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Организационно-распорядительная документация включает следующие виды документов:

организационные документы – положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работника;

распорядительные документы – приказ, распоряжение, указание;

информационно-справочные документы – протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.