Перечень документов

№ п/п.	Наименование документа	Частота создания (использования)	Количество в год
Входящие документы
1	Планы по ремонту объектов	2 раза в месяц	24
2	Отчеты с карточками учета зданий	4 раза в месяц	48
3	Заявка на строительные материалы (служебным письмом)	8 раз в день	1840
4	Счета выполненных работ	1 раз в неделю	42
5	Запрос на предоставление отчетов	1 раз в месяц	12
6	Директивы	1 раз в квартал	4
7	Должностные инструкции	1 раз в год	1
8	Штатное расписание	1 раз в год	1
Исходящие документы
9	Планы на доработку	1 раз в месяц	12
10	Выписки из планов по ремонту объектов	12 в месяц	144
11	Заявка на строительные материалы (на доработку)	3 раза в день	690
12	Запрос на предоставление данных	4 раза в месяц	48
13	Отчеты	5 в месяц	50
14	Утвержденные заявки на строительные материалы	7 в день	1610
15	Счета	1 раз в неделю	42
Внутренние документы
16	Аааа	7 в день	1610
17	Бббб	1 в день	40
	ВСЕГО	–	4568

В процессе своей деятельности отдел эксплуатации и ремонта взаимодействует с финансовым отделом, с отделом материального обеспечения, отделениями МИС и с управляющей организацией.

Основанием для инициализации процесса организации ремонтных работ являются планы по ремонту объектов на год, которые предоставляют ОМИСы.

Отдел ЭиР корректирует, утверждает, отсылает эти планы обратно. На их основании ОМИСы разрабатывают проектно-сметную документацию на каждый объект плана ремонта.

ОМИСы присылают заявку на строительные материалы для ремонта.

Отдел ЭиР проверяет их и отправляет в отдел материального обеспечения, который с ними в последующем и работает.

В процессе проведения ремонта ОМИСы присылают в отдел ЭиР счета выполненных работ. Экономисты отдела проверяют, утверждают и отдают счета в финансовый отдел, где производится их оплата и оформление других финансовых документов.

Управление по обеспечению и расквартированию присылает запрос на предоставление отчетов по всем видам деятельности отдела эксплуатации и ремонта. Сотрудники отдела ЭиР собирают данные, оформляют отчетные документы и отсылают их в Управление.

Помимо выше перечисленных операций сотрудники отдела аккумулируют карточки учета зданий, в которых отражается информация о характеристиках и о текущем состоянии зданий. Эти карточки присылаются ОМИСами, хранятся и используются сотрудниками отдела ЭиР и служат основным источником информации для формирования отчетных документов. По мере изменения информации о каждом здании данные в карточках корректируются. На данный момент существует порядка 3000 индивидуальных карточек учета зданий.

Образцы заполненных документов приводятся в приложении.

Для одного из документов

проанализировать структуру с указанием заголовочной, содержательной и оформляющей частей;

указать реквизиты-признаки и реквизиты-основания;

сформировать показатели;

построить граф показателей.

Заключительной операцией в этом разделе является отражение информационной взаимосвязи входной и выходной информации. Пример взаимосвязи информации представлен на рис. 1

Рис. 1. Информационная взаимосвязь входной и выходной информации