2. Учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета расчетов с подотчетными лицами, отражаемых на счете N 71, предназначен журнал-ордер N 7.

В этом журнале-ордере синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.

Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. Для случаев, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, в разделе "Выдано под отчет" предусмотрены соответствующие графы.

Для получения синтетических данных по счету N 71 "Расчеты с подотчетными лицами" суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Одновременно приводится справка о суммах расхода на оплату суточных и подъемных, требующаяся при заполнении соответствующей формы бухгалтерской отчетности.

Журнал-ордер N 7 рассчитан на отражение операций по 30 отдельно выданным под отчет авансам. Если в течение месяца выдача авансов превышает это количество, то используются предусмотренные к журналу-ордеру вкладные листы.

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Определение подотчетных сумм, порядок их выдачи и учета регламентируется внутренним нормативным актом страховщика. Рассмотрим порядок использования корпоративных карт, примеры учета подотчетных сумм, а также правила списания задолженности при увольнении работника. Как выдача и списание подотчетных сумм отражаются в бухгалтерском учете?

Различные вопросы, связанные с выдачей подотчетных сумм и оформлением расчетов по ним, регламентируются отдельными нормативно-правовыми актами (Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40; Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, и т.д.), но ни один из них не содержит определения подотчетных сумм.

Определение подотчетных сумм, которое дано в Финансово-кредитном словаре, выпущенном Госфиниздатом в 1964 г., до настоящего времени не претерпело изменений. Под подотчетными суммами понимаются суммы, выданные в установленном порядке должностным лицам авансом на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом должностные лица в установленные сроки представляют обоснованный отчет о произведенных расходах (авансовый отчет) и возвращают неиспользованные суммы. Авансовый отчет составляется по типовой форме, сдается в бухгалтерию с приложением первичных документов и утверждается руководителем организации или другим уполномоченным им лицом.

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм определяется в учетной политике организации. Кроме этого, руководителем организации издается приказ, регламентирующий проведение расчетов с подотчетными лицами. В приказе обязательно отражаются следующие позиции:

- перечень должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет на хозяйственные, канцелярские, представительские и иные расходы. Следует отметить, что приказом не назначаются лица, имеющие право получать под отчет суммы на командировочные расходы. Право получения денежных сумм на командировочные расходы возникает после подписания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;

- срок, на который выдаются денежные средства под отчет;

- предельный размер подотчетных сумм. Для каждой статьи расходов, а также для различных подотчетных лиц могут быть установлены дифференцированные лимиты. Размер аванса на командировочные расходы ограничивается расчетной величиной, которая складывается из стоимости проезда, квартирных (стоимости найма жилого помещения), суточных и иных расходов, определенных целями поездки. Оплате подлежат также расходы за бронирование места в гостинице. Суточные выплачиваются за все дни нахождения в командировке, в том числе выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути (в т.ч. за время вынужденной остановки в пути). К иным расходам относятся такие, как приобретение материальных ценностей, оплата телефонных переговоров, а в случае поездки на служебном автомобиле - приобретение ГСМ, запчастей, оплата услуг по ремонту, проезд по платным автомобильным дорогам и др. Для возможности признания таких расходов в целях налогообложения в приказе следует указать на право их осуществления командированным работником.

Подотчетные лица должны быть проинформированы о предельной величине расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами в рамках одного договора, которая в настоящее время составляет 100 тыс. руб. (п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У);

- порядок представления и утверждения авансовых отчетов. Подотчетные лица обязаны отчитаться в течение трех дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки (для командировочных расходов). День возвращения из командировки отражается в командировочном удостоверении.