Презентация

Презентация — это эффективный способ представить общественности компанию, продукт, услугу, новые достижения, результаты, выход на новый рынок и т.д. При организации презентации большое внимание следует уделить работе с прессой, т.к.

одна из основных целей ее проведения — получение максимального количества публикаций по поводу представляемого объекта.

При подготовке презентации важно тщательно проработать сценарий мероприятия: определить ведущего, очередность выступающих, время для вопросов присутствующих и комментария гостей, фуршета и т.п. Присутствие на презентации У1Р-персон, звезд шоу-бизнеса обеспечит большое количество публикаций в СМИ и оставит приятное впечатление у гостей мероприятия.

Презентацию можно очень удачно привязать к определенному информационному поводу. Например, на представление нового модельного ряда часов можно пригласить известного швейцарского часового мастера, Приезд такого человека станет настоящим событием для журналистов, которые пишут о часовом производстве. Соответственно, вероятность того, что информация о презентации появится в СМИ, значительно возрастает, так как событие будет представлять собой интересный информационный повод.

Во время презентации среди гостей и представителей СМИ помимо других информационных материалов необходимо распространить список выступающих на мероприятии и сценарий вечера. Это позволит журналистам найти удобный момент для того, чтобы получить комментарий от представителя компании или взять интервью.

Прием

Существует несколько видов приемов; .

 дневные (завтрак, бокал шампанского, бокал вина);

 вечерние (обед, ужин, обед-буфет, коктейль, фуршет).

Наиболее простой формой приема являются бокал шампанского и бокал вина. Приемы такого рода проводятся по случаю приезда делегации, знаменательной для компании даты, открытия нового офиса и т.п. Бокал шампанского и бокал вина проводят стоя, во время приема официанты разносят напитки и закуски. Определенного регламента проведения таких приемов нет. Например, гости мероприятия могут просто вести беседы на раз-личные темы, знакомиться с новыми людьми.

В отличие от бокала шампанского такая форма приема, как завтрак, имеет определенный сценарий. Соответственно, планируется тема завтрака определяются выступающие иве щий. Завтрак устраивается по случаю юбилейных дат, визита партнеров , подписания контрактов. Время проведения такого приема — с 8 до 12 часов, а продолжительность — 1 -2 час!

Вечерние приемы проводятся» более торжественным и официальным случаям. Наиболее официальный и торжественной формой вечернего приема является обед. Гостям приема заранее рассылаются приглашения,' где обязательно указывается номер столика.

Обед длится 2-3 часа, во время торжественной части гости находятся за столиком, затем переходят в другое помещение, где ведут беседы в менее официальной обстановке. Туда же подается чай или кофе. Форма одежды на приеме — официальная. Как правило, обед проводят с 17 до 19 часов. Такая форма вечернего приема, как ужин, отличается от обеда лишь более поздним временем проведения.

Обед-буфет — это менее официальный прием. Во время обеда-буфета гости набирают закуски с одного большого стола и рассаживаются за свободные столики по несколько че-ловек, Часто такие приемы организуют после концертов, церемоний награждения и т.д.

Коктейль и фуршет проводят стоя. Благодаря этому создается атмосфера для непринужденной беседы, свободного перемещения по залу и контактов. Во время коктейля напитки и закуски разносит официант, на фуршете гости сами подходят к столам, набирают закуски и выбирают напитки, Наиболее подходящее время для проведения таких приемов — с 17 до 18 часов.

Организационная работа по подготовке приема включает в себя:

 определение формы приема;

написание сценария;

 составление списка гостей и рассылку приглашений;

 подготовку речей и определение выступающих;

 составление меню.

День открытых дверей

Цель проведения Дня открытых дверей — познакомить общественные группы с тем, как работает компания. День открытых дверей можно устраивать для местного населения, сотрудников, представителей правительственных структур, иностранных делегаций и т.д. Приглашая общественность к себе, компания показывает свою открытость, готовность вести диалог, закладывает основы доверительного отношения к себе и своей деятельности.

Визит гостей необходимо тщательно подготовить: написать сценарий, определить маршрут, выбрать ведущих, обеспечить чистоту посещаемых мест, установить таблички и указатели.

Конференция . . .

Конференция — это довольно крупное специальное мероприятие, подготовка к которому требует много времени. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме. Ее цель — обсуждение и решение различных проблем. Иногда обсуждаемые на конференции темы имеют большую значимость, и тогда с докладами на ней выступают известные люди — руководители государственных структур, уче-

ные, общественные деятели и т.д, Такие конференции широко освещаются в СМИ,

Во время конференции могут проходить отдельные мероприятия, на-пример тематические заседания с уча-стием узкого круга специалистов, те-лемосты, «круглые столы» и т.д.

Важно тщательно подготовить программу конференции, где будут указаны докладчики, время их выступлений, начало отдельных мероприятий в рамках конференции, номера соответствующих залов, время кофе-брейков и т.д. Такую программу необходимо разослать зарегистрировавшимся участникам.

Обычно процесс организации конференции состоит из трех блоков:

 работа с участниками;

 работа со СМИ;

 административная часть (поиск помещения, его техническая под-готовка, организация буфета, до-статочного количества мест, установка указателей, табличек, выбор ведущего и т.д.).

Работа с участниками конференции начинается с рассылки анонсирующих приглашений потенциальным докладчикам, где указываются темы, цели, примерная программа, основ-ные докладчики, место проведения, условия участия. Кроме того, следует приложить список тем для докладов, на случай если у потенциального участника возникнут трудности с выбором темы. Затем оргкомитет конференции отбирает заявки с участника-ми и темами их докладов и окончательно формирует программу с точностью до минуты. Во время работы конференции необходимо обеспечивать участников информационными материалами, например основными тезисами докладов или справками о докладчиках и т.п. Для этих целей можно выделить отдельное помещение.

Представителям СМИ также необходимо разослать анонсирующий пресс-релиз с указанием телефона для аккредитации. Важно обеспечить хорошие условия для работы журналистов: организовать пресс-центр, подготовить пресс-кит, содержащий всего необходимую информацию (тему, цели и задачи конференции, список докладчиков и участников, программу, тезисы докладов и т.п.). Пресс-центр должен быть хорошо оснащен 'технически, с тем чтобы журналист мог оперативно освещать работу конференции и передавать материал в редакцию. Также следует

подготовить персонал для работы с представителями СМИ, например для помощи в организации интервью с участником конференции.

В последнее время большое распространение получили конференции с использованием современных средств коммуникации. Например, теле- и видеоконференции, конференции с помощью сети Интернет. Такие конференции требуют меньше затрат, но их масштабы ограничены. Поэтому такие конференции проводят при необходимости оперативно обсудить и решить обозначенные вопросы.

Приглашение на презентацию

Е-хecutive объединяет лучших российских менеджеров

18 апреля в зале Атриум гостиницы Магriott Роуаl (ул. Петровка, 11/20) состоится презентация, посвященная официальному открытию проекта Е-хecutive. Е-хecutive — первое и единственное в России сообщество, объединяющее в Интернете российских менеджеров высшего и среднего звена.

Цель деятельности сообщества — повышение профессионального уровня его участников, обмен опытом и необходимой для успешного ведения бизнеса информацией. Е-хecutive — это ресурс для тех, кто хочет учиться быстрее, чем конкуренты, для тех, кто хочет учиться делать карьеру. Девиз Е-хecutive: «Карьера — через знания. Знания — через общение. Общение — через уважение к себе подобным».

Е-хecutive — это концентрация лучшего рыночного знания и лучшего рыночного опыта в одном месте с целью учить друг друга и учиться друг у друга. Ресурс дает участникам возможность непосредственного общения с первыми лицами лучших российских компаний; «живые» случаи работы российских компаний «из первых рук», а также возможность принимать участие в решении таких случаев. На сайте www. Е-хecutive.ru каждый член сообщества получает необходимый инструментарий для эффективного планирования личной карьеры — от консультаций ведущих специалистов по вопросам образования и управления персоналом до «горячих» вакансий отлучших международных и российских работодателей.

В презентации примут участие:

С. Воробьев, управляющий партнер WHI

Ю. Барзов, партнер

А. Карачинский, президент группы компаний IBS

В. Преображенский, заместитель генерального директора АО «Вымпелком"

А. Чернов, вице-президент Тюменской нефтяной компании