Технология обработки текстовых документов

Как правило, исходным объектом работы с документом является текст, к которому добавляются фрагменты различной природы. Работа специалиста – экономиста (менеджера) с документами в первую очередь имеет целью расширение информационной базы принимаемых управленческих решений. Поэтому желательно, чтобы при работе с документом основное рабочее время тратилось бы специалистом не на создание документа (набор текста), а на придание ему требуемого вида и анализ его содержания.

Последнее пожелание достижимо при расширении технологических возможностей редакторов за счет приближения компьютерной технологии работы с документом к человеческой. Технология же создания и преобразования текстового документа компьютерными средствами в целом может быть сведена к следующим процедурам.

1. Создание текстового массива. Эта процедура может осуществляться либо набором текста с клавиатуры, либо вводом текста в компьютер путем сканирования его из какого-либо источника (книги, журнала, другого документа и т.п.), либо вводом его с помощью средств мультимедиа — путем распознавания речи пользователя, "диктующего" компьютеру нужный текст. Выбор того или иного способа зависит от вида информации, а также от технических и программных возможностей.

2. Редактирование текстового массива. Как при вводе текста с клавиатуры, так и при сканировании текста из печатных источников или распознавании речевого ввода возможны различного вида опечатки и ошибки. Для их устранения, а также для введения в текстовый массив других необходимых изменений неотъемлемым этапом создания документа является процедура редактирования введенного в компьютер текстового массива. Здесь обычно имеют место такие действия:

• удаление (или замена) неверно набранного символа;

• вставка правильного (или пропущенного) символа;

• удаление (или замена) ненужного слова;

• перестановка слов;

• удаление ненужной строки;

• перемещение строки в нужное место;

• удаление или вставка части (фрагмента) текста;

• перемещение фрагментов текста в нужное место;

• поиск и замена фрагментов текста;

• соединение в одном документе фрагментов текста из разных источников.

3. Открытие документа. Эта процедура необходима для редактирования ранее созданного (и сохраненного) документа, переименования его, печати или пересылки адресату, а также для принятия других решений по его использованию.

4. Сохранение документа. Процедура, совершенно необходимая для обеспечения возможности многократного обращения к документу с целью его редактирования или использования (полностью или частично) в других документах, создания архива и т.п.

5. Форматирование документа. Эта процедура предусматривает оформление по каким-либо правилам различных участков текста. Здесь возможны такие действия:

• выравнивание строк текста — по правой, левой границам текста, по обеим границам или по центру;

• изменение границ абзацев (величины, отступа);

• размещение текста на странице в несколько столбцов;

• изменение шрифтового оформления (начертание шрифта, величина символа, выделение жирным шрифтом или курсивом и т.п.);

• автоматическое создание маркированных и нумерованных списков;

• изменение межстрочных расстояний в абзацах текста;

• обрамление и заливка цветным фоном фрагмента текста.

6. Оформление страницы документа. Выполнение этой процедуры дает возможность придать странице документа желаемы вид путем выполнения таких действий:

• установка размеров полей (правого, левого, верхнего, нижнего);

• вставка номеров в определенном месте страницы (вверху, внизу, у края или по центру листа;

• оформление при необходимости верхнего и нижнего колонтитулов страницы;

• вставка сносок;

• введение при необходимости разрывов страниц.

7. Создание и использование стилей оформления. Эта процедура обеспечивает возможность придания документу вида, соответствующему его функциональному назначению (отчет, письмо либо приглашение и т.п.)

8. Формирование оглавления. В этой процедуре автоматически формируется составление оглавления уже созданного документа, что весьма актуально в структурно сложных и объемных документах.

9. Оформление документа в виде таблицы. Эта процедура необходима для представления информации в табличной форме.

10. Проверка орфографии и грамматики. На этой стадии возникает необходимость проверки правописания отдельных слов, выполнения правил синтаксиса, а также внесения стилистических уточнений изложения документа.

11. Оформление документа иллюстрациями. Зачастую эффектное (и эффективное) оформление документов достигается удачно подобранными и вставленными в текст рисунками, графиками, диаграммами.

12. Печать документа. Это итог всей работы по созданию, редактированию и оформлению документа. Она дает возможность пользователю придать документу требуемую форму:

• изменение границ абзацев (величины отступа);

• размещение текста на странице в несколько столбцов;

• изменение шрифтового оформления (начертание шрифта, величина символа, выделение жирным шрифтом или курсивом и т.п.);

• автоматическое создание маркированных и нумерованных списков; • изменение межстрочных расстояний в абзацах текста;

• обрамление и заливка цветовым фоном фрагмента текста.