Лабораторная работа № 2. Субд Access. Создание запросов и работа с ними.

Цель работы: получить практические навыки по созданию, редактированию и использованию запросов.

Ход работы

1. Подготовка к работе.

1.1.Включите питание компьютера и дождитесь загрузки операционной системы.

1.2. Загрузите Microsoft Access.

1.3.Откройте базу данных Приемная комиссия, созданную в предыдущей лабораторной работе.

2. Проектирование запросов.

Запросы – важнейший инструмент любой системы управления базами данных. Запросы служат для выборки записей, обновления таблиц и включения новых записей. Кроме того, запросы позволяют комбинировать информацию, содержащуюся в различных таблицах, обеспечивая связанным элементам данных таблиц унифицированный вид.

2.1. Создание запросов на выборку.

Запросы на выборку предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям.

Создадим запрос на выборку данных из спроектированных ранее таблиц базы данных Приемная комиссия, где установим, сколько абитуриентов поступает на экономический факультет и кто конкретно.

Для создания запроса необходимо выполнить следующие действия:

2.1.1. Активизируйте вкладку Запросы в окне базы данных.

2.1.2. Щелкните на кнопке Создать. На экране появится окно Новый запрос.

2.1.3. Из списка способов создания запроса выберите – Конструктор и нажмите кнопку ОК. На экране появится пустое окно конструктора запроса и диалоговое окно Добавление таблицы. Диалоговое окно Добавление таблицы состоит из трех вкладок – Таблицы, Запросы и Таблицы и запросы. На них осуществляется выбор таблиц и запросов, используемых при разработке запроса.

2.1.4. Активизируйте вкладку Таблицы.

2.1.5. Маркируйте таблицу Факультет и щелкните на кнопке Добавить.

2.1.6. Маркируйте таблицу Абитуриент и щелкните на кнопке Добавить.

2.1.7. Закройте диалоговое окно Добавление таблицы. Имена таблиц появятся в окне проектирования запроса. Так как в базе данных Приемная комиссия отношения между таблицами уже задано, между полями таблиц проведена линия. Кроме того, на схеме виден характер связи – один – ко многим. Главной в данном случае является таблица Факультет (с ее стороны связь обозначена символом 1 ) и таблица Абитуриент.

2.1.8. Добавление полей в запрос можно осуществить путем перетаскивания их имен из списка, находящегося в верхней части окна конструктора, в строку бланка Поле. Другой способ – двойной щелчок на имени поля.

Используя любой из описанных выше способов, в строку Поле поместите:

• поля Ном_экз_бил, Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Абитуриент;

• поля Код_фак и Назв_фак из таблицы Факультет.

2.1.9. Установите в строке Условие отбора критерий отбора. Так как формируемый запрос должен отбирать данные обо все абитуриентах, поступающих на экономический факультет, то в поле Код_фак введите число 2, соответствующее коду экономического факультета в таблице Факультет.

2.1.10. Отсортируйте записи по фамилиям абитуриентов, для чего перейдите в столбец бланка запроса Фамилия и щелкните на строке Сортировка, после чего выберите из списка способ сортировки – по возрастанию.

2.1.11. Для отображения результатов запроса выполните команды Запрос/Запуск (можно использовать кнопку с изображением восклицательного знака, расположенную на панели инструментов Конструктор запросов ). Access отобразит результирующий набор записей, которые отобраны из таблиц Факультет, Абитуриент.

2.1.12. Проанализируйте результаты выборки.

2.1.13. Переключитесь в режим конструктора запроса, щелкнув мышью на кнопке Вид панели инструментов Access и выберите опцию Конструктор.

2.1.14. Щелкните на контрольном индикаторе в поле Код_фак строки Вывод на экран бланка запроса для отмены отображения поля в таблице результатов запроса.

2.1.15. Выполните команды Запрос/Запуск.

2.1.16. Проанализируйте результаты отображения выборки данных.

2.1.17. Выполните команды Файл/Сохранить.

2.1.18. В поле Имя запроса диалогового окна Сохранение введите имя запроса и нажмите кнопку ОК.

2.1.19. Снова переключитесь в режим Конструктора запросов.

2.1.20. Выполните команды Вид/Режим SQL, чтобы отобразить инструкции SQL

построенного запроса.

2.1.21. Изучите полученные результаты.

2.1.22. Закройте окно запроса без сохранения.

Таким образом мы создали запрос, который выводит список всех абитуриентов, поступающих на экономический факультет. Для того, чтобы получить ответ на вопрос Сколько человек поступает на экономический факультет? создадим еще один запрос, но он уже будет содержать элементы расчета.

Для создания запроса выполните следующие действия:

2.1.23. Переключитесь в режим Конструктора.

2.1.24. Удалите из бланка запроса все поля, кроме поля, которое предполагается использовать для расчетов. В данном случае оставьте поля Ном_экз_бил и Код_фак.

2.1.25. Выполните команды Вид/Групповые операции (можно щелкнуть кнопку Групповые операции на панели инструментов).

2.1.26. Установите курсор в ячейку Групповая операция поля Ном_экз_бил.

2.1.27. Выберите функцию Count ( подсчет количества записей, возвращаемых запросом ).

2.1.28. Вызовите контекстное меню и выполните команду Свойства. На экране отобразится окно Свойства.

2.1.29. Введите Количество как свойство поля Подпись.

2.1.30. Закройте окно Свойства.

2.1.31. Установите курсор в строку Условие отбора поля Код_фак.

2.1.32. Введите в ячейку значение 2, соответствующее коду экономического факультета.

2.1.33. В строке Вывод на экран этого же поля отключите контрольный индикатор.

2.1.34. Выполните команды Запрос/Запуск.

2.1.35. Проанализируйте результат выполненного запроса.

2.1.36. Закройте окно Запроса без сохранения.

2.1.37. Самостоятельно создайте следующие запросы:

• Сколько человек поступает на специальность Банковское дело и кто конкретно?

• Какие специальности имеются в институте?

• Какой средний балл по результатам сдачи вступительных экзаменов на специальность маркетинг?

• Кто набрал максимальный балл по результатам сдачи вступительных экзаменов?

• Кто набрал минимальный балл по результатам сдачи вступительных экзаменов?

2.1.38. Придумайте любой запрос к базе данных самостоятельно и создайте его.