6.5. Формулы и функции в Excel

Формулы в Microsoft Excel являются инструкцией по выполнению последовательности операций. Применение формул позволяет на основе исходных данных выполнять разнообразные вычисления. Формула содержит функции, константы, адреса ячеек и диапазонов. Имена ячеек или диапазонов, объединенные знаками математических операций и круглыми скобками. Результатом вычислений по формуле является числовое или логическое значение в ячейке. Числовое значение формируется в случае использования только арифметических операций, а логическое значение (истина/ложь) – при использовании логических операций или операций сравнения. При вычислении учитывается приоритет выполнения операций, принятый в математике. При вводе формулы в ячейку автоматически вычисляется значение, рассчитанное по формуле. Для просмотра в таблице не вычисленных значений, а записи самих формул необходимо установить переключатель Формулы на вкладке Вид диалогового окна команды Сервис-параметры.

Ввод формулы начинается со знака равенства или плюса и заканчивается нажатием клавиши <Enter>. При задании в формуле адреса ячейки (диапазона ячеек) используется непосредственный ввод с клавиатуры либо, выделив мышью ячейку (диапазон ячеек), автоматическое указание ее адреса в строке формул.

В электронной таблице часто приходится выполнять однотипные вычисления в различных ячейках. Чтобы не повторять в каждой из них ввод формулы в Excel, предлагается использовать технологию мультиплицирования формулы. При копировании формулы необходимо учитывать, что при изменении адресов используемых в формуле ячеек или диапазонов ячеек эти адреса автоматически корректируются.

В формулах возможно использование ячеек, находящихся на другом рабочем листе книги или в другой рабочей книге. В этом случае необходимо указывать имена этой рабочей книги и рабо­чего листа перед адресами ячеек или диапазона, содержимое которых участвует в вычислении. Например, Товары!А2 или [Налог.хls]Лист3!$В$2 или [Налог.хls]Лист3!Процент – если для ячейки В2 задано имя Процент. Задание имени ячейки осуще­ствляется командой Вставка–Имя–Присвоить.

Для удобства работы с рабочей книгой рекомендуется пере­именовать рабочие листы. Для этого используется команда Формат–Лист–Переименовать.

При использовании формул для более сложных расчетов Excel имеет средство автоматизации построения формул – мастер функций. Мастер функций позволяет построить любую комбинацию вложенных функций, отслеживая правильность завершения каждой из них. В процессе работы пользователь отвечает на вопросы мастера. В зависимости от ответов мастер включает необходимые функции. Вызов мастера функций осуществляет­ся командой Вставка–Функция. Создание функции мастером осуществляется за два шага. На первом шаге активизируется диалоговое окно выбора из множества функций Excel требуемой функции (рис. 2).

Р ис. 6.2. Диалоговое окно Мастера функций (шаг выбора функции). В нижней части окна описаны аргументы функции СУММ.

В списке Категория приведены категории встроенных в Excel функций. При выборе соответствующей категории в списке Функция появляется перечень функций, принадлежащих выб­ранной категории.

Например, функция СУММ, принадлежащая категории Ма­тематические, выполняет суммирование содержимого ячеек или диапазонов ячеек. Эта функция позволяет задавать до 30 ар­гументов, каждый из которых является адресом отдельной ячей­ки или диапазона ячеек.

Функция ЕСЛИ, принадлежащая категории Логические, реа­лизует возможность задания альтернативных значений в теку­щую ячейку. Функция требует задания трех аргументов, первый из которых обычно принимает логическое значение. Как прави­ло, в качестве этого аргумента используется операция сравнения. Если значение первого аргумента истинно (отлично от нуля), то в ячейку записывается второй аргумент, в противном случае – третий.

Относящаяся к категории Ссылки и массивы функция ПРО­СМОТР имеет две синтаксические формы: вектор и массив. Век­торная форма просматривает диапазон, в который входят значе­ния только одной строки или одного столбца (так называемый вектор), в поисках определенного значения и возвращает значе­ние из другого столбца или строки. Форма массива функции ПРОСМОТР просматривает первую строку или первый столбец массива, находит указанное значение и возвращает значение из аналогичной позиции последней строки или столбца массива.

Функция СЕГОДНЯ позволяет включить в таблицу текущую дату (функция без аргументов).