Формування технологічного середовища інформаційної системи
Як було зазначено вище, інформаційна система є основним елементом інформаційного менеджменту. З визначення інформаційної системи слідують наступні її функції: збір, зберігання, оброблення, пошук, видача інформації, необхідної в процесі ухвалення рішень.
Основними процесами, що протікають в інформаційній системі є уведення, оброблення та виведення інформації, які здійснюються з використанням апаратної та програмної частин інформаційної системи за посередництва персоналу організації або іншої інформаційної системи, які забезпечують формування та підтримку зворотних зв'язків у системі.
Відзначимо, що інформаційна система немислима без персоналу, що взаємодіє з комп'ютерами і телекомунікаціями. У цьому сенсі персонал — це невід'ємний і, більш того, основний елемент інформаційного менеджменту.
Не дивлячись на велику кількість типів інформаційних систем, можна виділити наступні властивості, характерні, в загальному випадку, будь-якій системі:
будь-яка інформаційна система може бути піддана аналізу, побудована і керована на основі загальних принципів побудови систем;
інформаційна система є динамічною і такою, що розвивається;
при побудові інформаційної системи необхідно використовувати системний підхід;
вихідною продукцією інформаційної системи є інформація, на основі якої ухвалюються рішення.
Інформаційну систему треба сприймати як людино-машинну систему оброблення інформації.
Рис. 1.1. Виды обеспечения информационной системы
Види забезпечення, показані на рис. 1.2 можна розглядати у якості технологічного середовища інформаційної системи.
Кожен з видів забезпечення інформаційної системи є предметом самостійного вивчення дисциплін, що є суміжними по відношенню до інформаційного менеджменту. Тому нижче розглядаються тільки найважливіші моменти, потрібні для розуміння завдань інформаційного менеджменту.
Технічне забезпечення — комплекс технічних засобів, призначених для функціонування інформаційної системи, а також відповідна документація на ці засоби і технологічні процеси.
Комплекс технічних засобів складають:
комп'ютери будь-яких моделей;
пристрої збору, накопичення, оброблення, передачі і виведення інформації;
пристрої передачі даних і ліній зв'язку;
оргтехніка і пристрої автоматичного копіювання інформації;
експлуатаційні матеріали і ін.
Документацією оформляються попередній вибір технічних засобів, організація їх експлуатації, технологічний процес оброблення даних, технологічне оснащення.
Математичне і програмне забезпечення — сукупність математичних методів, моделей, алгоритмів і програм для реалізації цілей і завдань інформаційної системи, а також для нормального функціонування комплексу технічних засобів.
До засобів математичного забезпечення відносяться:
засоби моделювання процесів управління;
типові завдання управління;
методи математичного програмування, математичної статистики, теорії масового обслуговування і ін.
До складу програмного забезпечення входять загальносистемне і спеціальне програмне забезпечення (що включають технічну документацію).
До загальносистемного програмного забезпечення відносяться комплекси програм, орієнтовані на користувачів і призначені для вирішення типових завдань оброблення інформації. Вони служать для розширення функціональних можливостей комп'ютерів, контролю і управління процесом обробленняи даних.
Спеціальним програмним забезпеченням є сукупність програм, розроблених при створенні конкретної інформаційної системи. У його склад входять пакети прикладних програм (ППП), що реалізовують розроблені моделі різного ступеня адекватності, що відображають функціонування реального об'єкту.
Технічна документація на розробку програмних засобів повинна містити опис завдань, завдання на алгоритмізацію, економіко-математичну модель завдання, контрольні приклади.
Інформаційне забезпечення — сукупність єдиної системи класифікації і кодування інформації, уніфікованих систем документів, схем інформаційних потоків, циркулюючих в організації, а також методології побудови баз даних.
Уніфіковані системи документації створюються на державному, республіканському, галузевому і регіональному рівнях. Головна мета — це забезпечення зіставності показників різних сфер суспільного виробництва. Розроблені стандарти, де встановлюються вимоги до:
уніфікованих систем документації;
уніфікованих форм документів різних рівнів управління;
складу і структури реквізитів і показників;
порядку впровадження, ведення і реєстрації уніфікованих форм документів.
Схеми інформаційних потоків відображають маршрути руху інформації, а також її об'єми, місця виникнення первинної інформації і використання результатної інформації. За рахунок аналізу структури подібних схем можна виробити заходи по вдосконаленню всієї системи управління. Побудова схем інформаційних потоків, що дозволяють виявити об'єми інформації і провести її детальний аналіз, забезпечує:
виключення дублюючої і невживаної інформації;
класифікацію і раціональне представлення інформації.
Методологія побудови баз даних базується на теоретичних основах їх проектування. Для розуміння концепції методології приведемо основні її ідеї в двох етапах, що послідовно реалізовуються на практиці:
1-й етап — обстеження всіх функціональних підрозділів фірми з метою:
зрозуміти специфіку і структуру її діяльності;
побудувати схему інформаційних потоків;
проаналізувати існуючу систему документообігу;
визначити інформаційні об'єкти і відповідний склад реквізитів (параметрів, характеристик), що описують їх властивості і призначення.
2-й етап — побудова концептуальної інформаційно-логічної моделі для обстеженої на 1-му етапі сфери діяльності. У цій моделі повинні бути встановлені і оптимізовані всі зв'язки між об'єктами і їх реквізитами. Інформаційно-логічна модель є фундаментом, на якому буде створена база даних.
Для створення інформаційного забезпечення необхідно:
ясне розуміння цілей, завдань, функцій всієї системи управління організацією;
виявлення руху інформації від моменту її виникнення і до використання на різних рівнях управління, представленою для аналізу у вигляді схем інформаційних потоків;
вдосконалення системи документообігу;
наявність і використання системи класифікації і кодування;
володіння методологією створення концептуальних інформаційно-логічних моделей, що відображають взаємозв'язок інформації;
створення масивів інформації на машинних носіях, що вимагає наявність сучасного технічного забезпечення.
Організаційне забезпечення — сукупність методів і засобів, що регламентують взаємодію працівників з технічними засобами і між собою в процесі розробки і експлуатації інформаційної системи.
Організаційне забезпечення реалізує наступні функції:
аналіз існуючої системи управління організацією, де використовуватиметься ІС, і виявлення завдань, що підлягають автоматизації;
підготовка завдань до вирішення на комп'ютері, включаючи технічне завдання на проектування ІС і техніко-економічне обгрунтування її ефективності;
розробка управлінських рішень по складу і структурі організації, методології вирішення завдань, направлених на підвищення ефективності системи управління.
Правове забезпечення — сукупність правових норм, що визначають створення, юридичний статус і функціонування систем, а також регламентують порядок отримання, перетворення і використання інформації.
Головною метою правового забезпечення є укріплення законності.
До складу правового забезпечення входять закони, укази, ухвали державних органів влади, накази, інструкції й інші нормативні документи міністерств, відомств, організацій, місцевих органів влади. У правовому забезпеченні можна виділити загальну частину, яка регулюює функціонування будь-якої інформаційної системи, і локальну частину, яка регулюює функціонування конкретної системи.
Правове забезпечення етапів розроблення інформаційної системи включає нормативні акти, пов'язані з договірними відносинами розробника і замовника і правовим регулюванням відхилень від договору.
Правове забезпечення етапів функціонування інформаційної системи включає:
статус інформаційної системи;
права, обов'язки і відповідальність персоналу;
правові положення окремих видів процесу управління;
порядок створення і використання інформації і т. ін.
В умовах швидкого розвитку засобів технічного, програмного й інших видів забезпечення інформаційних систем множаться варіанти можливостей формування технологічного середовища інформаційних систем. При цьому маються на увазі не проектні роботи зі створення систем і її елементів, а ті рішення, які приймає менеджер як представник замовника. З позицій інформаційного менеджменту відносно видів забезпечення інформаційних систем необхідно з'ясувати наступні важливі питання:
чи потрібно завжди прагнути використовувати тільки новітні засоби інформатизації і при цьому ризикувати із-за їх незавершеності;
який ступінь децентралізації інформаційних систем необхідно вибрати;
чи слід довіряти прийнятим міжнародним нормам (зокрема тим, які тільки ще починають вводитися), що приймаються, або віддати перевагу нормам (нормативам) одного певного виготівника.
Вибір технічного забезпечення. Обираючи технічні засоби в загальному випадку керуються наступними основними чинниками:
технічні засоби повинні бути здатними підтримувати ті функції управління, які є важливими відносно виконання вирішуваних інформаційною системою завдань;
засоби спілкування людини з комп'ютером повинні відповідати сучасним ергономічним вимогам;
швидкісні та інші характеристики процесорів повинні бути достатні, щоб гарантувати своєчасну відповідь на запит. Крім того, вони повинні бути готові до майбутніх збільшень навантаження;
комп'ютерні механізми повинні дозволяти здійснювати операції введення і виводу інформації пристроями, відмінними від клавіатури. Користувачі краще відносяться до систем, керованих голосом і з сенсорними екранами;
телекомунікаційні засоби повинні забезпечувати зв'язок користувачів з віддаленою інформацією (філії, відділення);
до складу технічних засобів повинні бути включені системи, необхідні для аналітика інформації. Наприклад, такі як поштові системи, факсимільне оснащення, голосова пошта і системи відеоконференцій.
Вибір засобів інформатизації для розвитку інформаційних систем з нових пропозицій постачальників або із уже існуючих на ринку виробів здійснюється, як правило, за тим стратегічним критерієм, значення якого найповніше відображає роль інформаційної системи для підприємства. Наприклад, підприємство може прагнути мати протягом даного стратегічного періоду єдиний технологічний парк, з тим щоб використовувати як внутрішні (нагляд, навчання), так і зовнішні (умови при покупці, супровід) його переваги.
Для вибору технічного забезпечення інформаційної системи необхідні ретельне вивчення ринку, переговори з постачальниками, скрупульозне збирання досвіду як власного підприємства, так і інших користувачів, що складає суть маркетингу. Все це потрібно перетворити на практичні рішення з вибору засобів інформатизації. Необхідно також регулярно аналізувати, в якій мірі ті чи інші послуги повинні забезпечуватися своїми силами, а в якій — тим або іншим зовнішнім виконавцем. Аналіз показників господарської діяльності (наприклад, аналіз вартості ремонту в одиницю часу) може зажадати заміни технічних або програмних засобів.
Вибір програмного забезпечення інформаційної системи. При виборі програмного забезпечення інформаційної системи необхідно керуватися наступними міркуваннями.
Багато компаній використовують наступний, в принципі цілком можливий, варіант вибору або розробки програмного забезпечення. Вони стверджують: "Ми маємо в штаті програміста, і він може запрограмувати все від самого початку до самого кінця на базовій мові С++ або Delphi".
Звичайно, такий підхід має право на існування, оскільки знайти порівняно дешевого програміста не складає труднощів, але, на думку фахівців, він представляється безперспективним, хоч би з двох причин.
По-перше, на стандартне програмне забезпечення, що існує на ринку, витрачено багато людино-годин, причому не тільки на написання самих програм, але і на їх відладку.
По-друге, програміст може у будь-який момент звільнитися і понести з собою все "know-how", і систему в подібних випадках часто доводиться переписувати практично "з нуля", тоді як при ліцензійному програмному забезпеченні такі ситуації можуть бути виключені. Більше того, як показує практика, основні недоліки "самопальних" систем з'ясовуються уже на етапах їх експлуатації і ведуть до руйнівних наслідків, оскільки виправлення помилок вимагає великих витрат часу і грошей. А найсумніше — необхідно зупиняти систему на невизначений термін, що спричиняє за собою фактичне загальмовування бізнесу у відповідних напрямах.
Можна сформувати ряд критеріїв, якими слід керуватися при підборі системи програмного забезпечення:
Система повинна бути саме системою, тобто зміна в одній її частині (скажімо, зміни запасів на складі) повинні автоматично змінити показники в інших її розділах (скажімо, в бухгалтерських проводках). Це властивість системи називається інтегрованістю.
Процедури в автоматизованих системах повинні бути дійсно автоматизовані. Річ у тому, що не завжди після впровадження системи кількість процедур зменшується, просто раніше вони виконувалися, наприклад, на папері, а зараз робиться все те ж саме, але на комп'ютері.
Система повинна давати керівникові можливість отримувати оперативну інформацію для ухвалення рішень.
Система повинна бути легка в навчанні і використанні (дружня), щоб рядовий співробітник міг навчитися виконувати свої обов'язки з її допомогою за максимально короткий час.
У системі повинна бути закладена можливість без допомоги програміста редагувати всі необхідні звіти і документи, міняти їх форму і створювати власні формати.
У системі повинні бути закладені процедури контролю, що зводять помилки до мінімуму.
Система повинна давати можливість відстежити, хто і коли вніс зміни в тому або іншому файлі і який запис був до цих змін.
У системах середнього рівня і вище повинні бути присутніми надійні програми захисту даних і функції розподілу прав доступу.
Вибір (розроблення) інформаційного забезпечення. Інформаційне забезпечення інформаційної системи повинно бути раціональним (ефективним), тобто вимагати мінімуму витрат на збір, зберігання і використання даних, і повинно забезпечувати комплексний аналіз будь-якого економічного явища або процесу, що відбувається на підприємстві. З одного боку, для комплексного аналізу потрібна різностороння інформація. З іншого боку, надлишок інформації подовжує процес її пошуку, збору і ухвалення рішення. З даної вимоги витікає необхідність вивчення корисності інформації і вдосконалення інформаційних потоків шляхом усунення зайвих даних і введення необхідних. Основною вимогою до якості інформації є зіставність по предмету і об'єктам дослідження періоду часу і методології числових показників.
Місце інформаційного забезпечення визначається організаційною моделлю підприємства. Спочатку існували функціональні підсистеми управління і підсистема лінійного керівництва. Далі із зростанням управлінського апарату, об'єму управлінських робіт, інформації і документообігу з'являються так звані підсистеми забезпечення управління, покликані організовувати і контролювати діяльність керуючої системи.
Функції інформаційного забезпечення на підприємстві можна розділити на первинні і вторинні.
До первинних функцій відносяться:
організація масивів інформації;
організація інформаційних потоків;
організація процесів і засобів збору, зберігання, оброблення і транспортування інформації. I
При організації масивів інформації використовуються уніфіковані системи документації і класифікатори, тобто інформаційні технології забезпечення управлінської діяльності.
Організація інформаційних потоків припускає: визначення джерел і споживачів інформації відповідно до спеціальних функцій і завдань управління; визначення складу інформації, періодичності її циркуляції і форм представлення; розробку документообігу; використання комплексу технічних засобів для організації потоків інформації; встановлення порядку складання, оформлення, реєстрації, узгодження і затвердження документів. Організація процесів збору, зберігання, обробки і транспортування інформації припускає: розробку забезпечення інформаційних процесів необхідними технічними засобами; розподіл між підрозділами і окремими виконавцями завдань по підготовці і передачі інформації від місця її виникнення до споживання.
Вторинною функцією інформаційного забезпечення є забезпечення управлінського персоналу науково-технічною інформацією про новітні вітчизняні і зарубіжні досягнення в науці, техніці, економіці, технології виробництва, про розвиток науки, техніки і технології управління, передовий вітчизняний і зарубіжний досвід в області управління. Головним підрозділом по цьому блоку виступає відділ науково-технічної інформації, патентно-ліцензійний відділ і так далі.
За відсутності спеціальних підрозділів з інформаційного забезпечення системи управління координацію і методичне керівництво цими роботами доцільно покласти на підрозділ, відповідальний за організацію управління підприємством.