1. Создание базы данных в окне проекта

НОРМАТИВНАЯ/АВТОРИТЕТНАЯ ЗАПИСЬ [Authority Record ] –

Стандартизированная (нормируемая) машиночитаемая запись, основным содержанием которой является имя собственное какого-либо лица, наименование организации, предмета, темы, заглавие произведения, устанавливаемые каталогизирующей организацией, ответственной за запись. В дополнение к указанной основной части (“заголовку”) запись может содержать: информационные примечания, все вариантные и связанные “заголовки”, от которых должны формироваться ссылки, примечания об источниках информации и т.д., сведения о каталогизирующей службе, ответственной за описание, Международный стандартный номер нормативных данных.

Основным назначением авторитетных записей является обеспечение полноты и точности поиска в автоматизированных, в том числе информационных и библиотечных системах. Существуют различные традиционные и машинные способы представления лексических единиц и отношений между ними в информационно-поисковых тезаурусах, делений предметных и иерархических библиотечных классификаций с отношениями между ними. Для того, чтобы стандартизировать способы представления указанных данных, в мировой практике ведется специальная работа, поддерживаемая ИФЛА, по созданию машиночитаемых записей, называемых Authority records и массивов (файлов) этих записей – “ Authority files” - файлов нормативных записей, или авторитетных файлов .

Дискуссия о переводе терминов "Authority records" (нормативные, или авторитетные, записи) используемых в английском языке, еще не закончена. Специалисты по автоматизации библиотек решают этот вопрос, тем временем используют двойной перевод терминов: "нормативные/авторитетные записи", "файлы нормативных/авторитетных записей". Ниже используются словосочетания "нормативные записи", "файлы нормативных записей".

В 1984 г. опубликовано Руководство по составлению нормативных и ссылочных записей (GARE). На основе совещаний Рабочей группы IFLA в 1989, 1990 и 1991 гг. подготовлен и утвержден в 1992 г. Руководство по предметным нормативным и отсылочным записям. Почти все машиночитаемые нормативные записи для авторов представлены в форматах типа MARC, но очень небольшое число стран уверено в своих намерениях использовать UNIMARC для обмена нормативными записями. Обмен файлами не является еще обычным делом. Большинство партнеров обмениваются микрофишами.

2. Информационное обеспечение Автоматизированной информационной Системы

Информационное обеспечение Автоматизированной информационной Системы, ИО АИС [information support] –

Структурированная совокупность всех документов и данных (или иначе - “информационных элементов”), хранящихся и циркулирующих в автоматизированной информационной системе, включая её вход и выход, независимо от характера носителей, на которых они записаны. Тематический и видовой состав документов и данных ИО АИС определяется её функциональным назначением. В системном плане вся совокупность документов и данных в АИС, составляющих её ИО, рассматривается как единое целое. Взаимосвязь отдельных компонентов ИО (базы и банки данных различного назначения, электронные каталоги, фонды документов, справочно-информационные фонды , массивы данных и т.п.) определяется логической структурой средств ИО, а правила их формирования, поддержки в рабочем состоянии, актуализации и использования – соответствующей технологической и организационной документацией, в свою очередь составляющей часть ИО АИС. Состав и количественные характеристики ИО каждой системы в течение времени изменяются, поэтому принято четко фиксировать его состояние в привязке к календарю или определенным временным интервалам. В этом случае используется также понятие информационная база автоматизированной системы.

Примечание: некоторые специалисты относят к ИО АИС также используемые системы кодирования данных, которые скорее м.б. отнесены к средствам лингвистического обеспечения АИС.