Лабораторная работа № 1. Субд Access. Создание и связывание таблиц.

Цель работы: получить практические навыки по созданию, редактированию и связыванию таблиц с помощью СУБД Access.

Ход работы

1. Подготовка к работе.

1.1. Включите питание компьютера и дождитесь загрузки операционной системы.

1.2. Загрузите Microsoft Access.

2. Создание базы данных.

Создание новой реляционной базы данных Access осуществляется в соответствии с ее структурой, полученной в результате проектирования. Создание реляционной базы данных с помощью СУБД начинается с задания структуры таблиц. Затем создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных.

Предположим, что требуется создать базу данных Приемная комиссия. В результате обследования предметной области было решено, что она будет содержать следующие таблицы:

Экзамены табл.1

Имя поля	Тип данных	Описание
Ном_экз_бил	числовой
Код_ дисц	числовой
Оценка	числовой

Факультет табл.2

Имя поля	Тип данных	Описание
Код_фак	числовой
Назв_фак	текстовый

Специальность табл.3

Имя поля	Тип данных	Описание
Код_спец	числовой
Назв_спец	текстовый

Дисциплина табл.4

Имя поля	Тип данных	Описание
Код_дисц	числовой
Назв_дисц	текстовый

Абитуриент табл.5

Имя поля	Тип данных	Описание
Ном_ экз_бил	числовой
Код_фак	числовой
Код_ спец	числовой
Фамилия	текстовый
Имя	текстовый
Отчество	текстовый
Адрес	текстовый
Телефон	текстовый

2.1. Создание файла базы данных.

Access хранит все таблицы базы данных в одном файле. Для создания файла базы данных:

2.1.1. Выполните команды Файл/Создать базу данных.

2.1.2. Выберите вкладку Общие.

2.1.3. Щелкните по значку Новая база данных и кнопке ОК.

На экране появится диалоговое окно Файл новой базы данных.

2.1.4. В поле имя файла задайте имя файла базы данных Приемная комиссия. Тип файла базы данных по умолчанию имеет расширение .MDB.

2.1.5. В поле Папка выберите папку, где разместится файл базы данных.

2.1.6. Нажмите кнопку Создать.

В результате открывается окно базы данных. Список любого выбранного объекта новой базы данных сначала пуст.

2.2. Создание таблицы базы данных.

Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения в таблице, тип данных, размер, ключевые поля и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.

Для создания таблицы необходимо:

2.2.1. Выберите вкладку Таблицы.

2.2.2. Нажмите кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Новая таблица.

2.2.3. Выберите способ создания таблицы – Конструктор. Режим Конструктора определяет основной способ, при котором структура таблицы полностью задается пользователем.

2.2.4. Щелкните по кнопке ОК. Access перейдет в режим конструктора новой таблицы. Список ее полей будет пустым, и в первой ячейке будет стоять курсор для ввода имени поля.

2.2.5. Введите в качестве имени первого поля Ном_экз_бил.

2.2.6. Нажмите клавишу <Enter>, чтобы указать, что имя поля введено полностью. Курсор переместится вправо к ячейке указания типа поля. По умолчанию будет выбран тип Текстовый.

2.2.7. Нажмите <F4>, чтобы открыть список типов данных. ( Это можно сделать и с помощью мыши, но поскольку большая часть информации все равно вводится с клавиатуры, воспользуйтесь быстрыми клавишами).

2.2.8. Выберите тип Числовой.

2.2.9. Нажмите <F6>, чтобы переместиться на панель свойств поля. В качестве размера поля Access уже выбрала Длинное целое. Access всегда присваивает числовым полям подтип Длинное целое.

2.2.10. Откройте список и выберите подтип Целое.

2.2.11. Переместитесь к свойству Формат поля.

2.2.12. Откройте список и выберите Основной.

2.2.13. Переместитесь к свойству Число десятичных знаков.

2.2.14. Откройте список и выберите 0.

2.2.15. Переместитесь к свойству Индексированное поле.

2.2.16. Откройте список и выберите Да Допускаются совпадения.

2.2.17. Для возвращения к таблице полей нажмите клавишу <F6>.

2.2.18. Переместите курсор в столбец Описание.

Описания полей используются для ввода подписей, которые будут отображаться в строке состояния Access при перемещении курсора в данное поле таблицы. Хотя вводить описания и не обязательно, для придания приложению законченного профессионального вида лучше это сделать.

2.2.19. Введите описание поля по своему усмотрению.

2.2.20. Нажмите клавишу <Enter> после чего курсор переместится к ячейки для ввода следующего поля.

2.2.21. Введите информацию об остальных полях в соответствии с табл.1.

Значения свойств полей таблицы Экзамены приведены в таблице 6.

Табл.6

Имя поля	Размер поля	Формат	Число десятичных знаков	Основной
Ном_экз_бил	Целое	Основной	0	Допускаются совпадения
Код_ дисц	Байт	Основной	0	Допускаются совпадения
Оценка	Байт	Основной	0	Допускаются совпадения

2.2.22. Просмотрите результаты работы, выполнив команды Вид/Режим таблицы. На запрос Access о сохранении файла ответьте утвердительно, после чего появится диалоговое окно Сохранение.

2.2.23. Введите имя новой таблицы ( в данном случае имя Экзамены ) и щелкните на кнопке ОК. На экране появится сообщение, в котором Access предложит создать для нее первичный ключ. Для таблицы Экзамены откажитесь от автоматического создания ключа.

2.2.25. Выполните команды Файл/Закрыть для закрытия созданной таблицы.

2.2.26. Создайте самостоятельно таблицы Факультет, Специальность, Дисциплина и Абитуриент, используя для этих целей данные из табл.2, табл.3, табл.4, табл.5. Значения основных свойств полей для этих таблиц указаны ниже:

Табл.7 - Факультет

Имя поля	Размер поля	Формат	Число десятичных знаков	Индексированное поле
Код_фак	Байт	Основной	0	Совпадения не допускаются
Назв_фак	30	-	-	Нет

Табл.8 – Специальность

Имя поля	Размер поля	Формат	Число десятичных знаков	Индексированное поле
Код_спец	Байт	Основной	0	Совпадения не допускаются
Назв_спец	40			Нет

Табл.9 – Дисциплина

Имя поля	Размер поля	Формат	Число десятичных знаков	Индексированное поле
Код_дисц	Байт	Основной	0	Совпадения не допускаются
Назв_дисц	30			Нет

Табл.10 – Абитуриент

Имя поля	Размер поля	Формат	Число десятичных знаков	Индексированное поле
Ном_ экз_бил	Целое	Основной	0	Совпадения не допускаются
Код_ фак	Байт	Основной	0	Да Допускаются совпадения
Код_спец	Байт	Основной	0	Да Допускаются совпадения
Фамилия	15	-	-	Нет
Имя	15	-	-	Нет
Отчество	15	-	-	Нет
Адрес	40	-	-	Нет
Телефон	6	-	-	Нет

3. Выбор первичного ключа таблицы.

После определения всех полей таблицы следует указать по меньшей мере одно поле для использования в качестве поля первичного ключа, что не позволит вводить в таблицу повторяющиеся записи, поскольку поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи. Это поле не может содержать одинаковое значение для двух различных записей. Первичный ключ может быть определен только в режиме конструктора. Для создания поля первичного ключа выполните следующие действия:

3.1. В диалоговом окне База данных маркируйте таблицу Факультет.

3.2. Щелкните на кнопке Конструктор.

3.3. Установите курсор ввода в любое место строки поля, которое предполагается сделать полем первичного ключа. В таблице Факультет – это поле Код_фак.

3.4. Выполните команды Правка/Ключевое поле или выполните щелчок на кнопке с изображением ключа на панели инструментов. Слева от данного поля появится маленькое изображение ключа – признак поля первичного ключа.

Помните! Следует тщательно выбирать поле первичного ключа, т.к. при установлении связи между таблицами используется поле первичного ключа и тогда внести какие-либо изменения в таблицы практически невозможно.

3.5. Закройте таблицу Факультет.

3.6. Самостоятельно установите поле первичного ключа для других таблиц. Для таблицы Специальность - это будет поле Код_спец, для таблицы Дисциплина – Код_дисц, для таблицы Абитуриент – Ном_экз_бил. Поскольку таблица Экзамены не будет использоваться в качестве главной таблицы связи для нее первичный ключ не нужен.

4. Ввод записей.

Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. При заполнении таблиц, связи между которыми не определены параметрами целостности, только от пользователя зависит обеспечение корректности вводимой информации. После ввода данных в ячейку и попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля.

Для вставки записей в таблицу необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделите имя таблицы в окне базы данных, в нашем случае Факультет.

2. Щелкните на кнопке Открыть.

Если в данный момент открыто окно конструктора таблиц, следует установить режим таблицы, выполнив команды Вид/Режим таблицы.

3. Введите в таблицу Факультет следующие записи:

Код_фак	Назв_фак
3	экономический
2	финансово-экономический
1	менеджмент

4. Закройте таблицу, выполнив команды Файл/Закрыть.

5. Введите самостоятельно в таблицу Специальность следующие записи:

Код_спец	Назв_спец
1	облик и аудит
2	экономическая кибернетика
3	маркетинг
4	финансы
5	банковское дело
6	менеджмент в промышленной сфере
7	аграрный менеджмент

6. Закройте таблицу, выполнив команды Файл/Закрыть.

7. Введите в таблицу Дисциплина следующие записи:

Код_дисц	Назв_дисц
1	математика
2	украинский язык
4	иностранный язык
3	основы государства и право

8. Закройте таблицу, выполнив команды Файл/Закрыть.

9. Введите в таблицу Абитуриент данные о студентах разных групп.

10. Закройте таблицу Абитуриент.

4.11. Снова откройте таблицу Факультет. Вы увидите, что Access отсортировала записи по полю первичного ключа, то есть по коду факультета. Запись с наименьшим кодом факультета стоит первой, несмотря на то, что она была введена последней.

5. Редактирование записей.

В таблицу можно добавить новые записи и удалять или редактировать имеющиеся. Кроме того, можно искать конкретные записи по содержимому полей и заменять данные. Все необходимые для этого команды сосредоточены в меню Правка.

5.1. Добавьте в таблицу Специальность следующие записи:

Код_спец	Назв_спец
10	менеджмент туристической сферы
8	землеустройство и кадастр
9	правоведение

5.2. Самостоятельно освойте все возможные команды, которые используются для редактирования записей.

6. Связывание таблиц

Связь между таблицами определяет тип отношения между их полями. Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы. При наличии связи Access автоматически выбирает данные из таблиц. Access требует, чтобы те поля двух таблиц, по которым они связываются между собой, имели одинаковые типы данных. Для создания связей между таблицами необходимо выполнить следующие действия:

6.1. Выполните команды Сервис/Схема данных. На экране появится диалоговое окно Схема данных.

6.2. Выполните команды Связи/Добавить таблицу. На экране появится диалоговое окно Добавить таблицу.

6.3. Активизируйте вкладку Таблицы.

6.4. Выделите из списка таблицу Факультет.

6.5. Щелкните кнопку Добавить.

6.6. Повторите шаги 6.4-6.5 для таблиц Специальность, Дисциплина, Абитуриент, Экзамены.

6.7. Щелкните на кнопке Закрыть.

6.8. Расположите окна таблиц, чтобы на экране были видны все нужные поля. В нашем случае для удобства расположите таблицы как показано ниже:

Факультет

Код_фак

Назв_Фак

Специальность

Код_спец

Назв_спец

Абитуриент

Ном_экз_бил

Код_фак

Код_спец

Фамилия

Имя

Отчество

Адрес

Телефон

Дисциплина

Код_дисц

Назв_дисц

Экзамены

Ном_экз_бил

Код_дисц

Оценка

6.9. Связь между таблицами Факультет и Абитуриент основывается на значениях поля Код_фак. Щелкните мышью на поле Код_фак таблицы Факультет и перетащите его на поле Код_фак таблицы Абитуриент. На экране появится окно Связи, в котором будет предложена связь между таблицами Факультет и Абитуриент.

Помните! При создании межтабличной связи очень важно, из какой таблицы в какую перетаскивается поле. Поле нужно перетаскивать из таблицы со стороны один в таблицу со стороны многие. При этом в окне связи главная таблица (со стороны один) окажется слева под заголовком Таблица/запрос, таблица со стороны многие окажется справа под заголовком Связанная таблица/запрос.

6.10. Активизируйте опцию Обеспечение целостности данных, что обеспечит проверку ссылочной целостности связи между обеими таблицами. Такая проверка позволяет избежать ряда ошибок, допускаемых при удалении записей из первичной таблицы и вводе информации в связанную таблицу.

6.11. Активизируйте опцию Каскадное обновление связанных полей. Тогда любое изменение значения в ключевом поле главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях.

6.12. Активизируйте опцию Каскадное удаление связанных записей. Тогда любое удаление записи в главной таблице приведет к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице.

6.13. Щелкните на кнопке Создать. Созданная межтабличная связь отобразится графически. Пометки у концов линий связи означают, что одна запись таблицы Факультет может иметь сколько угодно связанных записей в таблице Абитуриент.

6.14. Установите связи между таблицами Специальность и Абитуриент, Дисциплина и Экзамены, Абитуриент и Экзамены. Таблицы связываются между собой отношением один ко многим.

6.15.Удалите связь между таблицами Дисциплина и Экзамены. Для этого необходимо щелкнуть по линии связи мышкой (выделить ее), а затем нажать клавишу Del .

6.16. Установите заново удаленную между таблицами Дисциплина и Экзамены связь.

6.17. Щелкните на кнопке закрытия окна Схема данных и подтвердите сохранение изменений.

7. Ввод данных в таблицу Экзамены.

Значения полей Код_дисц, Ном_экз_бил лучше всего представить в виде списка. Это избавит вас от необходимости вводить данные при заполнении таблицы, а следовательно, предотвратит появление ошибок, допускаемых при наборе.

Комбинированный список Код_дисц формируется на основе данных в связанной таблице Дисциплина. Для создания списка выполните следующие действия:

7.1. Выберите в окне базы данных таблицу Экзамены и нажмите кнопку Конструктор.

7.2. Щелкните в колонке Тип данных поля Код_дисц и в списке доступных типов полей выберите Мастер подстановок.

7.3. Активизируйте опцию Столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса, в первом диалоговом окне мастера.

7.4. Нажмите кнопку Далее. Появится второе окно мастера подстановок.

7.5. Из приведенного списка таблиц выберите таблицу Дисциплина, поскольку именно она послужит источником для списка кодов дисциплины.

7.6. Нажмите кнопку Далее, после чего вы перейдете к следующему окну мастера подстановок.

7.7. Из списка Доступные поля выберите поля, значения которых фигурируют в списке кодов дисциплин. В нашем случае следует выбрать поле Назв_дисц, так как ключевое поле Код_дисц автоматически присоединится к списку. Это можно увидеть в следующем диалоговом окне мастера, если отключить опцию Скрыть ключевой столбец..

7.8. Оставьте опцию отключенной и нажмите кнопку Далее. На экране появится следующее окно мастера, где предстоит определить колонку, одно из значений которой будет сохранено в поле Код_дисц.

7.9. Из списка Доступные поля выберите поле Код_дисц и нажмите кнопку Готово для завершения процесса проектирования комбинированного списка, предварительно сохранив проект таблицы.

7.10. Просмотрите результат своей работы. Если при вводе данных щелкнуть мышью в поле Код_дисц таблицы Экзамены, откроется список, состоящий из двух колонок: Код_дисц и Назв_дисц. Теперь достаточно выбрать соответствующую строку из списка, и код нужной дисциплины будет перенесен в поле ввода.

7.11. Создайте комбинированный список для поля Ном_экз_бил.

7.12. Введите в таблицу Экзамены данные о результатах сдачи вступительных экзаменов 25 абитуриентов.

8. Завершение работы

8.1. Закройте Excel 97.

8.2. Завершите работу с операционной системой.

8.3. Выключите питание компьютера.