Бухгалтерские проводки к примеру 2

Наименование операции	Проводка	Сумма (руб.)
Выдан аванс на приобретение проездных билетов	Дт 71 Кт 50	16 000
Сдан авансовый отчет по приобретенным проездным билетам. Билеты зарегистрированы в журнале	Дт 50.3 Кт 71	16 000
Выданы билеты каждому командированному сотруднику. Выдача отражена в журнале	Дт 71 Кт 50.3 Дт 71 Кт 50.3	8 000 8 000
Выдан аванс каждому командированному сотруднику (квартирные: 3000 руб. x 2 суток + суточные: 1000 руб. x 3 суток)	Дт 71 Кт 50 Дт 71 Кт 50	9 000 9 000
Сданы авансовые отчеты (8000 руб. + 6000 руб. + 1500 руб. + 3000 руб.)	Дт 26 Кт 71 Дт 26 Кт 71	18 500 18 500
Выдан перерасход каждому командированному сотруднику (18 500 руб. - 17 000 руб.)	Дт 71 Кт 50 Дт 71 Кт 50	1 500 1 500
НДФЛ с суточных сверх нормы по каждому сотруднику ((1000 руб. - 700 руб.) x 3 дня x 13%)	Дт 70 Кт 68.1 Дт 70 Кт 68.1	117 117

В случае непредставления авансового отчета или невозврата неиспользованного остатка подотчетной суммы в установленный срок денежные средства признаются задолженностью подотчетного лица. Работодатель имеет право принять решение об удержании задолженности из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, при условии, что работник не оспаривает основания и размер задолженности (ст. 137 ТК РФ). От работника следует получить письменное согласие на удержание сумм из заработной платы. В ином случае вопрос решается в судебном порядке.

Задолженность по подотчетным суммам сохраняется при увольнении работника и в дальнейшем может быть признана безнадежной (нереальной к взысканию) в общем порядке и списана на прочие расходы, признаваемые в целях налогообложения прибыли. Однако если страховщик принял решение о списании ("прощении") суммы задолженности при отсутствии оснований, например до истечения срока исковой давности, то расходы не признаются в целях налогообложения прибыли.

На дату принятия решения о списании задолженности возникает доход в виде невозвращенных денежных средств, выданных под отчет. Указанный доход подлежит обложению НДФЛ. В соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога на доходы организация - налоговый агент обязана в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета. Например, если уволен работник, имеющий задолженность по возврату подотчетной суммы, которая списана по истечении срока исковой давности, его задолженность в бухгалтерском учете переводится на расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Дт 76.5 Кт 71), а при ее списании (Дт 91.2 Кт 76.5) в налоговый орган направляется уведомление о невозможности удержать НДФЛ с суммы списания.

В случае смерти должника у организации не возникает обязательств по удержанию подотчетных сумм и НДФЛ с наследников, так как согласно ГК РФ обязанность по погашению подотчетных сумм не передается в порядке наследования. Поэтому при выплате зарплаты наследникам из нее не могут быть удержаны подотчетные суммы. Отсутствие обязанности по удержанию НДФЛ определяется НК

- согласно пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ наследникам вменяется погашать задолженность только по имущественным налогам;

- согласно п. 18 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению доходы в денежной и натуральной форме, полученные в порядке наследования, за исключением вознаграждения, выплачиваемого наследникам авторов произведений в области науки, литературы, искусства, наследникам авторов открытий, изобретений и промышленных образцов.

Рассматриваются типичные ошибки, допускаемые бухгалтерами при расчетах с подотчетными лицами. Указываются нарушения, связанные с несоблюдением нормативных требований при выдаче подотчетных сумм, а также с отражением конкретных видов расходов.

Наиболее типичные ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами вызваны, во-первых, несоблюдением требований законодательства, а, во-вторых, нарушениями, связанными с особенностями тех или иных видов расходов. Порядок работы с подотчетными лицами регулируется следующими нормативными актами:

- Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Банком России от 22.09.1993 N 40 (п. 11);

- Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма АО-1), утвержденными Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55;

- Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

К основным видам расходов, связанных с расчетами с подотчетными лицами, относятся:

- хозяйственные расходы;

- командировочные расходы;

- представительские расходы;

- расходы на приобретение ГСМ.