Глава 3. Контроль расчетов и отражение дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской финансовой отчетности в гку г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники»

3.1. Цели, основные направления и процедуры внутреннего контроля расчетов с дебиторами и кредиторами

Контроль над расчетами с дебиторами и кредиторами содержит в себе проверку учетных записей и данных в отчетности организации.

Одной из наиболее актуальных проблем многих организаций, которые несут серьезные риски, сталкиваясь с проблемой неплатежеспособности и финансовой устойчивости. Если в организации отсутствует систематизированная работа с дебиторами, то можно столкнуться с неконтролируемым ростом дебиторской задолженности.

Дебиторская задолженность представляет собой иммобилизацию оборотных средств, иными словами отвлечение денежных средств из активного оборота, сопряженное с косвенными потерями. Поэтому дебиторская задолженность в принципе невыгодна организации, не говоря уже о том, что на практике просроченная задолженность часто становится причиной финансовых затруднений фирмы.

Долг для дебитора является источником финансирования текущей деятельности, пока кредиторская задолженность не погашена, должник фактически пользуется чужими финансовыми ресурсами. Поэтому отлаженное и взвешенное управление кредиторской задолженностью становится значимым источником финансирования. И существуют экономически и юридически оправданные схемы такого управления.

Для кредитора дебиторская задолженность является возможностью для увеличения и расширения рынка сбыта. Если дебиторская задолженность просрочена с нарушением условий договора, то такое финансирование должника становится неправомерным и наносит ущерб кредитору.

Итак, задачи контроля дебиторской задолженности, направлены на решение проблем с недобросовестной задолженностью организаций. Поэтому существует множество способам и методам управления задолженностью. В числе таких – определение риска неплатежеспособности контрагента и его платежной недобросовестности; налаживание работы с фактически или потенциально неплатежеспособными контрагентами.

Концепции современного управления рисками определяют целый арсенал процедур и методов воздействия на риск. В их числе:

- способы прогнозирования и оценки рисковых событий;

- меры по предотвращению (исключению) риска;

- меры по снижению вероятности риска и негативных последствий рисковых событий.

Оценка платежеспособности и деловой добросовестности контрагентов является наиболее распространенный в деловой практике способ прогнозирования риска неплатежей. Чаще всего для этого используется неформальные критерии.

В отношении контрагентов, с которыми уже имеется опыт сотрудничества проводится:

- анализ предыдущих отношений, то есть учет длительности сотрудничества с контрагентом и соблюдения им платежной дисциплины в прошлом.

- прогнозный анализ финансовых возможностей контрагента по исполнению обязательства: оценка уровня текущей платежеспособности, уровня финансовой устойчивости, экономические и финансовые условия организации - контрагента (например, затоваренность, наличие ресурсов для исполнения обязательства, степень нуждаемости в денежных средствах).

В отношении нового контрагента проводится:

- сбор и анализ сведений об учредителях, участниках, исполнительных руководителях предполагаемого контрагента, финансовых и балансовых данных, сведений об участии организации в судебных спорах, о деловой репутации и сроке работы на рынке, о присутствии в «черных списках» неплательщиков.

Для сбора и анализа такой информации организации используют либо собственную службу безопасности, либо услуги кредитных бюро.

Очень часто пользователи ограничиваются публичной информацией или мнением партнеров по бизнесу о деловой репутации, будущего контрагента. Но необходимо отметить, что в России способы формального публичного информирования участников рынка не налажены и не всегда могут в полной мере соответствовать действительности.

При заключении сделки необходимо провести проверку юридических и финансовых документов организации.

Очень часто в практике отечественных организаций, когда вообще не используются никакие методы оценки платежеспособности контрагентов, что нельзя назвать правильной и приемлемой позицией.

Предотвратить риск возникновения неоправданной дебиторской задолженности, и тем самым исключить негативные последствия можно тремя способами.

1. Избегание риска – простое уклонение от действий и операций, связанных с риском. Просроченную дебиторскую задолженность можно избежать следующими способами:

- отказ в заключении или продлении договора с контрагентом, в отношении которого существуют подозрения в его платежеспособности или добросовестности;

- работа по сто процентной предоплате с покупателями и заказчиками, если есть подозрения, что они оплатят счет, выставленный по факту отгрузки товара, выполнения работ (оказания услуг);

- работа по 100-процентной предоплате при первых поставках товара, выполнении работ (услуг), т.е. проверка добросовестности и платежной дисциплины нового контрагента.

2. Удержание риска – это намеренное оставление риска за инвестором бизнес-операций в расчете на то, что он сможет покрыть потери за счет собственных средств.

3. Передача риска – передача риска другому лицу на определенных условиях. В современной бизнес-практике передача риска неоправданной дебиторской задолженности осуществляется по следующим направлениям:

а) страхование рисков (наиболее распространенный способ).

б) передача риска факторинговым организациям, осуществляющим комплексное управление дебиторской задолженностью клиента.

Методами снижения вероятности риска неоправданной дебиторской задолженности и его негативных последствий являются:

- диверсификация риска неоправданной дебиторской задолженности. Иными словами распределение дебиторской задолженности между различными контрагентами. Что значительно снижает вероятность возникновения риска и последствия негативных ситуаций. В этом смысле нежелательно сотрудничество лишь с «монопольным» контрагентом.

3. Лимитирование дебиторской задолженности, установление предельных сумм кредитования контрагентов, например, при продаже товаров в кредит. Установление сроков предоставления кредита.

4. Использование различных систем оплат, взаимоприемлемых для дебитора и кредитора, учитывающих их финансовые возможности (скидки и наценки, бонусы и штрафы, предоплата и пост-оплата, рассрочки, переводы на другие формы оплаты).

5. Применение стандартов кредитоспособности контрагента при определении условий договора в каждом конкретном случае: в зависимости от того, насколько кредитоспособен и надежен контрагент устанавливаются условия договора.

6. Самострахование рисков, связанных с дебиторской задолженностью означает, что кредитор предпочитает сам подстраховаться на рисковый случай, сэкономив тем самым на покупке страховки в страховой компании. Осуществляется, в частности, путем создания резервного фонда на случай возникновения сомнительной и безнадежной задолженности.

7. Работа с контрагентами – потенциальными должниками. В частности, личные контакты с контрагентами через менеджеров по продажам, кредитных контролеров, службу безопасности.

8. Тщательная юридическая проработка договорной документации. Использование в договоре санкций за нарушение условий сотрудничества и других способов обеспечения обязательств.

Современная практика управления дебиторской задолженностью предлагает два основных способа управления дебиторской задолженностью в организации:

- самостоятельное управление;

- передача управления задолженностью на аутсорсинг.

При самостоятельном управлении задолженностью используются исключительно ресурсы организации (трудовые, финансовые, технические). Для этого в организации стоит создавать специализированные службы: кредитных контролеров, службу безопасности и т.п.

Один из возможных методов управления дебиторской задолженностью внутри самой организации является определение возможной суммы оборотного капитала, направляемого в дебиторскую задолженность по товарному (коммерческому) кредиту. При расчете такой суммы необходимо учитывать: планируе­мые объемы продаж продукции в кредит; средний период предоставления отсрочки платежа; средний период просрочки платежей;

Другим аспектом деятельности по снижению дебиторской задолженности является совершенствование процессов взаимодействия с клиентами внутри организации.

Эффективное управление долгами организации заключается в определении их оптимальной структуры в конкретной ситуации и для конкретной организации. Для осуществления такого процесса могут быть применены следующие процедуры:

- разработка системы показателей, характеризующих количественную и качественную оценку состояния и развития отношений с контрагентами-кредиторами организации

- составление бюджета кредиторской задолженности с применением определяемых значений в качестве прогнозируемых (плановых).

Одной из основных задач организации является недопущение перехода дебиторской задолженности из категории текущей в категорию просроченной, а из нее – в безнадежную. Именно для этого ведется реестр. Такой метод является действенным методом систематизации дебиторской задолженности где, уделяется особое внимание просроченной задолженности

В процессе управления дебиторской задолженностью организации необходимо проводить оценку реальной стоимости и скорости оборота дебиторской задолженности. Следует устанавливать связь системы мотивации персонала с размером дебиторской задолженности. Так, за определенную сумму поступившей выручки от продажи менеджеру по продажам может выплачиваться премия, а с просроченной дебиторской задолженности – взиматься штраф в заранее установленном размере.

Управление дебиторской задолженностью основано на использовании большого количества финансовых показателей организации. Причем в идеале анализ финансовых показателей должен проводиться не только по всей сумме дебиторской задолженности, но и по ее отдельным статьям в организации.

Полученные в ходе проведения анализа результаты сравниваются с такими же показателями за предыдущие периоды, а также с аналогичными показателями в других организациях, при условии, что это возможно. К сожалению, обобщающая статистика оборачиваемости дебиторской задолженности в российской экономике отсутствует. Поэтому в настоящее время имеем возможность анализировать только коэффициент оборачиваемости товарных запасов.

Организация формирует комплекс аналитических показателей, руководствуясь собственными информационными потребностями.

Однако не всегда организация может самостоятельно обеспечить возврат дебиторской задолженности. В этих случаях на помощь приходят аутсортинговые компании.

Аутсорсинг (внешнее управление) позволяет поручить работу с задолженностью специализированной организации. Преимущества аутсорсинга заключаются в том, что он дает возможность организации эффективно решать те задачи, которыми самостоятельно заниматься либо дорого, либо невозможно из-за недостатка ресурсов. Это особенно актуально для малого и среднего бизнеса, содержать и обеспечивать работу спецподразделений под силу только крупным игрокам рынка. Кроме того, профильный специалист аутсорсинговой компании гарантирует более профессиональное решение возложенных на него задач. Сегодня рыночная инфраструктура предлагает компаниям, нуждающимся во внешнем управлении дебиторской задолженностью, разные пакеты услуг. Это могут быть и узкоспециализированные услуги (например, по сбору информации о контрагенте или по взысканию долгов на основании уже состоявшихся решений суда), а может быть и комплекс услуг (юридических или факторинговых).

В связи с интеграцией России в мировую экономику, ростом ВВП, а также увеличением иностранных инвестиций в экономику нашей страны возросла потребность в адекватных мерах по обеспечению от финансовых рисков в сфере бизнеса. Отставание России в развитии услуг по страхованию финансовых рисков обусловлено несовершенством законодательства. Рынок этих услуг регулируется нормами Гражданского, Налогового кодексов, Законов об организации страхового дела, об акционерных обществах, о банках и банковской деятельности, о банкротстве и др. В то же время, несмотря на внушительный перечень нормативных документов, регулирующих страховую деятельность в области страхования финансовых рисков, ГК РФ не содержит такого понятия, как «финансовый риск», есть только риск предпринимательский. А перечень видов страхования, установленный Законом об организации страхового дела, наоборот, содержит такое понятие, как «страхование финансовых рисков», при этом каждый из приведенных видов конкретизируется в отдельных правилах страхования.

Значительное влияние на финансовое состояние организации оказывает кредиторская задолженность. В случае если кредиторская задолженность у организации очень велика, он признается должником. Такая ситуация может повлиять на платежеспособность.

Должник - гражданин, в том числе индивидуальный предприниматель, или юридическое лицо, оказавшиеся неспособными удовлетворить требования кредиторов по денежным обязательствам и (или) исполнить обязанность по уплате обязательных платежей в течение срока, установленного настоящим Федеральным законом.

В первую очередь при возникновении критической кредиторской задолженности, совместно с партнерами по хозяйственной деятельности (кредиторы и инвесторы) можно провести реструктуризацию задолженности.

Реструктуризация задолженности – комплекс мероприятий по преобразованию его долговых обязательств, направленных на погашение текущих требований кредиторов, с целью восстановления его платежеспособности.

Реструктуризация задолженности может проводиться следующими способами:

- пролонгация сроков выплаты задолженности в форме ее отсрочки. Отсрочка задолженности – перенос даты погашения задолженности или выплаты на более поздний период. Чаще всего используется способ перевода краткосрочной задолженности в долгосрочную;

- пролонгация сроков выплаты задолженности в форме ее рассрочки. Рассрочка задолженности – разделение долга на несколько частей, которые выплачиваются постепенно в предстоящем периоде по графику, согласованному сторонами.

Проведение взаимозачетов. Организация имеет долговые обязательства перед компанией, к которой у него также есть встречные требования. Такую ситуацию не нужно выявлять, если в организации согласовано управление не только кредиторской, но и дебиторской задолженностью. В таком случае можно произвести взаимозачет, причем в одностороннем порядке. Необходимо лишь уведомить вторую сторону посредством направления заказного письма с уведомлением.

Переоформление задолженности в другие виды долга. Основным видом такого вида реструктуризации является оформление векселей долга по коммерческому кредиту, замена одного вида облигаций на другой с внесением изменений в условия ее выпуска, перевод долга на третьих лиц.

Конверсия задолженности в имущество. Это замена денежных выплат по задолженности передачей кредитору отдельных видов активов предприятия. Это могут быть акции, объекты недвижимости, сырье и материалы, готовая продукция и др.

Предоставление векселей. Данный метод освобождает должника от уплаты долга лишь на некоторый период, а кредитору позволяет в дальнейшем получить назад большую сумму, чем предполагалось изначально. Для кредитора данный метод является наиболее выгодным.

Отказ от кредитных требований или списание долга. В данном случае кредитор прощает должнику часть или всю задолженность.

Так же при восстановлении платежеспособности должника могут быть применены следующие меры:

- закрытие нерентабельных производств;

- перепрофилирование производства;

- взыскание дебиторской задолженности;

- продажа части имущества должника;

- уступка прав требования должника;

- исполнение обязательств должника собственником имущества должника - унитарного предприятия, учредителями (участниками) должника - юридического лица или третьим лицом (третьими лицами);

- размещение дополнительных акций должника;

- продажа предприятия (бизнеса) должника;

- замещение активов организации;

- иные способы восстановления платежеспособности должника.

Для более эффективного управления долгами организации необходимо, в первую очередь, определить их оптимальную структуру для конкретной организации в конкретной ситуации: составить бюджет кредиторской задолженности, разработать систему показателей, характеризующих, как количественную, так и качественную оценку состояния и развития отношений с кредиторами компании и принять определенные значения таких показателей за плановые. Также необходимо согласовать эти значения с дебиторской задолженностью, с учетом того, что бюджет дебиторской задолженности уже составлен.