Семестр 1. Модуль 2.
ЗМ 5. Лекція
Основи роботи з табличним процесором
Електронні таблиці — це клас прикладних програм для опрацювання інформації, поданої в табличній формі. Вони дають змогу виконувати математичні розрахунки, робити необхідні текстові пояснення, робити графічні ілюстрації до математичних розрахунків.
Перша програма електронних таблиць VisiCalc була створена у 1979 році Дж. Брикклином. З тих часів з’явилося багато програм цього типу. Наприклад, Lotus 1-2-3, Super Calc, Quattro Pro та інші. Але лідером серед них є програма Excel корпорації Microsoft, яка входить до складу пакета Microsoft Office. А на Україні та в Росії Excel єдина електронна таблиця, яка реально використовується для операційної системи Windows.
До появи у 1979 році існували дві можливості автоматизації математичних обчислень — це використання калькулятора та складання програм для ЕОМ.
Недоліки такі: на калькуляторі багато ручної праці та обмеженість кількості операцій, а програмування потребувало багато часу та грошей.
Електронні таблиці ввібрали в себе преваги швидкого обчислення як на калькуляторі без попереднього програмування, так і велику кількість математичних операцій не тільки з константами, але із змінними, як при програмуванні на комп’ютерах.
При використанні електронних таблиць від користувача не потрібно мати фах у програмуванні та витрачати час на складання програм.
Завдяки наявності великої кількості математичних функцій Excel може задовольнити потреби будь-якого користувача. Цим пояснюється його популярність.
Ось неповний перелік можливостей Excel:
велика кількість обчислювальних функцій (математичних, статистичних, фінансових, текстових, логічних, дата час, інженерних).
засоби яскравого оформлення таблиць.
ділова графіка, яка дає змогу відображати отримані результати у вигляді діаграм.
можливість переміщення даних з одного додатка Windows до іншого. Наприклад, в Excel з текстового редактору Word, та навпаки.
зручні засоби друкування таблиць та діаграм.
Якщо у користувача є потреба, він може запрограмувати власні алгоритми обробки за допомоги вбудованої в Excel мови програмування Visual Basic for Application (Візуальний бейсік для додатків).
Прикладом застосування мови VBA може бути
створення додатків для швидкого виконання послідовності дій, що часто застосовується (якась таблиця, яку періодично треба створювати та заповнювати даними).
утворення нової часто вживаної нестандартної функції.
створення програмного модуля (обробки, гри, редагування, тощо).
Для зручного написання програм VBA має рекордер, який перекладає усі виконувані вручну послідовності в Excel на мову VBA.
1.2. Основні елементи електронних таблиць.
Отже, електронна таблиця (ЕТ) — це програма, призначена для опрацювання даних, наведених у вигляді таблиці бухгалтерського, економічного чи статистичного характеру, а також для автоматизації математичних обчислень.
ЕТ складається з клітинок (комірок, чарунок), що утворюють рядки і стовпці. Стовпці таблиці позначені буквами (А, В, С, ..., Z, АА, АВ, ..., AZ, ВА, ...), а рядки цифрами (1, 2, ...). Кожна клітинка має адресу, наприклад, А1 — адреса лівої верхньої клітинки. Стовпців може бути до 256, а рядків до 65536.
Заповнені клітинки утворюють робочу таблицю. Робоча таблиця міститься на робочій сторінці (аркуші). Сторінка має назву, наприклад, Лист 1, яка відображена на бірці внизу екрана. Декілька робочих сторінок утворюють робочу книжку, Книжка зберігається у файлі з розширенням xls (у випадку використання програми MS Excel).
У клітинки користувач вводить дані трьох основних типів: числа, тексти, дати, а також формули для дій з даними. Текстові дані використовують, зокрема, для оформлення назв таблиць і назв рядків та стовпців даних.
Щоб виконати якусь дію над клітинкою чи її даним, клітинку потрібно виділити (вибрати, активізувати). Це роблять за допомогою клавіш зі стрілками або миші. Активна (виділена) клітинка має рамку з маркером, який є у правому нижньому куті. З нею можна виконувати дії, визначені в основному чи контекстному меню: ввести чи вилучити дане, скопіювати чи перемістити дане в буфер обміну, очистити клітинку, відформатувати дане чи клітинку, вставити примітку.
Виділяти можна не лише одну, але й декілька клітинок (рядків чи стовпців).
Щоб ввести в клітинку дане, її виділяють, набирають дане на клавіатурі і натискають на клавішу вводу або на клавішу Tab. Під час введення дане можна редагувати. Введений у клітинку текст (до 255 символів) автоматично вирівнюється до лівого краю, а числа — до правого.
Якщо почати вводити нове дане у клітинку, то старе пропадає.
Якщо в клітинці вже є дане і його треба відредагувати, то клітинку вибирають і користуються одним із двох способів:
1) двічі клацають мишею;
2) натискають на клавішу F2.
Вилучити з клітинки дане, примітку, формат даного можна командами з меню: Редагувати => Очистити => Все.
Екран Excel схематично зображено на рисунку 1.1.
Рис 1.1. Основні елементи електронних таблиць.
Заголовок містить назву додатку та ім’я робочої книги.
Головне меню — дев’ять підменю: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка.
Панелі інструментів використовуються для швидкого вибору команд.
Електронна таблиця — основа будь-якого табличного процесора. За прийнятою в Excel термінологією, вона називається робочим аркушем, або просто аркушем.
Сукупність аркушів, розміщених в одному файлі, називають робочою книгою. По замовченню аркуш в Excel називається “Лист1”. Аркушам можна давати будь-яке ім’я довжиною до 31 літери крім * : / \ ? [ ]. Аркушів у Excel може бути 255. По замовченню відображається три. Щоб змінити ім’я, вилучити, додати, копіювати, перемістити аркуші зручніше за все користуватися правою кнопкою мишки.
ЗМ 6. Лекція
Типи даних та операції з даними у табличному процесорі
Усі книги-файли Excel мають розширення .xls. По замовченню книги-файли Excel називає “Книга1.xls”, “Книга2.xls”...
Основним елементом електронної таблиці — є клітинка (комірки, чарунки, “ячейки рос.”), яка містить в собі деяку інформацію:
Дані. Це — текст або числа, або дати та час. Текст по замовченню автоматично вирівнюється ліворуч, а числа — праворуч. Це важливо при використання даних при виконанні над ними будь-яких дій (наприклад арифметичні дії будуть коректними тільки тоді, коли здійснюються над числами, інакше, усі дані вважаються нульовими).
Формули. Вони вводяться в клітинки де має бути результат обчислень. Формула завжди починається зі знаку “=”. Це означає для Excel, що в клітинці знаходиться формула, інакше, програма сприймає зміст клітинки як дані. Після вводу формули, залежно від встановленого режиму, може відображатися результат обчислень формули або сама формула. Формула буде відображена, якщо встановлено прапорець “формула” у вікні Параметри, яке відкривається при виборі в меню програми Excel пункт Сервис\Параметри\Вид.
Числа в клітинку вводять звичайним способом, але на екрані вони можуть бути відображені незвично: число може виглядати як заокруглене, з символом грошової одиниці ($, грн.), з комами чи пропусками, які відокремлюють тріади цифр тощо.
Відображення даного залежить від формату його зображення. Формати чисел у вибраних клітинках задають командою Формат => Клітинки => Вибирають закладку Число. Для роботи з числами корисним є формат Числовий, де можна задати кількість десяткових знаків після коми. Є й інші формати: загальний, грошовий, фінансовий, дата, час, процентний, дробовий, експоненціальний, текстовий, додатковий (поштовий індекс, номер телефону, табельний номер), усі формати користувача. Наприклад, число 1230,5 у форматі користувача # ##0,00 грн.; [Червоний] – # ##0,00 грн. буде зображене на екрані у грошовому форматі 1 230,50 грн., а від'ємне таке ж число буде зображене червоним кольором. Символ 0 у форматі — це вказівка відображати у відповідній позиції конкретну цифру або нуль, символ # — лише значущі, цифри, пропуск забезпечує відокремлення груп цифр.
Розділювачем цілої і дробової частини в числах може бути крапка або кома залежно від налаштування Windows. Розділювач можна поміняти на закладці Числа у вікні програми Мова і стандарти панелі керування (Пуск => Налаштовування => Панель керування => Мова і стандарти).
Над таблицею є рядок формул (якщо він увімкнений). У ньому висвітлюється дане чи формула, які вводять або які вже є в клітинці.
Робочий аркуш складається з великої кількості клітинок, яка дорівнює 65536 рядків х 256 стовпців. Всього 16 777 216 клітинок.
Кожен рядок має порядковий номер, а кожний стовпчик позначається латинською літерою від A до Z, далі подвійними AA, AB, AC, ..., BA, BB, BC, …, IV(останній стовпчик з 256).
Кожна клітинка має певну адресу, яка є в водночас ім’ям змінної у формулі замість константи (числа).
Розглянемо поняття абсолютної та змішаної адреси клітинки у формулі. Абсолютною називається адреса, в якій є два символи $: один перед назвою стовпця, другий — перед номером рядка, наприклад, $Е$3. Змішана адреса містить лише один символ $. Правило: частина адреси після символу $ не модифікується під час копіювання формули. Абсолютні адреси слугують, зокрема, для посилання на клітинки, що містять константи, які входять у формули. Такою константою є, наприклад, відсотки (12% = .12) річних у задачі 2. Якщо для задачі 2 число .12 занести в клітинку Е3, то в клітинку С3 можна ввести формулу = В3*$Е$3.
Розгалуження в ЕТ реалізовують за допомогою функції ЯКЩО, яка використовується у формулах і має таку структуру:
ЯКЩО(<логічний вираз>; <вираз 1>; <вираз 2>).
Логічний вираз — це форма запису умови: простої або складеної.
Якщо умова істинна, то функція набуває значення першого виразу, інакше — другого.
Вираз 1 чи вираз 2 також може бути функцією ЯКЩО — так утворюють вкладені розгалуження. Часто виразом 1 чи виразом 2 є лише адреса клітинки, яка містить деяке значення або конкретне число.
Прості умови записують як в алгоритмічних мовах — за допомогою операцій порівняння =, >, <, <=, >=, < >, визначених над виразами, наприклад, 7>5, А5<=20 тощо.
Складні умови записують за допомогою логічних функцій І (<умова 1>;<умова 2>; ...) та АБО(<умова1>;<умова 2>;...).
Функція І (И, AND) істинна, якщо всі умови в її списку істинні.
Функція АБО (ИЛИ, OR) істинна, якщо хоч би одна умова в її списку істинна.
Наприклад, функція ЯКЩО (АБО (5>7; 5<7); 5; 7) отримує значення 5, а функція ЯКЩО (І (5>7; 5<7); 5; 7) — значення 7.
Якщо користувач не пам'ятає вигляду функції, він може вставити її у вираз за допомогою майстра функцій, який викликається командою Вставити => Функція. У цьому випадку потрібно вибрати назву функції з запропонованого списку (крок 1) і заповнити поля значеннями параметрів (крок 2).
Працюючи з програмою Excel, потрібно користуватися російськими (ЕСЛИ, И, ИЛИ) або англійськими (IF, AND, OR) назвами логічних функцій.
Отже, адреса клітинки може бути створена трьома способами стилем А1, стилем R1C1 та привласненням свого персонального імені.
Стиль А1:
У відносної адреси назва складається з літери позначення стовпчика та порядкового номеру рядка. Відносна адреса змінюється у формулі при копіюванні її в залежності від напрямку копіювання.
Наприклад, якщо у клітинках з А1 по А10 знаходяться числа, а в клітинках з Y1 по Y10 треба використовувати однакову формулу для множення відповідного числа зліва на 5, то при спробі копіювання формули бачимо, що в клітинці Y2 замість =А1*5 з’явиться =А2*5.
Абсолютна адреса, на відміну від відносної, у формулах ніколи не змінюється. Вона відрізняється від відносної знаком “$”, який ставиться попереду позначення стовпчика, або позначення рядка, або попереду обох позначень. Наприклад: $A1, A$1, $A$1. Знак долар ставиться перед тим знаком, який не повинен змінюватися.
Стиль R1C1:
Адреса утворюється за принципом “RЦифра_рядкаCЦифра_ стовпчика”. Наприклад R5C7. Row — рядок (з англійської), Column – стовпчик. Встановлюється стиль R1C1 через пункт головного меню Excel: Сервис\Параметры\Общие шляхом встановлення прапорця “Стиль ссылок R1C1”.
Декілька клітинок утворюють діапазон клітинок. Діапазон описується координатами двох діагонально протилежних клітинок, між якими є символ “:”, наприклад, Е1:Е20, або A1:D5.
Повне ім’я клітинки складається з позначення диску, імені папки, імені книги, імені аркушу, адреса клітинки або діапазону клітинок.
Поточна (активна, вибрана) клітинка висвітлюється рамкою, яку називають текстовим курсором. Щоб зробити клітинку поточною треба клацнути по ній мишкою або перемістити текстовий курсор клавішами-стрілками.
Рядок стану — самий нижній рядок вікна.
У лівій частині рядка відображається поточний режим роботи таблиці:
Готово — у цьому стані можливо переміщення в таблиці та доступ до головного меню .
Ввод — режим введення інформації до клітинки. Більша частина меню програми недоступна. Для переходу до цього режиму достатньо вибрати клітинку та почати введення інформації. Вийти з нього можна або клавішами – стрілками, або Enter, або відмінити Escape.
Правка — режим редагування раніш введеної інформації. Для встановлення його натискають F2. Для виходу з нього тільки за допомогою Enter або відміна — Escape.
Укажите – режим вибору об’єкта для включення його до виразу. При цьому виділений об’єкт обрамляється пунктирною лінією.