Раздел 5. Затраты и экономический эффект (детальный анализ затрат и экономического эффекта от создания оуп содержится в приложении)

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАТРАТ НА ПРОЕКТ

Сводка распределения затрат на проект создания ОУП приведена в табл. 25.4

Таблица 25.4 Сводка затрат на создание ОУП

Категории затрат	Величины затрат. $
	Год 1	Год 2	Год 3	Год 4
Проектные затраты: - внутренние трудовые ресурсы - внешние трудовые ресурсы - оборудование и программные средства - прочие затраты (обучение) Суммарные затраты на проект Текущие расходы: - внутренние трудовые ресурсы - техническое обслуживание оборудования Суммарные текущие расходы Суммарные затраты	459 701 855 795 780 000 100 000 2 195 496 2 195 496

СУММАРНЫЕ ЗАТРАТЫ НА ОПЛАТУ ТРУДА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ НА СТАДИИ ВЫПОЛНЕНИЯ И КОНТРОЛЯ ПРОЕКТА

Продолжительность стадии выполнения и контроля проекта -17 недель.

1. Руководитель проекта (сторонний), занятость 100%, $102 000.

2. Ведущий специалист по программному обеспечению ОУП (собственный), занятость 50%, $34 000.

3. Специалисты по интеграции проектов (собственные, 2 чел.), занятость 50% каждый, по $34 000 каждый.

4. Специалист по обеспечению связности систем (собственный), занятость 100%, $68 000.

5. Координатор работ по обучению и повышению квалификации (сторонний), занятость 100%, $74 800

6. Специалист по системам поддержки пользователей программных средств ОУП (собственный), занятость 50%, $34 000.

7. Специалист по программному обеспечению ОУП (собственный), занятость 100%, $34 000.

8. Ведущий специалист по управлению портфелями проектов (сторонний), занятость 100%, $51 000.

9. Специалист по управлению портфелями проектов (собственный), занятость 50%, $ 34 000.

10. Преподаватель/наставник по программным средствам ОУП (сторонний), занятость 100%, $74 800.

11. Сотрудник отдела кадров (собственный), занятость 50%, $34 000.

12. Оплата помещений, учебных пособий и оборудования - около $100 000.

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ ОТ ПРОЕКТА

Сводка составляющих экономического эффекта от проекта приведена в табл. 25.5. Значения отдельных составляющих могут быть проверены с использованием схем расчета, приведенных ниже.

Таблица 25.5 Экономический эффект от создания и внедрения ОУП на предприятии

Виды экономического эффекта	Год 1	Год 2	Год 3	Год 4
Материальный эффект: - от внедрения стандартов управления проектами - от идентификации проектных рисков и ресурсных ограничений - от совершенствования процесса выполнения 60 проектов в год – Нематериальные выгоды от совершенствования процесса управления портфелем проектов Суммарные затраты		1 920 000 1 584 000 7 500 000 12 000 000 23 004 000	1 920 000 1 584 000 7 500 000 12 000 000 23 004 000	1 920 000 1 584 000 7 500 000 12 000 000 23 004 000

Эффект от внедрения стандартов управления проектами. По данным Gartner Group (отчет от 1 августа 2000 г.), проекты, выполняемые в соответствии со стандартным жизненным циклом, значительно чаще завершаются в установленные сроки, в полном объеме и в соответствии с установленными бюджетами.

Оценка экономии

число проектов х число исполнителей х средняя часовая ставка исполнителя х число сэкономленных часов работы

Пример:

20x10x60x40x4 = $1 920 000

В данном примере предполагается, что для 20 проектов удалось ускорить сроки выхода на рынок с новой продукцией в среднем на 4 недели. Безусловно, ускоренный выход с новой продукцией на рынок способен принести компании дополнительные прибыли, по сравнению с которыми размеры расчетной экономии на проектах оказываются несопоставимыми.

Способы проверки. Выполнение первоначального графика проекта, соответствие фактических затрат расчетным и содержание проекта должны отслеживаться ежемесячно.

Эффект от идентификации проектных рисков и ресурсных ограничений. Применение программных средств управления проектами, которыми владеет ОУП, требует от руководителей проектов анализа проектных рисков, ограничений и зависимостей проектов, их влияния на показатели компании. Применение строгих стандартов при определении целесообразности продвижения проектов по этапам жизненного цикла позволяет сократить расходы организации.

По оценкам Gartner Group, своевременное выявление рисков позволяет отменить выполнение до 20% проектов еще до их выхода на стадию исполнения. В условиях предыдущего примера предположили, что до стадии исполнения было отменено 6 проектов, а среднее время работа исполнителей, сэкономленное на каждом проекте, составило 11 недель.

Оценка экономии:

число проектов х число исполнителей х средняя часовая ставка исполнителей х число сэкономленных часов работы

Пример:

6 х 10 чел. х $60/ч х 40 ч/нед. х 11 недель = $1 584 000.

Фактический эффект от досрочного прекращения рискованных проектов окажется несравненно выше расчетного, поскольку высвободившиеся исполнители могут быть привлечены для работы над другими проектами, что способно принести значительно больший эффект.

Способы проверки. ОУП обязан отслеживать число проектов в портфеле, прекращенных досрочно в связи с их рискованностью и отрицательными последствиями для организации.

Эффект от совершенствования процесса выполнения проектов. К концу 200_ г. предприятие планирует перейти к отслеживанию 75% проектов, составляющих его портфель. В настоящее время оно отслеживает менее 50% проектов. Улучшение информационного обеспечения процесса выработки и принятия решений относительно распределения ресурсов и активов позволит добиться значительной экономии. Кроме того, отслеживание проектов позволит существенно улучшить информированность подразделений о ходе их выполнения и наладить контакты между их руководителями, что будет содействовать ускоренному выполнению проектов, входящих в портфель организации.

Оценка экономии:

Суммарный годовой бюджет портфеля (60 проектов) = $150 000 000

5-процентная годовая экономия от сокращения продолжительности работ по проектам и сокращения затрат на их выполнение по сравнению с установленными в бюджете для портфеля проектов = $7 500 000

Способы проверки. Руководство предприятия узнает о достижениях в совершенствовании процессов выполнения проектов из отчетов ОУП о состоянии портфеля проектов организации. Эти отчеты должны содержать обобщенные сведения, позволяющие сопоставить прогнозные оценки параметров проектов с их текущими значениями и принимать соответствующие управляющие решения.

Эффект от установления приоритетов проектов в портфеле. Проведя анализ портфеля проектов предприятия, ОУП обязан установить, какие проекты в нем являются наиболее приоритетными для организации. Как считает Gartner Group, «интенсивность выполнения проектов напрямую влияет на уровень удовлетворенности потребителей, на эффективность применяемых организацией информационных технологий, на ее конкурентоспособность, размеры принадлежащей организации доли рынка и на ее прибыльность. Управление портфелями проектов должно опираться на применение набора критериев, значения которых определяются результативностью выполняемых организацией проектов».

Анализ портфеля проектов, проводимый ОУП, помогает руководству организации принимать решения об отказе от некоторых проектов, не являющихся для нее приоритетными.

Оценка экономии:

Исключение из портфеля 10 проектов со средней стоимостью $1 200 000 в течение года соответствует общей годовой оценке экономии $12 000 000

Способы проверки. ОУП должен применять методы управления портфелями проектов для анализа и выявления числа проектов, точно следующих установленным жизненным циклам, используя средства ежедневного управления проектов.