Ошибки, вызванные несоблюдением нормативных актов

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки данного вида.

Отсутствие приказа о назначении подотчетных лиц, суммах и сроках, в течение которых подотчетное лицо должно отчитаться по суммам, выданным на хозяйственные нужды. В учетной политике организация может закрепить порядок расчетов с подотчетными лицами. Кроме того, ею может быть разработан распорядительный документ (приказ, распоряжение), определяющий не только перечень лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, но и закрепляющий их размеры и сроки, на которые будут выдаваться наличные денежные средства под отчет. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее - Порядок) предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций. Указанное нарушение не оказывает существенного влияния на достоверность бухгалтерской отчетности, однако свидетельствует о недостаточно эффективной системе внутреннего контроля в организации.

Выдача наличных денежных средств под отчет сотрудникам, не отчитавшимся по полученному авансу. Согласно п. 11 Порядка выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Последствием данного нарушения является риск привлечения к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций.

Нарушение подотчетным лицом сроков возврата ранее выданных подотчетных сумм. Согласно п. 11 Порядка лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет может привести к несанкционированному выведению денежных средств из оборота организации.

Нарушение требования к оформлению авансовых отчетов. Это выражается в отсутствии реквизитов данных первичных учетных документов, таких как:

- сумма внесенного остатка (выданного перерасхода);

- счета и суммы по дебету и кредиту;

- профессия (должность) подотчетного лица, его табельный номер;

- информация о количестве документов и листов, являющихся приложениями к авансовому отчету;

- подпись подотчетного лица, главного бухгалтера, руководителя организации и прочие нарушения.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на их основании ведется бухгалтерский учет. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Согласно требованиям ст. 252 НК РФ расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль организаций, должны быть обоснованными и документально подтвержденными. Под документально подтвержденными расходами понимаются в частности, затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Авансовый отчет заполняется по форме N АО-1, которая применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и проверяется работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо перечисляет документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и др.), а также суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, проверяет бухгалтерия. Проверенный авансовый отчет, утвержденный руководителем или уполномоченным на это лицом, принимается к учету. Затем осуществляется расчет с подотчетным лицом (выдается перерасход и принимается неиспользованный остаток подотчетных сумм). На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм.

Нарушение требований к заполнению первичной учетной документации влечет ответственность по ст. 120 НК РФ (налоговая ответственность) - за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и по ст. 15.11 КоАП РФ (административная ответственность) - за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

Кроме того, оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, как и отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) означают несоответствие авансового отчета требования законодательства Российской Федерации. Соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как ненадлежаще оформленная.