3. Автоматизированная система обработки информации

3.1. Исходные положения и характеристики

На ООО «Ижтрейдинг» создана база данных, в которой хранится информация о состоянии финансового положения предприятия, товарооборота на складе, о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство отчетов, что позволяет следить за балансом предприятия, перемещением финансовых средств, делать прогнозы о будущем развитии.

Пользование банками данных, введенных в ЭВМ, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Всей внутрифирменной системой информации управляет, как правило, специализированный аппарат управления. В общем случае он включает в себя:

Вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;

Центральную службу информации;

Информационную систему в производственных подразделениях, включающую отделы: обработки и анализа информации, обработки входящей и выходящей документации, хранения и выдачи информационных материалов, вычислительной техники.

На ООО «Ижтрейдинг» функционирует разветвленная информационная сеть с установленной бухгалтерской программой «1С».

В соответствии со структурой предприятия оснащены автоматизированными рабочими местами следующие подразделения: отдел кадров; бухгалтерия; финансовый отдел; планово- экономический отдел; центр обработки данных; отдел сбыта; отдел маркетинга; склады; отдел снабжения; все цеха производства; фирменный магазин.

В каждом отделе используется программное обеспечение, позволяющее решать поставленные перед ним задачи. И этот круг задач у каждого подразделения свой. При помощи локальной компьютерной сети осуществляется обмен оперативной информацией между подразделениями предприятия. На предприятии автоматизированы работы, связанные с учетом и анализом экономической информации, что позволяет повысить их оперативность и достоверность учетной информации.

3.2. Обоснование цели создания асои

Основная цель создания АСОИ – это оптимизация и теоретическая обоснованность принимаемых управленческих решений.

Средствами достижения цели являются: применение комплекса современных технических средств; использование административных, организационных и экономико-математических методов.

Основными задачами АСОИ являются:

• накопление комплексной информации о поступлении;

• оперативная обработка первичной информации;

• разработка проектов оптимальных планов развития торговли по всем уровням управления и временным интервалам;

• упорядочение движения информационных потоков;

• повышение достоверности информации;

• обеспечение учетных и контрольных функций за деятельностью системы;

• координация действий всех подразделений;

• совершенствование организационной структуры управления торговлей.

АСОИ состоит из функциональных и обеспечивающих структур (подсистем). Цель разбиения АСОИ на подсистемы – выявление крупных неоднородных элементов для упрощения процессов проектирования, внедрения и эксплуатации АСОИ. Функциональные подсистемы выделяются в соответствии с управленческими функциями, осуществляющимися на предприятии. В состав функциональных подсистем входят типовые и специфические. [7]

К типовым подсистемам относятся:

1. Управление кадрами. В данной подсистеме решаются задачи управления кадровыми ресурсами предприятия: прием и увольнение персонала, заполнение личных карточек, движение внутри предприятия, приказы о назначении, переводе, составление штатного расписания;

2. Управление финансами. В этой подсистеме решаются задачи управления финансовой деятельностью. Автоматизация управления финансами в организации позволяет: усилить финансовый контроль путем обобщения всей финансовой деятельности; оптимизировать управление денежными средствами путем автоматизации расчетов с поставщиками и т.д;

3. Текущее управление;

4. Бухгалтерский учет;

5. Оперативное управление.

К специфическим подсистемам относятся:

1. подсистема «материально-техническое снабжение»;

2. подсистема «управление сбытом и реализацией»;

3. в подсистеме «изучение и прогнозирование спроса» выделены два комплекса задач прогноза товарооборота и товарных запасов, и прогноз спроса на кратко, средне и долгосрочные периоды;

4. в подсистему «управление товарооборотом» входят комплексы задач, связанные с расчетом объема товарных запасов и их отклонений от нормативов.

Обеспечивающие подсистемы предназначены для обеспечения решения комплекса задач функциональных подсистем. В их состав входят методические и организационные работы по:

• разработке и совершенствованию на базе современных информационных технологий АСУ различного уровня и назначения, а также их программно-технических или программно-методических комплексов;

• приобретению и освоению программно-технических средств АСУ (вычислительной техники, средств связи, устройств отображения информации), программно-методических комплексов АСУ и вводу их в действие;

• взаимодействию, при необходимости, со сторонними организациями-разработчиками проектных решений;

• определение перспектив информационного и технического развития АСУ с учетом требований предприятия;

• разработка, внедрение и развитие проектных и технических решений при организации локальных вычислительных сетей и обеспечение их функционирования;

• организация процессов сбора, регистрации, контроля, обработки, накопления и выдачи данных (отчетов, форм и машинных носителей);

• анализ, выбор и оценка целесообразности использования программных и технических средств, для условий конкретного применения;

• обеспечение средствами автоматизации производственно-хозяйственной деятельности персонала предприятия, сохранности и достоверности его баз данных, защита баз данных, обеспечение информационной безопасности, а также оказание услуг по решению задач АСУ на автоматизированных рабочих местах подразделений предприятия.