книги2 / 228

планирование контрактов и поставок, календарное планирование работ

ит.д.);

организация (формирование команды проекта, организация и координация выполнения плана проекта, распределение и перераспределение работ и информации, решение возникающих проблем, организация офиса проекта, коммуникации, заключение контрактов и их сопровождение, размещение заказов на работы, поставки, услуги и т.д.);

контроль (контроль соблюдения требований к проекту, хода выполнения работ проекта, стоимости проекта, предметной области, сроков, бюджета, мероприятий по снижению рисков, выполнения контрактов, завершение проекта);

мотивация (создание системы мотивации и стимулирования всех участников проекта).

В наиболее простом виде функции управления проектом, можно

представить, как управление функциональными областями проекта, в том числе:

1.Управление предметной областью (содержанием) проекта.

2.Управление стоимостью.

3.Управление временем.

4.Управление рисками.

5.Управление персоналом.

6.Управление поставками.

7.Управление коммуникациями.

8.Управление качеством.

9.Управление интеграцией.

10.Управление изменениями в проекте.

11.Управление знаниями.

12.Управление ценностью.

Первые четыре функциональные области считаются основными, так как они отрабатывают три главных аспекта управления проектами: содержание, ограничения (стоимость и время) и риски.

Следующие восемь областей являются дополнительными. Управление персоналом применяется к ближайшему окружению и команде, а управление поставками относится к внешнему окружения. Управление коммуникациями, качеством, интеграцией и изменениями - это отдельные специфические контуры управления проектом. (Подробно об этом см. «Функциональные области проекта» данного учебного пособия).

230

Принципы управления проектами

Управление проектами опирается на ряд принципов, которые ориентированы и на общие принципы управления и, которые обеспечивают успех деятельности. Среди них следует выделить:

1.Принцип социальной направленности и приоритета социальных потребностей.

Предполагает, что в процессе проектирования и реализации проекта следует исходить из государственных приоритетов, а также интересов человека и общества. Удовлетворение социальных, культурных потребностей населения должно быть исходной позицией проекта.

2. Принцип дифференцированного подхода.

При координации и регулировании следует учитывать и использовать разнообразные стороны проектной инфраструктуры. К ним относятся ожидания и вклады участников, специализированные стандарты управления проектами и особенности реализации проектов по их типам, видам и т.д.

3. Принцип экономической целесообразности.

Данный принцип предполагает опережающий рост отдачи от реализации всего портфеля проектов компании в сравнении с совокупностью бюджетов на их реализацию и расходами на содержание проектного офиса. Все ресурсы, задействованные в реализации, находятся под контролем благодаря описанным в процессах процедурам. Действия, которые не определяются понятием экономической целесообразности в рамках проектной деятельности не допустимы. Это относится как к коммерческим социально значимым проектам, так и к некоммерческим.

4. Принцип гибкости.

Предполагается оперативное и гибкое реагирование команды управления на все вызовы и изменения внутренней и внешней ситуации(окружения) по отношению к проекту. При этом гибкость нисколько не исключает достаточное жесткое соблюдение процессуальных процедур проектной деятельности.

5.Принцип конкурентоспособности.

Вусловиях ограниченности ресурсов (человеческих, финансовых, временных и др.), проекты, которые планируется реализовать, подлежат ранжированию и отбору на конкурсной основе (экспертным методом в учреждении или иное, например, в рамках проектной команды). Выбор проектов производится исходя из критериев важности, проблемности и ресурсообеспеченности.

231

Важность - это соответствие проекта стратегии учреждения, вышестоящих программ и проектов (Национальный проект «Культура», Федеральные проекты «Творческие люди», «Культурная среда», «Цифровая культура», региональные проекты).

Проблемность играет, как правило, первостепенную роль и означает наличие определенной значимой практической проблемы у конкретной аудитории, в определенном месте.

Под ресурсообеспеченностью понимается количественное отношение между величиной имеющихся ресурсов и объемом (размером) их включения в проектную деятельность.

6. Принцип разделения полномочий.

Принцип предполагает принадлежность каждого процесса управления одному лицу, которое отвечает за этапы работ в рамках процесса и достижение результата.

7. Принцип открытости.

Принцип предполагает открытость стандартов управления проектами для их развития. Принцип основан на положении о том, что стандарты управления проектами не являются догмой и, что текущая проектная практика может не соответствовать предписаниям стандартов. Это требует перепроверки, пересмотра отдельных положений стандартов.

8.Принцип «лучших практик».

Управление проектами осуществляется с целью достигнуть или

превысить ожидания участников. В управлении проектами следует применять регламенты и стандарты, как системные аккумуляторы прошлого опыта. Проектное управление и стандарты находится в постоянном развитии.

Принцип «лучших практик» диктует необходимость поощрять и мотивировать руководителей команд управления на поиск лучших практик, заимствование и применение лучшего отечественного и мирового опыта в сфере управления проектами. При этом важно определить, в каком виде, какие элементы и для решения каких задач возможно заимствовать. Выбор элементов и объем заимствований обуславливаются внутренними условиями, типологическими характеристиками проекта, целями и задачами. Формальное заимствование отдельных элементов без соответствующей оценки и, возможно, адаптации, следует признать крайне неудачной идеей.

232

Особенности управления социальными проектами

Управление социальным проектом - это целенаправленное воздействие на параметры социально значимого проекта с целью достижения запланированных социальных результатов.

Управление социальным проектом должно нести в себе целый ряд ключевых черт и особенностей, которые связаны со спецификой нормативно - правовых основ управления социальными проектам, широким выбором источников и способов финансового обеспечения.

Одна из особенностей управления социальными проектами состоит в

необходимости совмещать в проектном управлении, которое возникло и развивалось в условиях рыночной экономики, традиции, особенности культуры, экономики, законодательства страны, где они реализуются. Это выдвигает определенные требования к объекту управления (проекту), так и к субъекту управления.

Особенностью управления социальными проектами является

ориентация на максимально полное достижение социального и экономического результатов, при недопустимости подмены социально - значимого результата экономическим результатом.

Социальные проекты обращаются к актуальным, часто неотложным проблемам, стоящим перед лицом отдельных групп, общества или сообщества. Подобные проблемы, как правило, могут решаться посредством осуществления масштабируемых, экономически эффективных социальных проектов. Правильно сформированный и эффективно функционирующий механизм управления проектом является залогом достижения социальных и экономических результатов.

Среди основных особенностей управления социальными проектами можно выделить более сложный механизм управления. Управление социальным проектом выступает как процесс создания и реализации сложного компромисса, где должны быть уравновешены социальное воздействие и финансовая ответственность, скоординированы интересы целевых групп, действия участников и требования заинтересованных сторон.

Особенность управления социальными проектами связана с методиками управления, которые могут рассматриваться как совокупность «нетрадиционных», творческих, креативных подходов к управления проектом (относительно проектов другого типа).

Управления социальными проектами отличается тем, что методики управления могут быть различными для разных социальных проектов.

(Подробно об этом см. «Типология социальных проектов» данного учебного пособия). В частности, методы управления проектами различны для

233

внутренних социальных проектов учреждения, связанных с реализацией социальной политики и внешних социальных проектов, связанных с производством продукта (услуги). (Подробно о внешних и внутренних проектах см. «Общая классификация проектов» данного учебного пособия).

Внутренний социальный проект связан с реализацией социальных программ, соответствующих целей и представляет собой элемент управления учреждением и элемент корпоративной культуры. К ним могут быть отнесены проекты, связанные с организацией отдыха, досуга сотрудников, развитием персонала, например, обучением и т.д. В управлении внутренними социальными проектами применяются более традиционные подходы. Как правило, методы управления внутренними социальными проектами органично входят в методологию управления организацией, которая их реализует. Особенностью является то, что в рамках методологии отдельные методы управления задействуются тогда, когда начинается реализация социального проекта и не применяются к внешним проектам организации.

Свои особенности управления имеют внешние социальные проекты коммерческих организаций, действующих в сфере реального производства,

финансов и др. Как правило, социальный проект такой организации представляет собой элемент реализации политики социальной ответственности и связей с общественностью. Иными словами, внешний социальный проект коммерческой организации - это элемент стратегии ее развития. Такие проекты нацелены на решение социальных проблем (экология, охрана природы, развитие местных сообществ, поддержка социально незащищенных слоев населения, выявление, сохранение объектов наследия, спонсирование местных культурных, образовательных и спортивных организаций и мероприятий, поддержка социально - значимых исследований, участие в благотворительных акциях и др.).

Для каждого внешнего социального проекта разрабатывается или уточняется методика управления, где важнейшим элементом становится налаживание действенных связей между всеми участниками и заинтересованными лицами для достижения целей проекта. Как правило, в центре методики управления внешним социальным проектом находится формальный график проектных работ и все действия команды связаны с этим графиком. При этом, в системе управления применяются инструменты организации сотрудничества внутри проектной команды и между командой и сторонними субъектами (соучастие), нежели чем инструменты директивного воздействия.

234

Свои особенности управления имеют внешние социальные проекты организаций, действующих в сфере культуры. Методы управления внешними проектами, реализуемыми коммерческими, некоммерческими (НКО) и бюджетными учреждениями культуры могут существенно различаться.

Коммерческие организации, как правило, прямо ориентированы на проектную деятельность и используют современные методы управления проектами, которые обеспечивают достижение социальных и финансовых целей проекта.

Внекоммерческих организациях, действующих в сфере культуры, внешний социальный проект занимает особое место, так как он является основным продуктом деятельности. Прежде всего, речь идет о некоммерческих организациях, которые существуют исключительно за счет успешного выполнения социальных проектов. Методы управления проектами

вкрупных организациях, как правило, достаточно формализованы, что и позволяет им осуществлять успешные и устойчивые социальные проекты.

Вбюджетных учреждениях культуры методы управления проектами также имеют свои особенности. В деятельности таких учреждений проекты играют разную роль. Там, где проекты являются основной деятельностью (проектно - ориентированное учреждение, структурное подразделение) применяются современные методы управления проектами. Для бюджетных, особенно муниципальных учреждений культуры, такой подход, скорее, исключение. В большинстве бюджетных учреждений культуры, продукт (услуга) создается в процессе операционной деятельности, которая и приносит основной доход. В таких учреждениях проекты осуществляются периодически, а управление ими основывается на интеграции методов проектного управления (в рамках проектной деятельности) и методов функционального управления (в рамках операционной деятельности).

Следует заметить, что использование отдельных методов управления проектами возможно не только в проектно - ориентированных учреждениях, но и в условиях, когда проектов нет (осуществляются только текущие мероприятия), или, когда проекты выполняются время от времени. Применение методов управления проектами (поэтапного планирования работ, определения приоритетности задач, анализа ресурсов, рисков и т.д.) способствует экономии ресурсов и достижению планируемых результатов деятельности.

235

Этапы управления проектом

В наиболее общем виде основные этапы управления проектом можно представить следующим образом:

1.Концепция управления (формирование комплекта документов, определяющих цели, основные задачи и стратегию управления).

2.Планирование проекта включает следующие элементы:

определение желаемых результатов выполнения работы;

разработка графика выполнения работы;

расчет количества необходимых ресурсов (люди, деньги, транспортные расходы, канцелярские расходы и т.д.);

организацию - распределение ролей, обязанностей (функций) членов проектной команды.

Планирование - это определение наилучшего способа действий в каждой

функциональной области проекта для достижения целей с учетом ситуации.

(Краткое описание функциональных областей см. «Функциональные области управления проектом» данного учебного пособия). Основной результат планирования - сводный план управления проектом и планы управления каждой функциональной областью.

3.Организация и контроль выполнения работ в каждой функциональной области проекта.

4.Анализ и регулирование выполнения работ в каждой функциональной области проекта (сравнение фактического состояния с запланированным, анализ отклонений, оценка возможных альтернатив и принятие управленческих решений)

5.Закрытие проекта в целом и по каждой функциональной области (оценка

результатов, формирование отчета, разрешение спорных ситуаций, пост-проектный анализ, формирование архива и т.д.).

(Подробно о пост - проектном анализе - И.Ф.Симонова «Социально - культурное проектирование: современные подходы и технологии», 2020.

С.189193. URL http://irinasimonova.ru/files/doc103.pdf)

В соответствии с этими этапами (иногда их называют «стадии»), в управлении проектом выделяются ключевые задачи: формулировка целей и задач, планирование, коммуникация, контроль.

Управление проектом предполагает, что руководитель:

понимает общую концепцию, цели и задачи;

координирует и управляет рабочим процессом и проектной командой;

управляет коммуникацией с другими заинтересованными субъектами (органы власти, местное сообщество, инвесторы, спонсоры и т.д.)

236

Процесс управления проекта реализуется посредством прямой и обратной связей между субъектами и объектами управления. (Подробно об этом см. «Состав организационной структуры проекта. Руководитель проекта» данного учебного пособия).

Уровни управления проектом

С точки зрения временного разреза управления проектом, который, как правило, сопоставляется с соответствующими субъектами управления, можно выделить следующие уровни управления проектом:

стратегический уровень (охватывает весь жизненный цикл проекта);

годовой уровень управления (работы проекта, выполнение которых запланировано в течении года);

квартальный уровень управления (работы проекта, выполнение которых запланировано в течении квартала);

оперативный уровень управления (работы проекта, выполнение которых соответственно запланировано в течении месяца, декады, недели, суток, смены и т.д.).

Системное управление проектами

Существуют различные точки зрения на содержание понятия «системное управление». Исследование различных аспектов системного управления позволяет выделить наиболее важные направления его применения:

1.Системное управление, как теоретический метод выбора лучшего решения задачи.

Вданном случае системное управление интерпретируется как «системный и оптимизационный анализ» и отождествляется с системным решением задачи управления.

2.Системное управление, как сложная технологическая система, обладающая свойствами целостности и эмерджентности.

3.Системное управление как управление объектом.

Врамках этого направления объект управления рассматривается как сложная система. (Подробно об этом Ожерельева Т. А. Объект управления как сложная система, 2018. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/strukturnyy- analiz-sistem-upravleniya).

4.Системное управление, как системный комплекс.

Врамках этого направления комплекс включает систему управления, объект управления, связи между ними и управленческие ситуации. (Подробно об этом В.Я. Цветков «Системное управление», 2019. https://cyberleninka.ru/article/n/sistemnoe-upravlenie ).

237

Основные принципы системного управления

Системное управление - это совокупность концепций, методов и приемов решения задач управления проектом.

Принципы системного управления - это результат обобщения опыта управления сложными проектами.

Основные принципы системного управления:

1.Принцип четкой постановки и формулировки цели управления, ориентированности на цель,

2.Принцип исчерпывающей репрезентативной и достоверной информацией и информирования всех заинтересованных субъектов.

3.Принцип эквифинальности или достижения целей различными средствами, методами и путями при разных начальных условиях.

4.Принцип связности между воздействием и состоянием управляемой системы, а также связи в цепочке управления и информирования о состоянии.

5.Принцип непротиворечивого следования логической цепочки: воздействия, передачи воздействия, получением воздействия, интерпретацией воздействия и изменением состояния объекта управления.

6.Принцип развития объекта управления предполагает видение перспективы развития (информация о ситуациях развития, будущих ресурсах, продуктах, технологиях и т.д.).

7.Принцип случайности, неопределенности (стохастичности) требует учета случайностей в поведении объекта управления под влиянием внешней среды.

Основное преимущество системного управления в том, что оно позволяет надежно управлять проектом, снижать риски и создает синергетический эффект. Системное управление повышает управляемость и устойчивость объекта управления.

Недостатком системного управления является то, что оно требует дополнительного анализа. Для системного управления поиск решения проблемы управления начинается с анализа всей доступной информации и, если требуется, построения необходимых моделей. Как правило, моделирование применяется в управлении масштабными и сложными системами (территории, города, холдинги и сложнейшие мега-проекты).

Одним из основных положений концепции управления социальными проектами является системность. Социальный проект не должен содержать внутренних противоречий в целях, способах, методах и инструментах

238

управления для достижения целей. Это предполагает применение методологии системного анализа и системного управления проектом.

Методология системного анализа в управлении проектами

Любая правильно организованная деятельность, в том числе, управление проектами осуществляется на базе определенных методов (приемов или способов действия), методик (совокупности методов и приемов проведения какой - либо работы) и методологий (совокупности методов, правил распределения и назначения методов, а также шагов работы и их последовательности).

Методологической основой управления проектной деятельностью (описываемой категориальным аппаратом теории систем), может служить методология системного анализа.

Системный анализ - это научный метод, который отличается междисциплинарным подходом к решению сложных проблем. Эффективность системного анализа обеспечивает соблюдение принципов системного подхода.

Системный анализ создавался как метод поддержки принятия стратегических решений и использовался в разных сферах управления (с конца 50 - х годов 20 века), позволяя обоснованно выбирать наилучшие решения в сложных ситуациях Базовым понятием системного анализа является понятие системы.

Методология системного анализа направлена на решение различного рода задач, в том числе, связанных с управлением социальными проектами. Следует заметить, что системный анализ - это методология решения достаточно масштабных задач и проблем, в том числе в организационных, управленческих проектах.1

Системный анализ опирается на междисциплинарный подход, объединяет и концентрирует усилия (методы, знания и действия) разных специалистов на решении конкретной задачи. Системное объединение достижений различных областей знаний позволяет решать такие проблемы, которые не могут быть разрешены в рамках отдельных дисциплин и частных подходов.

Объектом системного анализа выступают практические проблемы, которые связанны с созданием новых и модернизацией существующих систем.

Как методология решения сложных задач, системный анализ в общих чертах указывает необходимую последовательность взаимосвязанных

1 Волкова В.Н., Денисов А.А. Основы теории систем и системного анализа: учебник для вузов. - 3 - е изд. — СПб.: Изд - во СПбГТУ, 2001. — 512 с.

239