Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Metoda (1).doc
Скачиваний:
9
Добавлен:
16.11.2019
Размер:
805.38 Кб
Скачать

АРМ менеджера. Конспект лекцій

Зміст

Тема 1. Автоматизація управлінських процесів на сучасних підприємствах 2

1.1. Управлінські процеси та їх структура. 2

1.2. Сутність та принципи автоматизації управління 6

1.3. Інформація та її роль в процесі управління 8

Тема 2. Інформаційні системи управління підприємством та історія їх розвитку 14

2.1. Історія розвитку інформаційних систем управління підприємством 15

2.2. Інформаційні системи управління та їх характеристика 17

2.3. Типи інформаційних систем та їх структура 23

ТЕМА 3. Базові інформаційні технології забезпечення управлінської діяльності 27

3.1. Інформаційні технології в управлінні 27

3.2. Огляд базових інформаційних технологій 28

3.3. Бази даних 31

3.4. Використання INTERNET в бізнесі та управлінні 33

ТЕМА 4. Ефективність використання арм та напрямки його розвитку 35

4.1. Поняття автоматизованого робочого місця менеджера (АРМ) 35

4.2. Типова структура АРМ 39

4.3. Принципи організації інформаційного забезпечення АРМ менеджера 41

4.4. Функціональні особливості АРМ та ефективність автоматизації 44

ТЕМА 5. Арм керівників функціональних підрозділів та основні сервісні програми 47

5.1. АРМ працівника відділу кадрів 47

5.2. АРМ бухгалтера 50

5.3. Автоматизація діяльності відділів постачання та збуту 53

5.4. Зв’язок АРМ з технологічними процесами 55

Тема 1. Автоматизація управлінських процесів на сучасних підприємствах

1.1. Управлінські процеси та їх структура.

"Процес управління" - одне з ключових понять менеджменту, тісно зв'язане з метою, функціями, роботою менеджерів і розподілом між ними повноважень. В рамках цієї структури протікає весь управлінський процес (рух потоків інформації і прийняття управлінських рішень), в якому беруть участь менеджери всіх рівнів, категорій і професійної спеціалізації.

Термін “процес управління” характеризується як перебіг якогось явища, послідовної зміни станів, етапів, стадій розвитку й сукупності послідовних дій для досягнення результату.

Процес управління посідає у системі управління особливе місце. Якщо механізм управління характеризує основоположні, фундаментальні категорії системи управління, то процес управління – реальне життя системи.

У процесі управління діють і взаємодіють елементи системи управління, тому він означає постійне виникнення якісно нових ознак у системі управління. Процес управління, порівняно з іншими категоріями системи управління, має більш творчий характер. Тут більше суб’єктивізму, важче знайти суворі правила та принципи, а характер конкретної ситуації набуває дуже великого значення.

Отже, процес управління – це діяльність об’єднаних у певну структуру суб’єктів та об’єктів управління, спрямована на досягнення поставлених цілей управління шляхом реалізації певних функцій та застосування відповідних методів та принципів управління.

Процес управління має три основні характеристики: змістовну, організаційну та технологічну.

Змістовна характеристика (або зміст процесу управління) визначається характером проблем, що розв’язуються і являє собою сукупність стадій (операцій), які характеризують послідовність якісних змін робіт у процесі управління. У зв’язку з цим розрізняють:

– методологічний зміст процесу управління, який передбачає виділення певних закономірно минаючих етапів та стадій, які відображають специфічні риси управлінської діяльності. Виходячи з цього, процес управління можна уявити як послідовність двох основних станів: перший – підготовка та прийняття управлінського рішення; другий – організація виконання управлінського рішення;

– функціональний зміст – виявляється у масштабній послідовності та реалізації основних функцій управління: прогнозування, планування, організація, регулювання і контроль;

– економічний зміст – втілюється у формі визначення економічних потреб, оцінці, розподілі та використанні ресурсів;

– соціальний зміст – визначається тим, що суб’єктом та об’єктом соціального управління завжди є людина;

– організаційно-правовий зміст процесу управління виявляється у послідовності використання організаційних важелів впливу: регламентування, нормування, інструктування, відповідальність з відповідним правовим закріпленням;

– інформаційний зміст – полягає у нерозривному зв’язку процесу управління та процесів добування, передавання та обробки інформації.

Організаційна характеристика процесу управління охоплює ряд моментів:

– наявність характеристики учасників процесу управління та визначення порядку їх взаємодії;

– визначення процедури взаємодії різних органів, підрозділів, конкретних виконавців у процесі управління шляхом передбачення стандартних управлінських дій. Перелік останніх залежить від змісту процесу управління, а також завдань, поставлених перед ним;

– організація процесу управління описує його як етапи та стадії процесу, що змінюються у часі, а також включає аналіз процесу управління як процесу прийняття та реалізації управлінського рішення.

Технологічна характеристика процесу управління включає компоненти:

– організацію системи управлінської інформації, яка являє собою сукупність зведень про стан об’єкта і суб’єкта управління;

– діловодство (документування та документообіг). З метою раціоналізації потоків документованої інформації (постанов, наказів, розпоряджень, рішень, вказівок, статутів, положень, інструкцій, актів, приписів, протоколів, звітів, повідомлень, звернень тощо) їх регламентують шляхом визначення отримувача, відправника та номенклатури документів. Схема документування зв’язків повинна відповідати структурі органу управління та його зовнішнім зв’язкам;

– процедури, що розробляються для всіх основних видів управлінської діяльності: підготовки плану основних організаційних заходів, проведення службової наради, оперативної наради, засідання колегії, прес-конференції тощо. Чітко організована технологія процесу управління завжди передбачає наявність наборів різних управлінських процедур;

– техніку управління – знаряддя та засоби праці, що призначені для виконання інформаційних перетворень у процесі управління. Техніка управління може умовно поділятися на три групи: матеріальні носії інформації, засоби перетворення інформації, засоби оснащення (обладнання, приміщення, споруди та засоби для створення нормальних умов праці).

До носіїв інформації можна віднести як безпосередньо доступні людині, так і носії, що використовуються технічними засобами (паперові, магнітні носії, що використовуються на базі лазерної та цифрової техніки тощо).

До засобів перетворення інформації належать засоби механічного та логічного перетворення інформації, а також універсальні комплекси (АСУ, технічні комплекси організаційної техніки, локальні, корпоративні інформаційні мережі тощо).

Ключовими поняттями процесу управління є елементи, зв'язки (відношення), рівні і повноваження.

Елементами процесу управління можуть бути як окремі робітники (керівники, фахівці, що служать), так і служби або органи апарату управління, в яких та або інша кількість фахівців, що виконають певні функціональні обов'язки. В структурі управління організацією розрізняються лінійні і функціональні зв'язки. Лінійні зв’язки являють собою відносини з приводу прийняття і реалізації управлінських рішень і рух інформації між так званими лінійними керівниками, які повністю відповідають за діяльність організації або її структурних підрозділів. Функціональні зв'язки пов’язуються з тими або іншими функціями менеджменту.

Збільшення кількості елементів і рівнів в процесі управління неминуче призводить до багатократного зростання числа і складності зв'язків, що виникають в процесі прийняття управлінських рішень; слідством цього нерідко є уповільнення процесу управління, що в сучасних умовах є тотожним погіршенню якості функціонування менеджменту організацій.

До структури управління подається безліч вимог, що відбивають її ключове значення для менеджменту. Вони враховуються в принципах формування процесу управління. Головні з цих принципів можуть бути сформульовані наступним чином:

1. Організаційна структура управління повинна передусім відбивати мету і завдання організації, а отже, бути підпорядкованою виробництву і його потребам.

2. Слід передбачити оптимальний розподіл праці між органами управління і окремими робітниками, що забезпечує творчий характер роботи і нормальне навантаження, а також належну спеціалізацію.

3. Формування процесу управління потрібно зв'язувати з визначенням повноважень і відповідальності кожного робітника і органу управління, зі встановленням системи вертикальних і горизонтальних зв'язків між ними.

4. Між функціями і обов'язками, з одного боку, і повноваженнями і відповідальністю з іншого, необхідно підтримувати рівновагу, порушення якої призводить до дисфункції системи управління в цілому.

5. Організаційна структура управління повинна бути адекватною соціально-культурним умовам організації, що виявляє істотний вплив на рішення відносно рівня централізації і деталізації, розподілу повноважень і відповідальності, міри самостійності і масштабів контролю керівників і менеджерів. Практично це означає, що спроби сліпо копіювати структури управління, що успішно функціонують в інших соціально-культурних умовах, не гарантують бажаного результату.

Реалізація цих принципів означає необхідність врахування при формуванні (або перебудові) структури управління безлічі різноманітних чинників, які впливають на процес управління.

Важливий чинник формування управлінських структур - рівень розвитку на підприємстві інформаційних технологій. Загальна тенденція до децентралізації "електронного інтелекту", що веде до зростання числа персональних комп'ютерів при одночасному розширенні використання на рівні підприємства локальних мереж, веде до ліквідації або скорочення обсягу робіт по ряду функцій на середньому і низовому рівнях. Це відноситься передусім до координації роботи підлеглих ланок, передачі інформації, узагальнення результатів діяльності окремих співробітників. Прямим результатом використання локальних мереж може бути розширення сфери контролю керівників при скороченні числа рівнів управління на підприємстві.

В теорії розрізняють дві основні технології прийняття управлінських рішень.

Найпростішою технологією прийняття рішень є інтуїтивна, яка у спрощеному схематичному вигляді представлена на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Модель інтуїтивної технології прийняття рішення

Зміна стану висуває проблему, необхідність вирішення якої і вимагає прийняття рішення. За інтуїтивної технології досвід прийняття рішень в аналогічних (подібних) ситуаціях, що накопичив даний суб’єкт управління й визначає саме рішення. Отже, якщо у минулому досвіді накопиченому суб’єктом управління не було прийнято аналогічних рішень, імовірність прийняття помилкового рішення зростає. Перевага інтуїтивної технології полягає у швидкості прийняття рішень, а основний недолік – у значній імовірності помилки.

Спрощена модель раціональної технології прийняття рішень наведена на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Раціональна технологія прийняття управлінських рішень

Розглянемо докладніше зміст кожного з етапів, концентруючи увагу тільки на ключових (принципово важливих) аспектах їх реалізації.

1. Діагноз проблеми включає наступні підетапи:

  • виявлення та опис проблемної ситуації (означає усвідомлення протиріччя між змінами у середовищі функціонування організації та її можливостями забезпечити за таких умов досягнення своєї мети);

  • встановлення мети вирішення проблемної ситуації (визначення бажаного кінцевого результату вирішення проблемної ситуації);

  • ідентифікація критеріїв прийняття рішення (визначення ознак, на підставі яких буде проводитись оцінка вирішення проблемної ситуації, а також упорядкування цих ознак за ступенем важливості).

2. Накопичення інформації про проблему означає збирання й обробку різноманітних відомостей щодо проблеми, яка розглядається. Якість вирішення проблеми залежить від якості інформації про неї. Якість інформаційних матеріалів у свою чергу оцінюється за допомогою таких критеріїв:

а) об’єктивність – це інтегральний критерій, який поєднує у собі наступні часткові критерії:

  • повнота інформації (наявність відомостей, включаючи суперечливі, які необхідні та достатні для прийняття рішення);

  • точність інформації (ступінь відповідності інформації оригіналу);

  • несуперечливість інформації (окремі частини однієї і тієї самої інформації не мають суперечити одна одній);

  • переконливість інформації (доведеність, достовірність інформації);

б) лаконічність – стислість та чіткість викладення інформації (досягається за рахунок високої згорнутості інформації без втрати її необхідної повноти);

в) актуальність – відповідність інформації об’єктивним інформаційним потребам;

г) своєчасність – здатність задовольняти інформаційну потребу у прийнятний для виконання строк;

д) комунікативність – властивість інформації бути зрозумілою для адресата.

3. Розробка альтернативних варіантів означає розробку, опис та складання переліку усіх можливих варіантів дій, що забезпечують вирішення проблемної ситуації.

Складність управління і полягає в опрацюванні щонайповнішої сукупності альтернатив, яка містить всі допустимі варіанти дій для досягнення встановленої мети. З іншого боку, збільшення кількості альтернатив ускладнює, збільшує вартість і розтягує у часі процес прийняття рішень. Тому обґрунтоване зменшення кількості альтернатив є фактором підвищення ефективності процесу прийняття рішень.

В процесі розробки альтернатив з метою обмеження їх кількості необхідно враховувати наступні вимоги до них:

  • взаємовиключеність альтернатив – випливає з визначення категорії “прийняття рішення” як акту вибору. Однозначний вибір можливий лише за умови, коли альтернативи виключають одна одну;

  • забезпечення однакових умов опису альтернатив: часових, ресурсних, зовнішніх тощо (однакових “стартових” умов для кожної альтернативи).

4. Оцінка альтернативних варіантів. Зміст цього етапу полягає у перевірці кожної знайденої альтернативи за критеріями (рис. 1.3):

  • реалістичність - можливість її здійснення взагалі з урахуванням зовнішніх обставин, не залежних від самої організації (юридичних обмежень, можливостей існуючих технологій, моральних та етичних норм тощо).

  • відповідність ресурсам організації;

  • прийнятність наслідків реалізації альтернативи:

  • не тільки основних, але і побічних;

  • не тільки безпосередній період реалізації альтернативи, але і майбутні періоди.

Саме на періоді оцінки альтернативних варіантів управлінських рішень найбільше значення має використання комп’ютерних інформаційних технологій, які дають змогу проводити розрахунки складних математичних моделей та знижують час затрачений на опрацювання проблеми.

5. Прийняття рішення. На цьому етапі здійснюється порівняння альтернатив за очікуваними ефектами їх реалізації та вибір кращої альтернативи на підставі критеріїв, ідентифікованих на етапі діагнозу проблеми.

Рис. 1.3. Послідовність оцінки альтернатив у процесі прийняття рішень

В загальному потрібно вказати на значні можливості використання сучасних інформаційних технологій в процесі прийняття управлінських рішень. Більш того на даний момент особливого розвитку набула дисципліна «Системи підтримки прийняття управлінських рішень», яка й розглядає основні стратегії та технології інформаційної підтримки процесу прийняття управлінських рішень.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]