80.Аналітична записка. Зміст і структура.

Аналітична записка - особливий вид службової документації. Її основна мета - привернути увагу керівника до певної проблеми. У ній викладаються пропозиції щодо подолання кризової ситуації, перераховуються основні напрями і етапи діяльності. Аналітичну записку не можна плутати з аналітичним звітом. Перша намічає перспективу розвитку подій, другий дає оцінку результатів проведених заходів. У кожній організації існують власні вимоги щодо написання внутрішніх документів. Однак, будь-яка аналітична записка містить такі частини, як вступ, основна частина, висновок, додатки.

• Введення 
У цій частині аналітичної записки потрібно вказати на важливість проблеми, з приводу якої звертаєтеся до керівника. Чітко сформулювати причини свого неспокою, оцініть отриманий організацією збиток. Перерахуйте джерела інформації і методи аналізу, які ви використовували. Визначити гранично допустимі терміни вирішення проблеми. 


• Основна частина 
Тут потрібно максимально докладно розглянути всі аспекти проблеми і по кожному з них запропонувати спосіб вирішення. 
Виділити у тексті підрозділи по кількості пропозицій, назвавши їх коротко, але ясно. У кожному викладіть спочатку негативну сторону, потім власне суть змін, а також передбачувані матеріально-технічні витрати і розподіл обов'язків серед співробітників. 
Розташувати пропозиції за рівнем зменшення важливості або в хронологічному порядку. 
Приводьте якомога більше деталей. Цим ви покажете високу ступінь володіння ситуацією і опрацьованість проблеми

• Висновок 
Сформулювати основні висновки по кожному підрозділу основної частини. Однак, прямих повторень головного тексту уникати. 
Будьте короткі, але переконливі. Один висновок не може суперечити іншому. І всі вони повинні бути логічні й утримувати позитивний прогноз на найближче майбутнє. 
 Програми 
Додаткові матеріали, зібрані в спеціальному розділі, підвищать достовірність ваших тверджень, проілюструють наведені відомості. У додатку можна розмістити таблиці, графіки, діаграми і інший наочний матеріал.

Рекомендації При підготовці документа необхідно використовувати наявні методики збору інформації та зіставлення фактів.

• Факт як такий містить у собі недостатньо сенсу, якщо його не розглядати в поєднанні з деякими іншими фактами або не вказати на його значення.

• Текст аналітичної записки повинен бути зрозумілий, наукові терміни, вирази, які використовуються при дослідженні тієї чи іншої проблеми необхідно замінювати поняттями для широкої аудиторії. Загальний розмір аналітичної записки, без додатків повинен бути не більше 7-12 сторінок.

• Листи аналітичної записки брошурують тільки після затвердження тексту керівником підрозділу.

• При використанні електронних документів з різними стилями викладу, шрифтами і т. п. необхідно обов'язково переформатувати і навести дані до тих технічних характеристик, які прийняті в компанії.

• Для презентацій аналітичну записку при необхідності слід переплести в щільні обкладинки і оформити текст, графіки та діаграми в кольорі.