Закінчення сеансу роботи

Натисніть кнопку в правому верхньому куті таблиці Microsoft Excel.

Питання до самоперевірки

1. Призначення табличного процесора.

2. Будова вікна табличного процесора.

3. Порядок створення та заповнення таблиць в табличному процесорі.

4. Порядок введення формул, розмноження та копіювання даних в MS Ecxel.

Самостійна робота № 3

Тема: Функції MS Excel

Кількість годин: 8

ЗНАТИ: функції та формули MS Excel

ВМІТИ: користуватися функціями та формулами MS Excel, вставляти їх вручну або за допомогою майстра функцій

У формулах Microsoft Excel можна використовувати функції. Сам термін «функція» тут використовується в тім же значенні, що й «функція» у програмуванні. Функція являє собою готовий блок, призначений для рішення якихось завдань.

Всі функції в Excel характеризуються:

• Назвою;

• Призначенням (що, власне, вона робить);

• Кількістю аргументів (параметрів);

• Типом аргументів (параметрів);

• Типом значення, що повертається.

Як приклад розберемо функцію «СТУПІНЬ»

• Назва: СТУПІНЬ;

• Призначення: зводить зазначене число в зазначений ступінь;

• Кількість аргументів: РІВНЕ два (ні менше, ні більше, інакше Excel видасть помилку!);

• Тип аргументів: обидва аргументи повинні бути числами, або тим, що в підсумку перетвориться в число. Якщо замість одного з них вписати текст, Excel видасть помилку. А якщо замість одне з них написати логічні значення «НЕПРАВДА» або «ІСТИНА», помилки не буде, тому що Excel уважає «НЕПРАВДА» дорівнює 0, а істину — будь-яке інше ненульове значення, навіть −1 дорівнює «ІСТИНА». Тобто логічні значення в підсумку перетворяться в числові;

• Тип значення, що повертається: число - результат зведення в ступінь.

Приклад використання: «=СТУПІНЬ(2;10)». Якщо написати цю формулу в комірці й нажати Enter, в осередку буде число 1024. Тут 2 і 10 — аргументи (параметри), а 1024 — значення, що повертається функцією.

Приклад формули для обчислення довжини окружності, що містить функцію ПІ():

Синтаксис запису функції

Як ви бачите, щоб функція Excel не видала помилку, функція повинна відповідати певному набору правил. Цей набір правил називається синтаксис запису функції.

Загальний синтаксис запису будь-якої функції в Excel:

ім'я_функції([аргумент_1; аргумент_2; … ; аргумент_N])

Список аргументів взятий у квадратні дужки говорить про те, що це необов'язкова частина.

• Деякі функції взагалі не приймають аргументів. Наприклад, функція ПІ() просто повертає в комірку значення константи «3,1415…»,а функція СЬОГОДНІ() вставляє в осередок поточну дату. Однак, навіть якщо функція не приймає аргументів, порожні круглі дужки писати обов'язково, інакше Excel видасть помилку!

• Деякі функції приймають РІВНЕ ОДИН аргумент. Наприклад функції sin(число), cos(число) і т.п.

• Деякі функції приймають більше, ніж один аргумент. У такому випадку аргументи розділяються між собою крапкою з коми «;».

У загальному випадку, аргументами функції можуть бути константи (числа, уведені вручну), посилання на осередки, посилання на діапазон осередків, іменовані посилання й інші функції (вкладені функції).

Уведення функцій вручну

Для набору найпростіших формул, що містить функції, можна не користуватися спеціальними засобами, а просто писати їх вручну (див. мал. вище). Однак, цей спосіб не підходить для набору довгих формул, таких, як на мал. нижче.

До недоліків набору формул вручну можна віднести:

• Ручками ставити «=»;

• набирати ім'я функції;

• відкривати/закривати круглі дужки;

• розставляти крапки з коми;

• стежити за порядком вкладеності

• укладати текст у подвійні лапки;

• немає можливості подивитися проміжні розрахунки;

• і т.п.

Занадто більша ймовірність припуститися помилки, набираючи вручну складні й довгі формули, і на це йде багато часу.

Уведення функції за допомогою кнопки "сигма"

Один із засобів полегшити й прискорити роботу із функціями — кнопка на панелі інструментів «Стандартна». У ній розроблювачі Microsoft «сховали» п'ять часто використовуваних функцій:

• СУМ(мінімум один, максимум 30 аргументів). Підсумує свої аргументи.

Корисна рада: Щоб швидко довідатися суму значень у діапазоні, виділяємо його й дивимося на рядок стану — там повинна відображатися сума;

• СРЗНАЧ(мінімум один, максимум 30 аргументів). Знаходить середнє арифметичне аргументів;

• РАХУНОК(мінімум один, максимум 30 аргументів). Підраховує кількість чисел у списку аргументів (використовується для підрахунку кількості осередків із числами, порожні осередки й текст ігноруються);

• МАКС(мінімум один, максимум 30 аргументів). Повертає максимальний аргумент;

• МІН(мінімум один, максимум 30 аргументів). Повертає мінімальний аргумент.

Принцип роботи:

1. активізуємо осередок, де повинен бути результат (просто клацаємо);

2. Натискаємо на стрілочку праворуч від кнопки "сигма";

3. Вибираємо потрібну функцію. Після вибору Excel сам вставить знак «=», ім'я функції, круглі дужки, і навіть спробує вгадати діапазон, що ми ходимо виділити (хоча він рідко вгадує);

4. Виділяємо зв'язний діапазон осередків. Excel вставить у круглі дужки адресу виділеного діапазону;

5. Якщо потрібно, наприклад, просумувати числа з незв'язних діапазонів, затискаємо Ctrl, і виділяємо потрібну кількість діапазонів. Excel сам поставить крапку з коми, і вставить посилання на інший діапазон;

6. Коли виділили всі потрібні діапазони, для завершення натискаємо Enter;

У процесі виділення можна натискати F4 для зміни типу посилання й F3 для вставки іменованих посилань.

Робота з майстром функцій

Загальні відомості. Способи запуску

При написанні складних формул використання майстра функцій це найкраще рішення. Він дуже полегшує й прискорює уведення формул, і робить багато речей за нас: автоматично вставляє знак "дорівнює", ім'я функції, круглі дужки, розставляє крапки з коми. Дозволяє переглядати значення посилань і результати проміжних обчислень.

Існує 3 способи запуску майстра функцій:

1. За допомогою кнопки в рядку формул;

2. За допомогою команди "Інші функції..." кнопки ;

3. За допомогою пункту меню "Вставка" -і> "Функція";

Перший крок

Після виконання однієї із цих дій відкриється вікно майстра функцій:

На першому кроці ми вибираємо потрібну нам функцію, користуючись пошуком або фільтром категорій. Після вибору потрібної функції натискаємо "ОК" і попадаємо на другий крок.

Другий крок

Відкривається наступне вікно:

Вставка вкладеної функції

В одну функцію можна вставити іншу функцію. Допускається до 7-мі рівнів вложенния функцій (в Office 2007 -і до 64). Звичайно, функцію можна записати вручну (писати назва вкладеної функції, відкривати дужки, ставити крапки із комою). Однак це суперечить самій ідеології майстра функцій, що повинен полегшувати написання формул, захищати користувача від помилок і звести до мінімуму ручну роботу. Існує більше зручний спосіб вкласти функцію -і спеціальна кнопка на панелі "Рядок формул":

Після вибору потрібної функції зі списку, що випадає, Excel вставить назву функції й круглі дужки в зазначене місце у формулі (в активне текстове поле аргументу). Після цього вікно майстра функцій для попередньої функції (у цьому прикладі "СУМ") зміниться на вікно для вставки функції ("СТУПІНЬ"), і її назва у формулі зробиться виділеним:

Перемикання на іншу функцію у формулі

Щоб знову повернутися до вікна для функції "СУМ", досить просто клацнути в рядку формул на її назві, і вікно для ступеня зміниться на вікно для "СУМ". Після цього функція "СУМ" у назві стане виділеною, показуючи, що в цей момент вікно відкрите саме для неї.

Найпростіші математичні й статистичні функції

МІН, МАКС

Синтаксис:

МІН(число1; число2; ... ; число30) МАКС(число1; число2; ... ; число30)

Функції МІН і МАКС приймають від 1 до 30 аргументів і повертає мінімальний / максимальний з них. Якщо як аргумент передати діапазон осередків, з діапазону буде обране мінімальне / максимальне значення. Ці функції також можуть бути вставлені за допомогою кнопки "епсілон".

СРЗНАЧ

СРЗНАЧ(число1; число2; ... ; число30)

Функція СРЗНАЧ (середнє значення) приймає від 1 до 30 аргументів і повертає їх середнє арифметичне (сума чисел, ділена на кількість чисел). Цю функцію також можна вставити за допомогою кнопки "епсілон"

СТУПІНЬ

СТУПІНЬ(число; ступінь)

Функція СТУПІНЬ повертає результат зведення першого аргументу ("число"), у ступінь, зазначений у другому аргументі ("ступінь").

СУМ

СУМ(арг1; арг2; ... ; арг30)

Функція СУМ приймає від 1 до 30 аргументів і повертає їхню суму. Як аргументи можна передавати адреси діапазонів (що найчастіше й робиться), у цьому випадку просумуються всі числа в діапазоні.

РАХУНОК

РАХУНОК(арг1; арг2; ... ; арг30)

Функція РАХУНОК приймає від 1 до 30 аргументів і повертає кількість аргументів, що є числами. Найчастіше функції просто передають адреса діапазону, а вона підраховує кількість осередків із числами.

ПІ

ПІ()

Повертає значення тригонометричної константи pi = 3,1415...

ПРОИЗВЕД

ПРОИЗВЕД(арг1; арг2; ... ; арг30)

Функція ПРОИЗВЕД приймає від 1 до 30 аргументів і повертає їхній добуток. Як аргументи можна передавати адреси діапазонів, у цьому випадку перемножаться всі числа в діапазоні.

Функції СУММЕСЛИ й СЧЕТЕСЛИ

СУММЕСЛИ

Часто необхідно не просто просумувати всі значення в діапазоні, а включити в суму тільки ті, які задовольняють певній умові. Функція СУМ підсумує все, що їй дають, функція СУММЕСЛИ дозволяє просумувати тільки значення, що відповідають певній умові

Синтаксис:

СУММЕСЛИ(діапазон; критерій; [діапазон_підсумовування] )

• діапазон: Перевіряється діапазон, кожний осередок з якого перевіряється на відповідність умові, зазначеному в другому аргументі.

• критерій: Умова для підсумовування, на відповідність якому перевіряється кожний осередок з діапазону, що перевіряється. Якщо необхідно використовувати операцію порівняння, то "логічне вираження" вказується без лівого операнда й укладається в подвійні лапки (наприклад, ">=100" -- підсумувати всі числа, більші 100). Також можна використовувати текстові значення (наприклад, "яблука" -- підсумувати всі значення, що перебувають напроти тексту "яблука") і числові (наприклад, 300 -- підсумувати значення в осередках, значення в які 300).

• діапазон_підсумовування: Необов'язковий аргумент, використовується тоді, діапазон, що перевіряється коли, і діапазон підсумовування перебувають у різних діапазонах. Якщо він не зазначений, то як діапазон підсумовування використовується перевіряється діапазон (перший аргумент). Якщо він зазначений, то підсумуються значення з осередків цього діапазону, що перебувають "навпроти" відповідних осередків діапазону, що перевіряється.

СЧЕТЕСЛИ

Працює дуже схоже на функцію СУММЕСЛИ. У відмінності від СУММЕСЛИ, що підсумує значення з осередків, СЧЁТЕСЛИ підраховує кількість осередків, що задовольняють певній умові. Якщо написати формулу СУММЕСЛИ(">10", A1:A10), буде підрахована сума значень із осередків, значення в які більше 10. Якщо ж написати СЧЁТЕСЛИ(">10", A1:A10), буде підрахована кількість осередків, значення в які більше 10.

Синтаксис:

СЧЕТЕСЛИ(діапазон; критерій)

• діапазон: Перевіряється діапазон кожний осередок з якого перевіряється на відповідність умові, зазначеному в другому аргументі. Із цього ж діапазону відбувається підрахунок кількості осередків.

• критерій: Умова, на відповідність якому перевіряється кожний осередок з першого аргументу. Умова записується аналогічно СУММЕСЛИ.

У прикладі вище фактично підраховується кількість осередків, що містять текст "Яблука".

Логічні функції ЯКЩО, И, АБО

ЯКЩО

Синтаксис:

ЯКЩО(логічне_вираження; значення_якщо_істина; значення_якщо_неправда).

• Призначення: Функція ЯКЩО виконує те ("Значення якщо ІСТИНА") або інше ("Значення якщо НЕПРАВДА") дія залежно від того, виконується (дорівнює ІСТИНА) чи умова ні (дорівнює НЕПРАВДА).

• аргумент1. Логічне вираження: Усе, що дає в результаті логічні значення НЕПРАВДА або ІСТИНА. Звичайно або вираження відносини (A1>=12) або функції, що повертають логічні значення (И, АБО).

• аргумент2. Значення якщо ІСТИНА: будь-яке припустиме в Excel вираження.

• аргумент3. Значення якщо НЕПРАВДА: будь-яке припустиме в Excel вираження.

• значення, що повертається: може повертати значення будь-яких типів, залежно від аргументів 2 і 3.

Функція якщо дозволяє організувати у формулі розгалуження. Згадаєте казки: наліво підеш - коня втратиш, прямо підеш -і в болото потрапиш, праворуч підеш - засмокче в чорну діру. Використання функцій ЯКЩО, И, АБО граничить із програмуванням. Не дивно, що для багатьох людей розібратися, як вони працюють, дуже складно. У голові повинен бути чіткий алгоритм рішення завдання й потрібне гарне розуміння поняття "тип даних".

Алгоритм переходу через дорогу на світлофор

І

Синтаксис:

Логич_знач И( логич_знач1; логич_знач2; ... ; логич_знач30 )

• Призначення: Функція И використовується тоді, коли потрібно перевірити, чи виконуються кілька умов ОДНОЧАСНО.

• аргументи: Функція И приймає від 1 до 30 аргументів, кожний з яких є логічним значенням НЕПРАВДА або ІСТИНА, або будь-яким вираженням або функцією, що у результаті дає НЕПРАВДА або ІСТИНА.

• значення, що повертається: Функція И повертає логічне значення. Якщо ВСІ аргументи функції И рівні ІСТИНА, повертає ІСТИНА. Якщо хоча б один аргумент має значення НЕПРАВДА, повертає НЕПРАВДА.

Примітка: Функція И майже ніколи не використовується сама по собі, звичайно неї використовують як аргумент інших функцій, наприклад, ЯКЩО.

АБО

Синтаксис:

Логич_знач АБО( логич_знач1; логич_знач2; ... ; логич_знач30 )

• Призначення: Функція АБО використовується тоді, коли потрібно перевірити, чи виконується ХОЧА-БИ ОДНЕ з багатьох умов.

• аргументи: Функція АБО приймає від 1 до 30 аргументів, кожний з яких є логічним значенням НЕПРАВДА або ІСТИНА, або будь-яким вираженням або функцією, що у результаті дає НЕПРАВДА або ІСТИНА.

• значення, що повертається: Функція АБО повертає логічне значення. Якщо ХОЧА Б ОДИН аргумент має значення ІСТИНА, повертає ІСТИНА. Якщо ВСІ аргументи мають значення НЕПРАВДА, повертає НЕПРАВДА.

Примітка: Функція АБО майже ніколи не використовується сама по собі, звичайно неї використовують як аргумент інших функцій, наприклад, ЯКЩО.

Функція ВПР

Для функції необхідно внести наступні дані: яке значення шукати, масив у якому відбувається пошук і номер стовпця в якому перебуває значення, яке треба повернути. Дуже зручна функція для вибору значень із зазначеного масиву із вказівкою значення, яку потрібно знайти в першому стовпці масиву й з якого стовпчика необхідно взяти дані й повернути у вихідний осередок. Функція значно розширює свої можливості при використанні її в парі з логічною функцією ЯКЩО().

Питання для самоперевірки

1. Синтаксис запису функції в MS Excel.

2. Уведення функцій вручну в MS Excel.

3. Уведення функції за допомогою кнопки "сигма" в MS Excel.

4. Робота з майстром функцій в MS Excel. Загальні відомості. Способи запуску.

5. Вставка вкладеної функції в MS Excel.

6. Перемикання на іншу функцію у формулі в MS Excel.

7. Найпростіші математичні й статистичні функції в MS Excel.

8. Логічні функції ЯКЩО, И, АБО в MS Excel.