7. Компьютерное делопроизводство

Компьютерные технологии составляют сегодня неотъемлемую часть управленческой деятельности. Компьютер стал незаменимым в практике делопроизводства и по праву занимает место «номер один» на рабочих столах сферы управления.

Сегодня компьютер является основным средством создания, редактирования документов, систематизации, поиска, хранения и передачи информации. Компьютер произвел такие же перемены в офисной работе, как появление телефона и пишущей машинки веком раньше.

Внедрение компьютеров в делопроизводство создаёт новые качественные возможности для документационного обеспечения управления, позволяет поставить делопроизводственную деятельность на современный уровень научно-технического прогресса, кардинально повысить производительность и качество управленческого труда.

7.1. Установка формата бумаги и размеров

Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов А4, а для небольших документов -А5. Однако в работе с организационной техникой можно встретиться и с материалами вспомогательного формата.

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок «по умолчанию» часто заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо выполнить следующие установки:

- В меню «Сервис» выберите пункт «Параметры» и на вкладке «Общие» в единицах измерения выберите из списка «Сантиметры».

- В меню «Файл» выберите «Параметры страницы» и на вкладке «Размер бумаги» установите размер А4 210x297 мм .

Установив формат бумаги, надо определиться с полями документов. На вкладке «Поля» рекомендуется установить следующий размер полей документов:

-левое поле - 35 мм (3,5 см);

-правое - не менее 10 мм (1,0 см);

-верхнее - 15 мм. (1,5 см);

-нижнее для документов формата А4 - не менее 20 мм (2 см). Для документов формата А5 (148x210 мм) нижнее поле устанавливается не менее 15 мм.

Нажатием кнопки «По умолчанию» данные параметры закрепляются за всеми создаваемыми в дальнейшем документами.

При использовании Word для размещения эмблемы удобно создать кадр с фиксированными размерами и положением на странице, а уже в кадр импортировать графическое изображение эмблемы. В меню «Вставка» выбрать команду «Кадр». Курсором, принявшим форму креста, выделить фрагмент, соответствующий месту и размерам эмблемы. Затем в меню «Формат» командой «Кадр» вызвать окно свойств кадра. Установить точные размеры кадра, в который будет помещена эмблема, и расстояние по вертикали и горизонтали от края страницы. Если эмблема будет расположена на верху страницы с левой стороны (что бывает чаще всего), то в параметрах кадра можно указать расположение по вертикали: «Сверху» относительно «Поля».

Если эмблема будет размещаться на верхнем поле документа, она помещается в колонтитул первой страницы (не забудьте установить опцию – "Различать колонтитулы первой страницы", чтобы эмблема не появилась на последующих страницах документа).

Создав эмблему, ниже размещают наименование организации и ее справочные данные, дату и регистрационный номер.

В Word для вставки даты используется команда «Вставка», «Дата и время».

В «трафарете» документа на место даты иногда проставляется поле «Дата», позволяющее автоматически датировать документ при его создании или выводе на печать. Для этого в меню «Вставка» выбирается команда «Поле» и в открывшемся окне можно выбрать категорию поля – «Дата и время», а в правой части окна – тип поля – «Текущая дата» (Date).

На одном уровне с датой располагается регистрационный номер документа, а ниже предусматривается место для ссылки на номер и дату документа-запроса, поступившего в организацию.

Угловые рамки под изображением бланка документа ограничивают место для заголовка. Они могут быть вставлены в бланк документа выбором соответствующих символов «é» и «ù» в окне «Символ» меню «Вставка».

7.2. Правила составления электронного документа

Существует множество программ для составления и редактирования документов (например, Word 2000, Word 2004). Такие программы называются текстовыми редакторами.

Составление документа в текстовом редакторе можно производить с использованием «шаблонов» документов разных видов, заранее введенных в память ПК. В качестве «шаблона» может применяться бланк конкретного документа. Если его дополнить типовым текстом с пропусками для заполнения переменными данными, то процесс подготовки документа значительно упрощается. Для составления документов можно воспользоваться формулярами образцов

Электронный документ, как и традиционный, должен иметь все необходимые реквизиты: наименование организации, дату, регистрационный номер, должность и фамилию лица, подписавшего документ и т.д. Например:

От: ЗАО «Асконт» Ascont@mail.ru

Кому: ЗАО «Кристал»Krist@ll.ru

Дата: 12.06.2006 12:50 № 01-43

Тема: О задержке поставки мебели

Директору предприятия

И.И.Петрову

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 02.03.2006 № 345 о поставке двух комплектов офисной мебели, к сожалению, не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами срок отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Рассчитываем на принятие Вами срочных мер. Просим о результатах сообщить немедленно.

Директор А.А.Корин

Если документ будет распечатываться или отправляться по факсу, в него может быть вставлено факсимиле - изображение подписи должностного лица. Однако для документов, требующих подтверждения своей подлинности, должна использоваться специальная программа «Электронная подпись», основанная на криптографической методике открытых ключей (использовании специальных шифров).

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - криптографический механизм, позволяющий подтвердить авторство и подлинность электронного документа. Практически ЭЦП представляет собой уникальную битовую последовательность, которая не может рассматриваться в отрыве от конкретного сообщения. По своей структуре ЭЦП требует наличия двух элементов - текста документа и секретного ключа. Если хотя бы один из элементов чуть изменён, то вся цифровая подпись искажается. Электронную подпись, в отличие от обычной, крайне сложно, почти невозможно подделать. ЭЦП требует использования двух ключей - секретного и открытого. Секретный ключ - самый главный и только его сохранность и недоступность для третьих лиц дают гарантию от подделки электронной подписи. Открытый ключ создаётся на основе секретного, и его утрата сама по себе не опасна. Обычно открытый ключ используется для проверки подлинности подписи.

В подпись, стоящую под документом, автоматически копируются данные из секретного ключа, в том числе и сведения о владельце ЭЦП, поэтому не нужно запоминать, кто именно прислал документ с ЭЦП, при проверке показавшей, что подпись верна. При положительном результате проверки поступившего электронного документа на ПК будет подтверждение.

Например:

Подпись файла order345.bmp верна. Автор: Истомин Игорь Алексеевич.

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» закладывает правовые основы решения проблемы ЭЦП, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека в документе на бумажном носителе.

Существенно изменилась процедура приема-передачи документов, которые могут быть отправлены любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем. Документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и Интернета.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяют знаком «@», например:

alecs@minic.msk.rus - имя@домен.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму или представить как прикрепленный объект к данному электронному посланию. Для этого служат функции программы отсылки электронных сообщений. Обычно эта функция называется "Прикрепить". После ее использования перед пользователем появляется диалоговое окно поиска файла. Файл находится вручную, и после его нахождения в диалоговом окне наименование данного файла появляется в программе отсылки сообщений. Все, что осталось сделать пользователю, - это нажать кнопку "Прикрепить", после этого данный файл уйдет к адресату вместе с электронным письмом и у получателя будет отображаться как вложенное послание.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие / В.И.Андреева. – Изд. 7-е, перераб. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 2000.- 192 с.

2. Басаков, М.И. Конспект лекций / М.И. Басаков. – Изд. 3-е, доп. и перераб.- Ростов н/Д.: Феникс, 2006.- 192 с.

3. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей / М.И.Басаков. – 5-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д.: Феникс, 2003.- 320 с.

4. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина,

Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. - 2-е изд.- СПб.: Питер, 2006.- 272 с.

5. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

6. Кирсанов, М.В. Современное делопроизводство / М.В.Кирсанов.- 4-е изд.- М: ИНФР-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.-312 с.

7. Кирсанова, М.В.Делопроизводство на малом предприятии: учебно-практическое пособие / М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенов, В.Н. Колесников. - М.:

Омега-Л, 2006.- 248 с.

8. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н.Кушнаренко. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Знание, 2000. – 232 с.

9. Лагутина, Т.М. Деловое письмо: справочник / Т.М. Лагутина, Л.П. Щуко.- Изд. 2-е, перераб. и доп. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2004.- 432 с.

10 .Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебное пособие / А.В.Пшенко.-М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 256 с.

11. Чуковенков, А. Ю. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» /А.Ю. Чуковенков, В.Ф.Яновая. – М.: Дело, 1999. - 232 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1