57. Основные принципы, задачи и функции внутрифирменной системы информации  48. Неопределенность среды  56. Требования, предъявляемые к информации  49. Среда прямого воздействия: поставщики, материалы, капитал, трудовые ресурсы, потребители, конкуренты  55. Определение, свойства, классификация информации 

57.Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной системы информации. Основными принципами и целями ВСИ являются:

1)  определение требований к содержанию информа­ции и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

2)  выработка системы хранения, использования, пре­доставления информации в централизованном и децент­рализованном управлении;

3)  определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;

4)  разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

5)  проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, планировании, контро­ле, сборе и обработки цифровой информации;

6)  автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

7) обеспечение копировальными устройствами, телек­сами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;

8)   автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

Важными задачами ВСИ являются:

-координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;

-определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

-определение основных направлений развития техно­логии обработки информации.

-Определение потребностей каждого руководителя в не­обходимой ему конкретной информации — это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руково­дителя, а также его полномочий в принятии управленчес­ких решений.

-Автоматизированные управленческие информацион­ные системы призваны на основе быстрой обработки ин­формации выдавать информацию об отклонениях от за­планированных показателей.

Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:

определение потребности каждого конкретного руково­дителя в характере и содержании необходимой ему ин­формации для целей оперативного управления производ­ственно-сбытовой деятельностью фирмы;

определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бес­перебойного функционирования системы информации;

определение уровня затрат на использование техничес­ких средств в системе информации (содержание и обуче­ние обслуживающего персонала, оплату используемых по­мещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);

обеспечение должного уровня сбора, хранения и пре­доставления информации;

разработка программных средств, прикладных прог­рамм

48. Неопределенность среды

Под неопределенностью факторов среды следует понимать функцию количества информации

по конкретному фактору среды и относительной уверенности в точности такой информации.

Переформулировав теорию передачи информации Шеннона, получаем, что хорошо предсказуемые события несут минимальное количество информации и оказывают малое влияние на формирование неопределенности среды. В то время как практически невероятные события несут значительный массив информации, формируя значительную неопределенность среды и ее факторов.

Для эффективного стратегического управления необходим учет степени неопределенности факторов среды.

Факторы среды имеют различные уровни неопределенности

Работа с поставщиками характеризуется минимальной неопределенностью. Это объясняется тем, что в случае возникновения непредвиденных обстоятельств их всегда относительно легко преодолеть, используя доступные инструменты (например, страхование). Объем информации на данном уровне минимален.

Потребители относятся к менее детерминированной, но также поддающейся воздействию и

изучению подсистеме стратегического управления предприятием. Для снижения неопределенности на этом уровне можно использовать классические методы маркетингового анализа (изучение лояльности покупателей, приверженности определенным предприятиям и брендам и т. д.).

Достаточно высока неопределенность в деятельности конкурентов. Максимальную

неопределенность несут в себе факторы макросреды фирмы. Это вызвано тем, что, оказывая

достаточное влияние на фирму, данные факторы, в свою очередь, находятся в минимальной

зависимости от нее .

Так в в качестве критериев оценки неопределенности среды предлагается градация по двум параметрам: сложность («простая – сложная») и стабильность («стабильная – нестабильная»).

Факторы внешней среды

Деятельность конкурентов

Потребители Ранжирование факторов неопределенности среды

Поставщики

Фирма

56. Требования, предъявляемые к информации

— по объекту и качеству — краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;

— по целенаправленности — удовлетворение конкретных потребностей;

— поточности и достоверности — правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

49. Среда прямого воздействия: поставщики, материалы, капитал, трудовые ресурсы, потребители, конкуренты  Согласно Элбингу, среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организаций. К этим факторам следует отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей, конкурентов.

Поставщики.

С точки зрения системного подхода, организация – это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов – это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила.

Материалы. Некоторые организации зависят от непрерывного потока материалов. Фирмы, для которых материалы – входы, считают, что то, что необходимо для следующего этапа производственного процесса должно доставляться по принципу «точно в срок».

Капитал. Для роста цен и процветания фирме нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица, акцептующие векселя компании или покупающие ее облигации

Трудовые ресурсы. Адекватное обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей, то есть для эффективности организации как таковой. Без людей, способных эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы, все перечисленное имеет мало проку.

Законы и государственные органы.

Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческой корпорацией, и именно это определяет, как организация может вести свои дела и какие налоги должна платить.

Организации обязаны соблюдать не только федеральные и штатные законы, но и требования органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона.

Потребители.

Известный специалист по управлению Питер Ф. Друкер сказал: "Единственная подлинная цель бизнеса - создавать потребителя". Под этим понимается следующее: само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы.Потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти все, относящееся к результатам ее деятельности.

Конкуренты - это внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать.

Руководство каждого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить.

Потребители - не единственный объект соперничества организаций. Последние могут также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными. В современном сложном конгломерате организаций взаимоотношения с конкурентами иногда приобретают неожиданный характер.