Облік надходження товарів Документальне оформлення надходження товарів

Поставку товарів у торговельні підприємства здійснюють постачальники (постачальники - виробники або постачальники - посередники). Правові принципи взаємин з ними будуються на основі Господарського Кодексу України (глави 19,20).

Оформлення надходження товарів передбачає складання договору на поставку товарів, виписку звичайних супровідних документів: залізничних, товарно-транспортних і інших накладних, а так само документів, передбачених договором поставки товарів, виписку податкової накладній.

У торговельній діяльності підприємств основним документом, що регламентує відносини сторін між постачальником товарів і їхнім покупцем, є договір купівлі-продажу. Це правовий документ, у якому вказуються найменування та адреси сторін, предмет договору (найменування і кількість товару), ціна, умови та строки поставки, порядок розрахунків, відповідальність сторін за порушення умов договірних зобов'язань і ін.

Бухгалтер підприємства накладає візу на договір поставки товарів, контролює правильність його складання, відповідність вимогам сторін, строки виконання, предметну частину договору, вимоги до якості товарів, порядок оформлення, фінансові гарантії, які забезпечують виконання договору.

Постачальник, відвантажуючи товари, виписує, крім податкової накладної, документи двох видів, перший з яких (товарний) супроводжує товар на всьому шляху його проходження до покупця, а другий документ є розрахунковим, надається в банк і служить підставою для розрахунків з постачальником. Основними документами, які супроводжують вантаж, є рахунки, товарно-транспортні, залізничні та інші накладні.

Основними розрахунковими документами є платіжне доручення або платіжне вимога-доручення, які представляються для здійснення платежів.

Супровідні та розрахункові документи виписуються в 4-х-5-ти екземплярах: постачальникові, одержувачеві товарів, інші передаються у відповідні банки для оплати вартості товарів, тари, робіт, послуг.

У встановлених випадках разом з перерахованими супровідними документами виписуються специфікації, сертифікати, пакувальні ярлики, які характеризують якість товарів, кількість місць і інші пункти умов договорів поставки.

При відсутності транспортних і інших супровідних документів приймання товарів оформляється спеціальним прийомним актом фактичної наявності товарів, що виписується в 2-х екземплярах і в якому робиться позначка про відсутність документів. Один екземпляр направляється постачальникові, другий використається підприємством для обліку товарів.

Товари, отримані без супровідних документів, прибуткуються тільки після встановлення цін на них.

Прийом товарів здійснюється:

- на складі постачальника;

- на складі свого підприємства;

- на товарному дворі (станції) при залізничних перевезеннях.

Якщо товар приймається на складі постачальника або на товарному дворі, то представник покупця повинен пред'явити доручення встановленої типової форми (М-2).

Форма, порядок заповнення податкової накладної і кількість екземплярів, що виписуються, регламентується наказом державної податкової адміністрації від 30.05.97 р. з наступними змінами. У ній повинні бути зазначені в заголовній частині, крім інших необхідних реквізитів, ідентифікаційний номер постачальника (підприємця), зареєстрованого у відповідному виконкомі. Покупець товару зобов'язаний перевірити достовірність факту реєстрації підприємця - постачальника. У табличній частині податкової накладної вказується, крім найменування товарів, робіт, послуг, одиниці виміру, ціни, відсоток і сума податку на додану вартість (ПДВ), загальна сума за накладною, включаючи ПДВ. Податкову накладну складає особа, яка зареєстрована як платник податків у податковому органі і якій був виданий індивідуальний податковий номер платника ПДВ. У противному випадку податкова накладна вважається недійсної і у майбутньому сума ПДВ, зазначена в накладній, не буде прийнята як податковий кредит для забезпечення податкових зобов'язань. Податкова накладна є документом, від якого багато в чому залежать відносини суб'єкта підприємницької діяльності з податковими органами.

При прийманні товарів на своєму підприємстві матеріально відповідальна особа ставить свій підпис на супровідному документі та проставляє штамп підприємства, що підтверджує прийом товарів без розбіжностей із супровідним документом. При наявності розбіжностей між фактичних даних і даними супровідних документів складається акт про встановлення розбіжностей по кількості і якості при прийманні товарів. Всі супровідні документи перевіряються матеріально відповідальною особою та прикладаються до товарного звіту.

При одержанні товарів і тари безпосередньо від постачальників, які доставляються їхнім транспортом, виписується товарно-транспортна накладна (ТТН). Бухгалтер контролює обов'язково заповнення всіх реквізитів ТТН: підстава для відпуску товарів, номер автотранспортного засобу та шляхового листа, прізвища водія, матеріально відповідальних осіб, адреси сторін, предметну частину ТТН (найменування, кількість, ціну, вартість товарів і тари), наявність підписів на ТТН уповноважених осіб.

Відповідним чином контролюються й реквізити інших супровідних документів. При одержанні товарів на складах постачальників представник оптової бази пред'являє для одержання товарів доручення типової форми, що підписується керівником оптової бази та головним бухгалтером і скріплюється печаткою. Строк доручення встановлюється адміністрацією оптової бази, але не більше ніж на 10 днів. Тому в бухгалтерії повинен бути забезпечений контроль за виконанням доручень у встановлений термін (у журналі реєстрації доручень).

На залізничній станції квитанція (відривний талон) обмінюється на залізничну накладну, відповідно до якої здійснюється приймання товарів. До цього необхідно перевірити цілісність вагона, наявність пломби, а незатаренний вантаж повністю прийняти після його переваження. Всі порушення з вини залізниці відображаються в комерційному акті, що служить підставою для пред'явлення претензій винуватцеві.

Як прийомні документи можуть використатися акти приймання товарів, якщо є розбіжності із супровідними документами постачальників.

Якщо товари приймаються на складі оптової бази (магазина), доручення може не виписуватися, тому що її заміняє штамп підприємства з підписами його адміністрації.