Выдача подотчетных сумм

Выдача аванса работнику осуществляется на основании его письменной заявки на имя руководителя, который при наличии оснований отдает распоряжение о выдаче.

В настоящее время используются два варианта выдачи денежных средств подотчетным лицам - наличными деньгами из кассы и с использованием платежной карты. При этом операции с использованием платежных карт регламентированы Положением "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт", утвержденным ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П. В соответствии с п. 2.5 этого документа с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществляться следующие операции:

- получение наличных денег в валюте РФ для осуществления расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью на территории РФ, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;

- получение наличных денег в иностранной валюте за пределами РФ для оплаты командировочных и представительских расходов и (или) их фактическая оплата по карте.

Банк вправе определить в договоре со страховщиком максимальную сумму наличных денежных средств, которая может быть выдана в течение одного операционного дня. Например, для расчетов в рублях рекомендовано применять сумму 100 тыс. руб. Кроме того, в договоре могут быть предусмотрены условия на случай, когда подотчетным лицом осуществляются операции, сумма которых превышает остаток денежных средств на банковском счете организации (например, на случай предоставления овердрафта и др.).

В бухгалтерском учете основанием для составления расчетных и иных документов при использовании платежных карт является реестр платежей или электронный журнал. Документ должен содержать обязательные реквизиты (вид операции; дата совершения операции; сумма операции; валюта операции; сумма комиссии; код авторизации; реквизиты платежной карты; подпись держателя банковской карты и подпись кассира при составлении документа при осуществлении операций по приему-выдаче наличных денег). Реквизиты документа должны иметь признаки, позволяющие достоверно установить соответствие между платежной картой и счетом организации, а также между идентификаторами организаций торговли (услуг), пунктов выдачи наличных (ПВН), банкоматов и т.п.

Выдача корпоративной банковской карточки подотчетному лицу во многом схожа с выдачей аванса. Использование денежных средств по корпоративной карте должно производиться с соблюдением утвержденной руководителем (уполномоченным лицом) заявки подотчетного лица на сумму аванса. При этом подотчетное лицо представляет авансовый отчет с приложением первичных расходных документов, оригиналов слипов, квитанций электронных терминалов и банкоматов, иных документов.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Для обобщения информации по расчетам с подотчетными лицами применяется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету счета 71 отражаются суммы аванса, выданные под отчет, а также компенсации (выдачи) перерасхода в корреспонденции с кредитом счета 50. По кредиту счета 71 отражаются суммы, использованные подотчетным лицом, в корреспонденции со счетами в зависимости от характера произведенных расходов, а также суммы возвращенного неиспользованного остатка в корреспонденции с дебетом счета 50. Расчеты с использованием банковских карт производятся с использованием счетов 57 "Переводы в пути", 51 "Расчетные счета" и 52 "Валютные счета".

Пример 1. Сотруднику организации выдан аванс под отчет на административно-хозяйственные расходы в сумме 8000 руб. Авансовый отчет с приложением первичных документов представлен на сумму 7800 руб. (почтовые расходы - 4600 руб., покупка канцелярских принадлежностей - 3200 руб.). Неиспользованный остаток аванса возвращен.

Таблица 1