1.4. Типи даних.

За допомогою команд меню програми Формат\Ячейки..., далі вкладка Число встановлюються такі типи даних:

• Числові — це дані які складаються з цифр та деяких символів. Точність результату обчислення залежить від заданої користувачем точності.

• Текстові — це ті, що не були впізнані системою, як дані іншого типу. В одній клітинці може бути до 32 000 знаків. якщо числа повинні бути представлені як текстові дані, то попереду треба поставити знак апострофа (‘1234). В клітинці текст буде переноситься на наступний рядок клітинки, якщо в меню вибрати команду Формат\Ячейка\Выравнивание.

• Дата та Час. Для дат використовуються звичайні числа, але відображаються в форматі дат, при цьому ціла частина відповідає добам, місяцям, рокам, після коми — години, хвилини, секунди. В Excel кожен день має порядковий номер, починаючи з 1900 року. Наприклад 1 січня 1998 року зберігається у вигляді числа 35796. Цей спосіб дозволяє обробляти дати як звичайні числа.

• Логічні дані мають одне з двох значень – істина (1) чи неправда (0) та використовуються як індикатори будь-якої події.

ЗМ 7. Лекція

Робота з базами даних у табличному процесорі

За допомогою Microsoft Excel можна створювати і обробляти бази даних. База даних в Microsoft Excel — таблиця, що складається з однотипних записів (рядків). Стовпці таблиці є полями запису в базі даних. Під імена полів виділяється перший рядок у базі даних. Наприклад, якщо базою даних вважати телефонний довідник, то полями запису будуть: прізвища, номера телефонів і адреси абонентів.

Рис. 1.8. Поля бази даних.

Для роботи з базою даних необхідно спочатку створити відповідну таблицю. Якщо виділити клітинку в таблиці і вибрати одну з команд обробки баз даних у меню Данные, Microsoft Excel автоматично визначає й обробляє всю таблицю. Дані, розташовані в стовпцях і рядках робочого аркушу, обробляються як набір полів, що утворюють записи.

Сортування даних.

Сортування дозволяє переупорядкувати рядки в таблиці по будь-якому полю. Наприклад, упорядкувати дані за ціною виробу. Для сортування даних слід виділити одну клітинку таблиці і викликати команду Сортировка з меню Данные.

У полі прихованого переліку Сортировать по (рис. 1.9) вибирається поле, по якому будуть відсортовані дані, і тип сортування:

• по возростанию — цифри сортуються за зростанням, текст — за абеткою, логічні вирази — ЛОЖЬ передує ИСТИНА.

• п

  

  Рис. 1.9. Сортування даних.

  о убыванию — сортування в зворотному порядку.

У полі прихованого переліку Затем по указується поле, за яким будуть відсортовані дані, що мають однакові значення в першому ключовому полі. У другому полі Затем по указується поле, за яким будуть відсортовані дані, що мають однакові значення в перших двох ключових полях.

Для сортування даних також використовуються кнопки . Перед їх використанням слід виділити стовпець, за яким необхідно сортувати таблицю.

При сортуванні за одним стовпцем, рядки з однаковими значеннями в цьому стовпці зберігають колишнє упорядкування. Рядки з порожніми клітинками в стовпці, за яким ведеться сортування, розташовуються наприкінці переліку, що сортується. Microsoft Excel дозволяє також сортувати не всю таблицю, а тільки виділені рядки або стовпці.