5. Разделение труда учетного персонала

Различают три вида разделения труда учетного персонала:

• Предметное

• Линейное

• Функциональное

Предметный вариант разделения труда предполагает распределение документов в соответствии с названием отделов:

• Расчетный отдел

• Производственный отдел

• Отдел расчетов

• Отдел сбыта

• Общий отдел

Каждый отдел занимается текущим учетом от начала и до конца по группе счетов исходя из их экономической однородности. Например, расчетный отдел ведает учет расчетов с персоналом по оплате труда и приравненным к ней платежам; материальный отдел – по группе счетов производственных запасов и т. д. Отдел может включать несколько работников, возглавляемых старшим бухгалтером . Предметный подход является распространенным на средних и крупных акционерных, а так же государственных предприятиях.

Линейный вариант разделения труда наиболее типичен для организации учета в структурных подразделениях предприятия (цехах, производствах). Весь учетный процесс: от наблюдения, сбора, регистрации до систематизации, группировки, обработки и обобщения – осуществляется так называемыми «учетными группами».

Функциональный вариант разделения труда предусматривает , что каждый работник или определенная группа работников специализируется на выполнении однородных учетных операций . Эти операции, как правило, соответствуют стадиям технологического процесса формирования учетной информации. Он в большей степени соответствует современному уровню формирования информационной системы в организации с высоким уровнем применения вычислительной техники. Независимо от организационного строения бухгалтерского аппарата объем обязанностей для каждого бухгалтера должен определяться должностной инструкцией. Такой подход повышает персональную ответственность, а следовательно, способствует подготовке качественной и своевременной учетной информации для целей управления.

Вместе с тем независимо от варианта разделения труда организационный аспект учетной политики должен быть подчинен созданию оптимальной схемы документооборота. Её построение предусматривает четкое деление прохождения и обработки соответствующей документации на отдельные этапы. В каждом из них должны быть определены графики выполнения отдельных видов учетных работ, установлены их объемы, конкретные исполнители. На входе и выходе первичных учетных документов и соответствующих учетных регистров следует разработать определенные схемы внутреннего контроля. Последние должны составлять часть должностных инструкций бухгалтеров. Периодически следует обобщать степень эффективности организационной структуры аппарата бухгалтерии. Определяющим критерием такой эффективности может являться отсутствие рекламаций со стороны пользователей учетной информации, полное и качественное ее содержание. Если подобная цель не достигнута, следует установить в чем ее причины. Полученные результаты по материалам проверки являются основой для разработки перечня мероприятий по совершенствованию учетного процесса и новых схем документооборота, направленных на достижение конечной цели бухгалтерии – своевременно подготовить необходимую информацию, на основе которой будет подготовлена достоверная и прозрачная отчетность для соответствующих ее пользователей. Эти действия должны реализовываться в рамках установленного календарного плана , ответственных исполнителей и оформлены в виде приказа руководителя на основе представленного соответствующего объяснения главным бухгалтером.

Соответствующая схема документооборота должна дополняться разработкой конкретных индивидуальных планов-графиков в разрезе участков, отделов, складов, отдельных исполнителей.

По каждому структурному подразделению организации устанавливается определенный объем работ, его содержание, перечень входящих документов, разработанных в данном подразделении, обосновывается целесообразность использования его в целях управления, а так же перечень исходящей документации из соответствующего отдела и т.п. , адреса этой документации, сроки передачи.

Объемы работ структурных подразделений формируются путем обобщения индивидуальных планов-графиков каждого исполнителя.

Ответственность за разработку и исполнение графиков, правильное и своевременное составление необходимых документов, определенных этими графиками, сроков передачи их в бухгалтерию несут лица, заполнившие и подписавшие эти документы. Центральной фигурой, осуществляющей контроль за соблюдением графика документооборота, является главный бухгалтер. Его указания в этой части являются обязательными для всех исполнителей и структурных подразделений организации.