4 Інвентарізація
Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності підприємства (незалежно від форм власності) проводять інвентаризацію активів, майна, коштів, незавершеного виробництва, фінансових зобов'язань, розрахунків та інших статей балансу. Метою проведення інвентаризації- є визначення відповідності фактичних даних про стан засобів та їх джерел обліковим даним, тобто записам у рахунках бухгалтерського обліку.
Державними підприємствами інвентаризація проводиться відповідно до «Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу», яка затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України від ЗО жовтня 1998 р. № 90.
Підприємствами незалежно від форм власності проведення інвентаризації передбачено інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. № 69.
Інвентаризацією називається перевірка наявності засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів у матеріально відповідальної особи підприємства на певну дату шляхом перелічення, обміру, зважування і подальше зіставлення фактичних залишків з даними бухгалтерського обліку (з так званими книжковими залишками).
Кількість інвентаризацій у звітному році, дати їх проведення, перелік майна і зобов'язань, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються власником, керівником підприємства, установи, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим згідно з законодавством.
Проведення інвентаризації є обоє 'язковим:
• перед складанням річної бухгалтерської звітності;
• за приписом правоохоронних органів;
• при зміні матеріально відповідальної особи на день приймання-передачі справ;
• при здачі майна в оренду, приватизації майна державного підприємства;
• при встановленні фактів крадіжок, зловживань та псування матеріальних цінностей - негайно при встановленні таких фактів;
• при переоцінці майна підприємств;
• у разі пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусу тощо) - негайно після стихійного лиха або ліквідації пожежі.
Інвентаризації проводяться відповідними інвентаризаційними комісіями. На підприємствах можуть бути створені постійно діючі інвентаризаційні комісії, до складу яких входять керівник підприємства або його заступник, головний (старший) бухгалтер, керівники структурних підрозділів (служб), спеціалісти. Для безпосереднього проведення інвентаризації матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахунків тощо створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі представника керівника підприємства (голова комісії) і спеціалістів (працівник бухгалтерії, економіст, технолог, інженер та інші). У комісію обираються досвідчені працівники, що добре обізнані з питаннями визначення кількості, якості, комплектності матеріальних цінностей та цін на них, а також володіють знаннями первинного обліку.
При проведенні інвентаризації робочі інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за своєчасність і додержання порядку її проведення, повноту і точність внесення у відповідні інвентаризаційні документи даних про фактичний залишок матеріальних цінностей і грошових коштів, за правильність і своєчасність складання відповідних матеріа-.лів інвентаризації. Члени інвентаризаційних комісій, за внесення в документи інвентаризації свідомо неправильних Даних про фактичні залишки цінностей та грошових коштів з метою приховування їх нестач, розтрат та лишків матеріальних цінностей, підлягають притягненню до відповідальності у порядку, передбаченому чинним законодавством.
Перед початком інвентаризації членам робочої інвентаризаційної комісії вручається наказ або розпорядження керівника підприємства про її проведення, а голові комісії -контрольний пломбір.
Важливою умовою проведення інвентаризації є її раптовість. Тільки за цієї умови можна встановити дійсний стан збереження матеріальних цінностей і грошових коштів. Матеріально відповідальна особа, якій відомо про проведення інвентаризації, може будь-яким способом (складання безтоварного документа, позичення грошей і т. ін.) приховати нестачу або розтрату цінностей чи грошових коштів.
Робота інвентаризаційної комісії складається з ряду етапів: підготовчий, перевірка матеріальних цінностей у натурі, підбиття підсумків інвентаризації та їх оцінка.
Підготовчий етап — полягає в тому, що перед тим, як розпочати (на складі або в іншому приміщенні) перевірку матеріальних цінностей у натурі, інвентаризаційна комісія зобов'язана:
• опломбувати інші підсобні приміщення та місця зберігання матеріальних цінностей, які закріплені за матеріально відповідальною особою. Під час роботи інвентаризаційної комісії, а також під час перерви в її роботі ключі від місць зберігання цінностей повинні знаходитися у матеріально відповідальної особи, а печатка чи пломбір - у голови комісії (ініціатора проведення інвентаризації);
• перевірити справність ваговимірювальних приладів і додержання встановлених термінів їх клеймування;
• одержати від матеріально відповідальної особи на момент інвентаризації первинні прибуткові й видаткові документи, затребувати від неї звіт про рух матеріальних цінностей або грошових коштів. Крім того, голова інвентаризаційної комісії або працівник міліції (у випадку проведення інвентаризації за його ініціативою) повинен завізувати всі прибуткові й видаткові документи, що додаються до звіту або реєстру;
• одержати від матеріально відповідальної особи розписку про те, що всі документи, які відносяться до оприбуткування або витрачання цінностей здані у бухгалтерію, ніяких неоприбуткованих або списаних на видатки цінностей вона не має.
Візування документів та одержання від матеріально відповідальної особи розписки необхідні для того, щоб матеріально відповідальна особа у разі виявлення у ході інвентаризації нестачі цінностей або грошових коштів не склала попереднім числом безтоварний видатковий документ.
Під час проведення інвентаризації усі операції по надходженню та видачі матеріальних цінностей припиняються.
Остаточні результати інвентаризаційної комісії оформлюються актом інвентаризації. Усі документи, що складаються в процесі інвентаризації,- інвентаризаційний опис, порівняльна відомість, акт інвентаризації - мають комісійний характер і тому вони повинні бути підписані головою інвентаризаційної комісії, її членами і матеріально відповідальною особою.