2. Лабораторные работы лабораторная работа №1

Тема: Проектирование базы данных.

Цель: Получение практических навыков создания таблиц базы с помощью конструктора и мастера таюлиц.

Место проведения: Лаборатория ПЭВМ.

Техническое обеспечение: ПЭВМ PENTIUM.

Программное обеспечение: WINDOWS, MS ACCESS.

Продолжительность занятия: 2 часа.

1. Краткая справка

База данных в MS ACCESS представляет собой единый большой объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле.

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных.

1. Создание пустой базы данных.

2. Создание с помощью мастера

Так как Microsoft Access содержит большой выбор подготовленных баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

• Создание базы данных без помощи мастера:

1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. В данном окне выберите параметр «Новая база данных», а затем нажмите кнопку ОК.

2. Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку ОК. После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.

• Создание базы данных с помощью мастера:

1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. В данном окне выберите параметр «Запуск мастера», а затем нажмите кнопку ОК.

2. Установите указатель на нужный значок шаблона базы данных и дважды нажмите кнопку мыши.

3. Укажите имя и каталог для создаваемой базы данных.

4. Чтобы начать создание новой базы данных, нажмите кнопку OK.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов, не разрешается использовать символы: «.», «!», «[“, “]”.

Допустимо использование данных следующих типов:

• Текстовый - текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов или почтовый индекс. Максимальная ширина поля составляет 255 символов.

• Поле MЕМО – текстовые поля произвольной длины. Могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля. Отличие между этими полями заключается в том, что размер поля МЕМО не ограничен 255 символами, а может содержать до 64 000 символов.

• Числовой - числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции.

• Дата/время – в поле данного типа может содержаться любая дата и время от 1 января 100г. до 31 декабря 9999 г. Данные этого типа занимают 8 байт.

• Денежный - значения валют. Денежное поле аналогично числовому. С помощью денежного типа полей можно производить вычисления с точностью до 15 знаков в целой части числа и 4 - в дробной. Размер поля составляет 8 байт.

• Счетчик - автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи.

• Логический - поля, содержащие только одно или два значения, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Включено/Выключено».

• Объекты OLE - объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Фактический объем данных, который может быть введен в поле данного типа, определяется объемом жесткого диска компьютера (до 1 гигабайта).

• Гиперссылки - поле, предназначенное для хранения строк, состоящих из букв и цифр, и представляющих адрес гиперссылки.Размер поля - до 64 000 символов.

• Мастер подстановок - создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений.

В Microsoft Access существует три способа создания пустой таблицы.

• Использование Мастера таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.

• Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

• Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшей модификации структуры таблицы.

Модификация структуры таблицы включает в себя:

• Изменение наименования поля и/или его типа.

• Вставка пропущенного поля.

• Удаление ошибочно введенного поля.

• Изменение порядка следования полей в таблице.

Для модификации структуры таблицы, входящей в базу данных необходимо установить в окне базы данных указатель на модифицируемую таблицу и нажать кнопку «Конструктор». На экране открывается окно конструктора, содержащее структуру выбранной таблицы.

• Изменение наименования поля.

Предположим, что при задании имени поля или его типа была допущена ошибка. При этом ошибка была обнаружена только после окончания вода поля. Установите указатель на наименование поля, которое требуется изменить. Для удаления неправильных символов в имени поля используйте клавиши Backspace или Delete. После этого введите правильное имя поля.

• Изменение типа поля.

Если Вам потребуется изменить тип поля, нажмите мышью соответствующее поле столбца «Тип данных», в результате чего в правой части поля появится кнопка открытия списка. Нажмите кнопку и выберите требуемый тип из списка.

• Изменение порядка следования полей.

Для изменения порядка следования полей необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейти на строку с описанием поля, которое необходимо переместить и нажать на эту область.

2. Нажать еще раз на область выбора поля и, не отпуская кнопку мыши, перенести всю строку так, чтобы она оказалась прямо над тем полем, перед которым ее необходимо расположить.

3. Отпустить кнопку мыши.

• Удаление полей из таблицы.

В конструкторе таблиц необходимо нажать мышью область выбора поля, подлежащего удалению, и нажать клавишу Delete.

• Добавление нового поля.

Осуществляется командой ВСТАВКА, Строки. Новая строка будет вставлена над текущей строкой.

После создания различных таблиц, содержащих данные, относящиеся к различным аспектам базы данных, разработчик должен продумать, каким образом Microsoft Access будет объединять эти данные при их извлечении из базы данных. Первым шагом при этом является определение связей между таблицами. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу.

Microsoft Access поддерживает следующие типы отношений между таблицами:

• Отношение «один-ко-многим».

Связь с отношением «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

• Отношение «многие-ко-многим».

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы.

• Отношение «один-к-одному»

При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один-к-одному» используют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты.

• Отношение «много-к-одному».

Аналогично рассмотренному ранее типу «Один-ко-многим».

Для того чтобы определить связь между таблицами, следует добавить таблицы в окно «Схема данных» и перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую таблицу.