Методы оценки затрат

На концептуальной фазе проекта с целью получения первоначальных оценок затрат на проект часто используются методы расчета затрат через коэффициенты. Ими, в частности, пользуются при расчетах сверху-вниз. Есть три наиболее часто приводимых в этих случаях примера: расчет зат­рат на строительство дома по его площади, нового завода — по его произ­водственной мощности, компьютерной программы. — по числу строк ис­ходного кода. Однако эти три метода расчета затрат через коэффициенты недостаточно точны для контроля или составления сметы, так как они не учитывают разницы между проектами и не определяют конкретные про­межуточные результаты.

Если проект походит на предыдущие, то цифры затрат на предыду­щие проекты можно использовать, как исходную точку для нового. Нуж­но учесть отличия нового проекта и откорректировать старые цифры со­ответственно этим отличиям. Например, фирма по ремонту кораблей в сухих доках имеет набор стандартных проектов ремонта (например, про­екты ремонта паровых котлов), которые используются, как исходная точ­ка расчета стоимости и сроков выполнения каждого нового проекта. Для стандартных проектов отличиями считаются сроки, затраты и ресурсы, и соответственно им в стандартный проект вносятся изменения. Такой подход позволяет фирме за короткий промежуток времени разработать потенциальный график работ, рассчитать затраты и составить смету. К сожалению, такой подход применим к очень незначительному коли­честву проектов.

Типичным для этого подхода является желание иметь 95% вероятнос­ти совпадения расчетов времени и затрат. Конечно, прошлый опыт — это хорошая исходная точка для расчетов. Но, чтобы достичь 95%-го уровня вероятности, в расчетах с использованием прошлого опыта нужно учиты­вать другие соображения. Нужно учесть особенности нового проекта, ра­ботников, внешние факторы и на основе этого повысить качество расче­тов времени и затрат на новый проект.

На точность расчетов также сильно влияет уникальность проекта. На­пример, время на внедрение новой технологии, как правило, увеличивает­ся не линейно. Иногда плохо написанные спецификации масштаба для но­вых технологий приводят к ошибкам в расчетах времени и затрат. Внешние и внутренние условия тоже могут давать ошибки. Проекты, выполнение которых требует длительного времени, увеличивают неточность расчетов, заранее установленное время реализации может сильно повлиять на рас­четы времени и затрат.

Человеческий фактор тоже может быть источником ошибки при рас­четах. То, насколько работники обладают необходимой для выполнения задачи квалификацией, повлияет на производительность и время приоб­ретения ими опыта. Оценки того, как люди работают — на ставку или пол­ставки, показывают, что те, кто работает на полную ставку, работают бо­лее производительно. Близость членов команды к организационной инф­раструктуре повлияет на обмен информацией и, таким образом, на расчеты (то есть, они могут повлиять на то, сколько времени требуется для приня­тия решений). Иногда такой фактор, как текучесть кадров, может повли­ять на расчеты.

И, наконец, изменения в расчеты времени и затрат могут внести вне­шние по отношению к проекту факторы. Например, простой оборудова­ния может повлиять на общее время. Национальные праздники, отпуска, юридические ограничения также могут повлиять на оценку. Вместе расче­ты времени и затрат позволяют управляющему составить смету.

Наиболее надежный способ произвести расчеты — обратиться к от­ветственным за работу. Эти люди по опыту знают, где найти информацию, позволяющую рассчитать затраты на пакеты работ. Когда есть значитель­ная неуверенность в цифре затрат, необходимых для выполнения пакета работ, самое разумное — сделать три типа расчетов затрат: оптимально-низких, средних и высоких.