Раздел 1. Обоснование

ОБЩИЕ ЦЕЛИ ПРОЕКТА

Внедрение ОУП позволит увеличить на __ % прибыль на вложенный капитал от портфеля проектов, стоимостью $ ___ млн.

ИСТОРИЯ ВОПРОСА

■ отсутствием эффективных способов согласования между собой основных стратегических проектов предприятия во избежание срывов сроков их выполнения;

■ частыми изменениями приоритетов проектов, влекущими за собой постоянные срывы графиков их выполнения;

■ неспособностью предприятия выполнять достаточное число проектов, действительно необходимых для обеспечения конкурентоспособности и общей экономической ситуации на рынках;

■ постоянными срывами сроков выполнения и перерасходами бюджетов проектов.

ЦЕЛИ

1.Создание условий для формирования сбалансированного портфеля проектов, который, будет отвечать целям предприятия, утвержденным руководством.

2. Внедрение процессов и процедур, необходимых для управления проектами, входящими в портфель предприятия, и установления для них приоритетов, для сбора необходимой информации, отслеживания, анализа и совершенствования выполнения проектов, ведения необходимой отчетности.

3. Повышение темпов и качества выполнения проектов.

4. Обеспечение способности предприятия выполнять большее число проектов без привлечения дополнительных ресурсов.

5. Обеспечение руководства всей необходимой информацией для принятия решений в отношении выбора состава выполняемых проектов и управления ими.

СОГЛАСОВАННОСТЬ СО СТРАТЕГИЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

■ Внутренние перспективы: более эффективное управление активами предприятия.

■ Совершенство производственных процессов: повышение эффективности организационных процессов и технологического уровня предприятия.

■ Обучение и развитие: повышение качества управления, ориентированного на конечный результат, и процессов выработки и принятия решений, улучшение коммуникаций и обмена знаниями внутри организации.

ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ (отметить)

 Увеличение прибылей	 Снижение затрат	 Соответствие законодательству
 Повышение производительности	 Снижение рисков	 Поддержка управления

Раздел 2. Содержание

СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА СОЗДАНИЯ ОУП

■ Выявление минимальной потребности в данных для составления графиков проектов.

■ Выработка и документальное оформление наиболее эффективных методов управления и представление их на легко доступном веб-сайте.

■ Определение минимально необходимого объема данных для информационного обеспечения портфеля проектов.

■ Сбор и анализ исходных данных, и составление отчета о первоначальном состоянии портфеля проектов организации.

■ Формирование Совета по управлению проектами и обеспечение проведения его первого заседания.

■ Создание библиотеки руководящих документов по управлению проектами, доступной для всех руководителей и исполнителей проектов, их спонсоров, руководителей предприятия и распорядителей ресурсов.

■ Разработка и внедрение процессов, помогающим всем руководителям проектов в обеспечении соответствия результатов проектов минимальным требованиям.

■ Подбор и прием на работу сотрудников ОУП, способных обеспечить эффективную поддержку управления проектами в организации.

■ Внедрение необходимых процессов обучения, тренировки и повышения квалификации сотрудников предприятия в части управления проектами.

АНАЛИЗ ПОСЛЕДСТВИЙ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

Описание последствий создания ОУП для всех заинтересованных сторон содержится в табл. 25.1.

Таблица 25.1 Последствия создания ОУП для различных заинтересованных сторон

Заинтересованные стороны	Последствия создания ОУП для заинтересованных сторон
Руководители всех уровней, включая ненерального директора, ИТ-директора, финансового директора	Получение в реальном времени обобщенных данных о распределении ресурсов и капиталов между проектами, что позволяет им принимать более обоснованные решения и рассматривать при планировании различные сценарии причинно-следственных связей. Руководители получают более точную информацию об ограничениях по срокам выполнения и изменения содержания проектов. Они получают возможность установить приоритеты для всех проектов организации.
Проектные офисы	Получают доступ к процессам, обзору портфеля их набора проектов и детальному анализу распределения ресурсов между ними
Руководители проектов	Повышение квалификации в области управления проектами. Применение типовых жизненных циклов проектов, методов планирования и составления графиков проектов, получение помощи в решении проблем ресурсного обеспечения, в отслеживании разрешения проблем и сотрудничество с ОУП. Все это будет способствовать сокращению числа случаев превышения установленных сроков выполнения проектов и проектных затрат. Большинству руководителей проектов потребуется обучение для обеспечения более полного использования ими возможностей программных средств, предоставляемых ОУП. Значительно усилиться помощь со стороны спонсоров проектов, улучшиться взаимодействие с функциональными службами и подразделениями
Члены команд исполнителей проектов	Получат помощь и поддержку в улучшении результатов их работы по проектам. Они смогут лучше понимать взаимосвязи между выполняемыми ими работами и целями предприятия. Им не придется самостоятельно принимать решение о приоритетности тех или иных работ. Будут устранены барьеры между функциональными подразделениями, в которых работают исполнители, что поможет повысить интенсивности потока проектов и их качество
Распорядители ресурсов	Для них станут яснее приоритеты отдельных проектов, сократится число конфликтов с руководителями проектов

ОСНОВНЫЕ ФАКТОРЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ УСПЕШНОСТЬ ПРОЕКТА

■ Поддержка ОУП со стороны руководителей всех уровней.

■ Повышение уровня квалификации сотрудников всех уровней в области управления проектами.

■ Реклама качества работы ОУП, его услуг и применяемых офисом методов и средств.

■ Приобретение или создание качественных программных продуктов для автоматизации управления портфелями проектов и отдельными проектами.

■ Эффективное обучение пользователей этим программным средствам

■ Ответственность руководства за состояние портфеля проектов организации.