1. Теоретическая часть

1.1. Краткое описание объекта управления

Информационный отдел создан руководством Гусиноозерской ЦРБ на и зарегистрирован решением Совета депутатов г. Гусиноозерска в 2002 году, расположено по улице Ленина 18 "А". Предприятие изготовляет документацию всей больницы, и выписывает рецепты лекарств горожанам. Отдел создано с целью предоставления населению г. Гусиноозерска различных услуг.

Предметом деятельности являются:

– копирование и печать документов, как для частных лиц, так и по заказу различных организаций;

– набор и редактирование текста;

– сканирование, корректировка графической информации;

– распечатка календарей, визиток и т.д.;

– и другие, не запрещенные законодательством.

Предприятие является юридическим лицом, имеющим самостоятельный баланс, расчетный и другие счета в банке, печать со своим наименованием, необходимые штампы.

Высшим руководящим органом предприятия является частное лицо. Исполнительным органом предприятия является ИП Гольцман, она же является и директором. Отношения между директором фирмы и трудовым коллективом регулируются коллективным договором.

Каждая служба и работники действуют на основании положений об отделах и должностных инструкций работников, согласно которым определяются место, роль в системе управления фирмой, основные задачи, обязанности, права, ответственность за выполняемую работу.

Основные задачи служб и отделов коротко можно изложить в следующем виде:

– Инженер – отвечает за обеспечение поточной организации работ, ритмичности повышения эффективности предоставления услуг, ввода в эксплуатацию новой техники; за своевременным и комплексным обеспечением отделов расходными ресурсами;

– Бухгалтерия – обеспечение правильной постановки и достоверности учета, контроль за сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, финансовых ресурсов;

– Отделы – обеспечение различных услуг (печать, копирование, обслуживание и др.).

Имущество предприятия образуется за счет:

– доходов от финансово-хозяйственной деятельности

– кредитов банка

– коммерческого кредита

– уставного фонда

– прочих доходов, не запрещенных законодательством.

Отношения фирмы с другими предприятиями, организациями и гражданами во всех сферах хозяйственной деятельности осуществляются на основе договоров. Предприятие вправе от своего имени заключать договора, приобретать имущественные и личные неимущественные права, нести обязанность, быть истцом и ответчиком в суде, арбитраже и третейском суде.

Схема организационно-производственной структуры предприятия «Пункт копирования»

Начальник отдела

Инженер, программист

Бухгалтерия

Оператор1

Оператор2

Оператор3

Предприятие создано частным предпринимателем и управляется им же. Каждодневное управление осуществляется директором фирмы. Общая политика предприятия ориентирована на три направления:

– Перечень заказов: дать предприятию работу и избежать сокращения прибыли и проблем с занятостью.

– Прибыль: возвращение капитала. Отсутствие прибыли или убытки могут привести к банкротству.

– Денежные потоки: дают возможность нормальному каждодневному функционированию фирмы. Нехватка денежных средств ведет к необходимости обращения за займами в банк.

Функциональные службы и отделы предприятия призваны помогать руководству внедрять три основные принципа:

Обеспечение перечня заказов

Данная задача является одной из обязанностей начальника. Он должен заниматься поисками нового Заказчика частного или государственного и новых контрактов в лучших условиях для получения прибыли и с минимальными рисками.

Он должен заниматься:

– поиском лучшей цены и лучшего возможного вознаграждения за выполненные работы;

– поиском надежного Заказчика, а не банкрота;

– финансированием проектов;

– условиями оплаты для избегания проблем с денежными средствами.

Обеспечение прибыли

Задача по обеспечению прибыли в основном касается управления производством:

– оптимизация методов выполнения работ (инженер, бухгалтер, программист, начальник);

– прием на работу квалифицированных сотрудников (инженер, бухгалтер.);

– управление оборудованием (инженер): покупка наиболее подходящего оборудования тщательное техническое обслуживание; продажа старого или бесполезного оборудования;

– представление счетов клиенту (бухгалтерия): не забыть представить счета за все; любые задержки, любые изменения в контракте должны быть учтены; контроль за издержками производства позволяет иметь представление ежемесячно о предполагаемой прибыли;

– подготовка работ (производственно-технический отдел): получение всех разрешений и лицензий.

Обеспечение денежных средств

– на стадии проведения переговоров по контракту необходимо обговаривать лучшие условия для Подрядчика (задача начальника);

– выставлять вовремя счета, следить за платежами Заказчика;

– вовремя выставлять счет на предоплату (бухгалтер);

– контроль за осуществлением предоплаты;

Основными принципами и целями внутрифирменных систем информации являются:

– Определение требований к содержанию информации, и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

– Выработка системы хранения, использования и предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;

– Определение потребностей в технических средствах (в том числе, в компьютерной технике) на предприятии в целом;

– Разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

– Автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

– Автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

Важными задачами внутрифирменной системы управления являются:

– координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по предприятию в целом;

– определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

– определение основных направлений развития технологий для обработки информации.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации – чрезвычайно сложная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также, от его полномочий в принятии управленческих решений.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование.

Для современных условий наиболее характерно использование электронной техники в двух основных направлениях:

– в конторском деле – для замены секретарей-машинисток и делопроизводителей;

– в бухгалтерском деле – для составления письменных финансовых документов, осуществления без кассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.