2.3. Учет и списание просроченной задолженности

Всем организациям необходимо контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность, следить за сроками погашения, своевременно списывать безнадежную задолженность в бухгалтерском учете и признавать ее в составе доходов или расходов в налоговом учете.

Для того чтобы списать задолженность нужны основания. Такими основания, по которым списывается задолженность соответствии с Налоговым кодексом РФ являются:

- кредиторская задолженность списывается в состав внереализационных доходов в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям (кроме сумм задолженностей перед бюджетом и внебюджетными фондами, списанными или уменьшенными в соответствии с законодательством) в соответствии с п.18 ст.250 НК РФ.

- дебиторская задолженность списывается в состав внереализационных расходов (или за счет созданного резерва), если такая задолженность признается безнадежным долгом (пп.2 п.2 ст.265 НК РФ). При этом безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются долги, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации (п.2 ст.266 НК РФ).

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом от 29.07.98г. №34н:

- дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя. Такие суммы относятся на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации (п.77 Положения).

Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Такая задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя. Такие суммы относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации (п. 78 Положения).

Критериями для списания дебиторской и кредиторской задолженности являются следующие основания:

- истечение срока исковой давности (для целей налогового и бухгалтерского учета).

- невозможность исполнения обязательства или ликвидации организации (для целей налогового и бухгалтерского учета).

- нереальность взыскания (для целей бухгалтерского учета).

Одним из основных и самых надежным критерием – является истечение срока исковой давности.

На основании ст. 196 Гражданского кодекса, общий срок исковой давности устанавливается в три года. Счет начинает с момента, когда организация узнала о нарушении своего права, например, со дня, когда должна была поступить и не поступила оплата от покупателя согласно условиям договора.

При этом, согласно ст. 203 ГК РФ, течение срока исковой давности прерывается предъявлением судебного иска, а также совершением должником действий, свидетельствующих о признании долга (например, подписание акта сверки).

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

С истечением срока исковой давности по главному обязательству истекает срок и по дополнительным обязательствам (поручительство, залог и прочее). Перемена лиц в обязательстве не влечет за собой изменение срока исковой давности.

Второй критерий – невозможность исполнения обязательств.

Невозможность исполнения обязательств признается:

- при наличии акта государственного органа.

Так, на основании письма Минфина от 22.10.2010г. №03-03-05/230, до внесения изменений в статью 266 НК РФ, вопрос о признании невозможной к взысканию задолженности по постановлению судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, должен решаться с учетом сложившейся судебной практики.

При этом в своем письме Минфин ссылается на Определение ВАС от 07.02.2008г. №2727/08 по делу №А60-3260/2007-С6. Ссуд указал, что дебиторская задолженность, в отношении которой судебным приставом-исполнителем вынесено постановление об окончании исполнительного производства на основании нормы закона №229-ФЗ «Об исполнительном производстве», признается безнадежной для целей налогообложения прибыли на основании п.2 ст.266 НК РФ.

При ликвидации организации должника (либо кредитора).

В соответствии с п.3 ст.49 Гражданского кодекса, правоспособность юридического лица прекращается в момент внесения записи о его исключении из ЕГРЮЛ.

При этом, ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо - прекратившим существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ (п.8 ст.63 ГК РФ).

Третий критерий – нереальность взыскания задолженности по оценке самой организации.

Данным критерием можно пользоваться лишь для целей бухгалтерского учета, и обязательно оформить письменное обоснование и получить распоряжение руководителя на списание таких долгов.

В организациях с наличием большого количества не крупных долгов, взыскание которых в досудебном порядке не привело к положительному результату, и таким образом затраты на суд могут превысить саму задолженность, при такой ситуации для оптимизации учета такие долги стоит списывать по результатам проведения инвентаризации за счет чистой прибыли организации.

Для того чтобы подтвердить наличия дебиторской задолженности и истечение исковой давности нужны следующие документы:

- договор или счет, документы подтверждающие факт оплаты;

- накладные, акты об оказанных услугах, выполненных работах;

- акты сверок, подтверждающие задолженность (не обязательны, но весьма желательны);

- письменные требования о погашении задолженности.

- прочие документы, подтверждающие факт задолженности и начала течения срока исковой давности.

Документы, подтверждающие невозможность исполнения обязательств должником:

- акт (постановление) судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.

- выписка из ЕГРЮЛ подтверждающая, что произошла ликвидация юридического лица – должника.

Срок хранения документов должно составлять не менее пяти лет для бухгалтерского учета и не менее четырех лет для налогового учета, подтверждающих обоснованность списания задолженности, исчисляется с момента ее списания (а не возникновения). В случае если в налоговом учете возникли убытки – с момента уменьшения налоговой базы на сумму этих убытков.

Так как ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» является бюджетным учреждением, дебиторская задолженность практически не возникает.

Если в организации обнаружена кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, она списывается в состав доходов организации для целей бухгалтерского и налогового учета.

Признание доходов для целей налогового учета происходит в том налоговом периоде, в котором истек срок исковой давности и не привязывается к датам проведения инвентаризации и приказа руководителя о ее списании.

При списании кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности составляется в организации бухгалтерская справка-расчет.

В бухгалтерском учете делают следующие записи:

Д-т счета учета расчетов (0040120000)

К-т счета 0020620000 «Прочие доходы» – списана в состав прочих доходов кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Кредиторская задолженность списывается в состав внереализационных доходов на дату истечения срока исковой давности.

При получении аванса в счет оплаты работ у организации возникает момент определения налоговой базы по НДС, которая равна сумме полученного аванса с учетом НДС. К данной налоговой базе применяется ставка 18/118 (пп. 2 п. 1 ст. 167, абз. 2 п. 1 ст. 154, п. 4 ст. 164 Налогового кодекса РФ).

При списании кредиторской задолженности, образовавшейся в связи с получением аванса, сумма НДС, ранее начисленная и уплаченная в бюджет, не может быть принята организацией к вычету, поскольку аванс не возвращается заказчику (п. 5 ст. 171, п. 4 ст. 172 НК РФ).

Начисленная при получении аванса сумма НДС при списании кредиторской задолженности в организации учитывается в составе прочих расходов и отражается по дебету счета 0040120000, и кредиту счетов 0020521000 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (субсчет или аналитический счет учета расчетов по НДС с полученных авансов) или 0030200000 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет или аналитический счет учета расчетов по НДС с полученных авансов) (п. 11 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Во избежание налоговых рисков в части налога на прибыль при проведении налоговых проверок, рекомендуется своевременно признавать в организации кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности в составе доходов организации для целей бухгалтерского и налогового учета.

В ГКУ г.Москвы «Инженерная служба района Хамовники» такие долги отсутствуют.