68. Службові, доповідні записки

Службова записка — це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо. Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки.

Доповідна записка - документ, адресований керівникові певної чи вищої установи з інформацією про ситуацію! що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Відповідно до змісту фіксованої інформації доповідні записки бувають:

1) звітні (звіт про виконану роботу);

2) інформаційні (повідомлення про конкретні факти);

3) ініціативні (спонукають керівника до прийняття певних рішень).

Доповідна службова записка укладається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки керівника.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, в яких працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці чи на комп'ютері.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи за підписом керівника.

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Залежно від змісту і призначення пояснювальні записки поділяються на 2 групи: записки службового характеру та особисті записки громадян з приводу їхньої поведінки, роботи і т. ін.

Пояснювальна службова записка укладається для з'ясування ситуацій, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках - з ініціативи підлеглого" Виклад тексту пояснювальної записки може бути прямим, коли він містить у чіткій послідовності вступ, доказову частину і висновки, і зворотним, коли висновки передують доказовій частині.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи (внутрішня), оформляється на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4. Якщо записка скеровується за межі установи (зовнішня), її оформляють на бланку і реєструють.

Реквізити службових записок:

1) назва структурного підрозділу (у зовнішній);

2) адресат (назва посади, прізвище та ініціали посадової особи);

3) назва виду документа (доповідна записка);

4) дата;

5) реєстраційний номер документа (вихідний – у зовнішній, або що надається після розгляду – у внутрішній);

6) заголовок (стислий зміст тексту);

7) текст;

8) додаток (якщо є);

9) підпис.

10) прізвище виконавця

69. Телефонограми, радіограми та факсимільні повідомлення

До писемних форм ділового стилю належать документи різних видів: автобіографія, резюме, заява, доповідна записка, телеграма, адреса, акт, доручення, ділова доповідь, телефонограма, радіограма, факс.

Телефонограма – термінове повідомлення, передане адресато­ві телефоном. Використовують телефонограми для документального оформлення усних телефонних переговорів. Це один із ви­дів усної ділової кореспонденції. Повідомлення, що мі­стить розпорядження, інформацію вищих органів, фіксу­ють у спеціальній книзі (журналі). Особа, якій адресовано телефонограму, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис, у такий спосіб підтверджуючи свою відповідаль­ність за виконання переданих розпоряджень або доведен­ня інформації до відома. На відміну від телеграми, теле­фонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані, їх передають у межах міста, району, області.

Реквізити телефонограми: назва документа, номер і дата, назва відправника, телефон, передав (зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передав), назва одержу­вача, прийняв (вказують посаду, ініціали, прізвище того, що прийняв, номер телефону), текст (стислий, треба уника­ти слів, що важко вимовляються, і складних зворотів, слова пишуть без скорочень, кількість слів – не більше 50), під­пис службової особи – керівника установи.

На багатьох підприємствах використовують спеціальні бланки, на яких занотовують телефонограми. їх оформлю­ють на трафаретному бланкові чи аркуші А5.

Радіограма – повідомлення, передане по радіо. Радіограма має ті ж реквізити, що і телефонограма, проте передається на далекі відстані.

Факс – узагальнена назва різноманітних документів, які надхо­дять до організації безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера. Пишуть факси на бланку підприємства для зовнішніх документів. Його оформлення відповідає оформленню службового листа. Факс складають в одному примірнику, який після передачі зберігається у справі. Головні вимоги до тексту – лаконічність, простота. Реквізити факсу: назва документа, дата, назва адреса­та – установи, яка передає факс, прізвище, посада особи, що підписала факс, назва організації, що одержує факс, текст (без скорочень).

Додаткові відомості, які автоматич­но передає апарат, – зазначення відправника (його код), дата і час передавання, номер телефаксу, з якого передано, кількість сторінок.

Відправник повинен отримати підтвердження отри­мання. Важливі документи після надіслання копіюють на звичайному папері, щоб їх можна було використовувати впродовж тривалого часу.