Лабораторная работа №8 Передача данных между программами пакета Microsoft Office

Цель работы: Изучение технологии передачи данных в пакете Microsoft Office

Теоретическая часть

Пользователям офисных приложений часто приходится обрабатывать информацию из различных источников, а значит, постоянно сталкиваться с необходимостью импорта и экспорта данных. При этом необходимо заботиться, чтобы перенос данных из одного формата в другой выполнялся без ошибок и потерь важной информации. Комплект Microsoft Office рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе учебном заведении или дома и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или средство доступа и обмена данными. MS Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для широкого круга пользователей.

Таблица 1 Варианты поставок Microsoft Office 2000

	Standard Edition	Small Business Edition	Рrofessional Edition	Premium Edition
Word 2000	O	O	O	O
Excel 2000	O	O	O	O
PowerPoint 2000	O		O	O
Outlook 2000	O	O	O	O
Publisher 2000		O	O	O
Microsoft Access 2000			O	O
FrontPage 2000				O
PhotoDraw 2000				O
Small Business Tools		O	O	O

Например, комплект Microsoft Office 2000 включает следующие приложения [2].

Microsoft Word 2000 - текстовый процессор, позволяющий создавать документы любой сложности: оформлять их с использованием различных шрифтов, включать в документ рисунки, таблицы, формулы, графики, диаграммы и др. Имеет удобный графический интерфейс и средства автоматизации оформления документов. Создаваемые файлы имеют расширение DOC.

Microsoft Excel 2000 - табличный процессор для представления и обработки данных в виде электронных таблиц, имеющий универсальные возможности решения задач и встроенные средства деловой графики. Microsoft Excel 2000 имеет мощный аппарат математических инструментов для решения задач линейного программирования, оптимизации статистического моделирования и т.п.. Создаваемые файлы имеют расширение XLS.

Microsoft PowerPoint 2000 - графический пакет для создания презентаций и слайд-фильмов. Этот пакет представляет пользователю возможность оформления текста, рисования, построения графиков и диаграмм, а также широкий набор стандартных иллюстраций, стилевых шаблонов и возможность использования звука и видео. Создаваемые файлы имеют расширение PPT.

Microsoft Outlook 2000 - программа управления информацией, которая помогает работать с сообщениями, приходящими по электронной почте, контактными лицами, назначать встречи, ставить задачи, отслеживать деятельность свою и сотрудников, просматривать совместные документы.

Microsoft Publisher 2000 - настольная издательская система, позволяющая легко создавать профессионально оформленные маркетинговые материалы. В нем предлагаются более 2000 профессионально разработанных шаблонов публикаций и сотни элементов дизайна, которые пользователи могут вставлять в собственные публикации.

Microsoft Access 2000 - система управления базами данных позволяющая создавать как автономные базы данных для персонального компьютера, так и базы данных для совместного использования в отделе или на целом предприятии. MS Access обеспечивает простые в использовании и управлении решения для совместной обработки информации. Access 2000 не только содержит традиционно широкий набор простых инструментальных средств обработки данных, но и обеспечивает глубокую интеграцию с Вебом, упрощающую совместное использование информации на разных платформах пользователями с разным уровнем подготовки, а также содержит дополнительные средства автоматизации, повышающие производительность. Создаваемые файлы имеют расширение MDB.

Microsoft FrontPages 2000 - включает все необходимые средства для эффективной разработки и эксплуатации веб-узлов. Пользователи могут легко создавать качественно оформленные веб-страницы, выбирая наиболее удобный способ разработки. MS FrontPage 2000 позволяет придавать законченный и профессиональный вид веб-узлам, импортировать и редактировать код HTML любым из существующих способов и применять новейшие веб-технологии. С помощью FrontPage 2000 можно легко выполнять обновление веб-страниц, а также пользоваться гибкими средствами для управления узлами Интернета и интрасетей.

Microsoft PhotoDraw 2000 - объединяет простые инструментальные средства для создания рисунков и редактирования графики, позволяя создавать профессионально оформленные графические изображения для веб-страниц, печатных документов и презентаций.

Microsoft OfficeBinder 2000 - программа для создания подшивки документов, включенная в состав Small Business Tools (утилиты MS Office), позволяет группировать все необходимые для проекта документы, книги и презентации. При работе с подшивкой можно использовать новые возможности MS Office 2000: поместить подшивку в дневник Outlook, вывести на печать документы с одинаковыми колонтитулами, открывать и сохранять подшивки в Интернете. Создаваемые файлы имеют расширение OBD.

Все офисные приложения имеют несколько почти одинаковых меню и функций. Общие команды открытия, закрытия и создания файлов, общие принципы работы со справкой, использование шаблонов при создании документов, печать и сохранение документов, настройка панелей инструментов и команд меню – все эти функции не зависят от того, обрабатывает ли программа текстовый документ, электронную таблицу презентацию или рисунок.

В работе рассматривается взаимный обмен данными между основными приложениями Microsoft Office: Word, Excel и Access, а также операции экспорта/импорта в формат HTML и обмен XML-данными.

Практическая часть

Данные между программами передаются тремя способами:

• копирование или перемещение данных при помощи буфера обмена;

• внедрение данных;

• связывание данных.

В первом случае применяются команды копирования или перемещения так, как это делается и при работе с одной программой. Здесь же можно применять и перетаскивание данных, но для этого необходимо на экране компьютера разместить одновременно окна с теми программами, между которыми нужно передать данные.

Для внедрения и связывания передаваемые данные одной программы заносятся в буфер обмена и затем при помощи команды Правка / Специальная вставка помещаются в другую программу. Диалоговое окно этой команды имеет вид:

В этом окне нужно указать тип вставляемых данных и способ связи при помощи переключателей Вставить и Связать. Если выбирается вариант Вставить, то данные из буфера обмена вставляются на место курсора и связь между файлами не устанавливается. В варианте Связать происходит и связывание с исходным файлом.

Практическая часть

Задание 1

Изучить способы передачи данных между программами пакета Microsoft Office на примере программ Excel и Word.

1. В Excel составьте таблицу:

Анализ спроса и продаж продукции фирмы «Ритм»

Наменование товаров	Цена у.е.	Спрос	Предлож.	Продажа	Выручка от продаж
Телевизоры	350	20	25	10	3500
Видеомагнитофоны	320	45	38	40	12800
Музыкальные центры	750	10	10	10	7500
Видеоплееры	185	30	35	90	16650
Аудиоплееры	45	40	45	190	8550
Видеокамеры	320	20	25	11	3520

З адание 2 По данным таблицы постройте линейчатую диаграмму.

Задание 3 В программе Word создайте новый документ.

3.1. При помощи команды копирования переместите таблицу из документа Excel в документ Word.

3.2. Диаграмму из документа Excel вставьте в документ Word двумя способами: внедрением и связыванием.

3.3. Сделайте изменения в столбцах «Спрос» и «Предлож.» таблицы документа Excel. Отметьте, что в документе Word произойдут изменения только во внедренной диаграмме.

3.4. Сохраните документ Word в файле и закройте его окно.

3.5. В документе Excel измените диаграмму: добавьте в диаграмму еще столбец «Продаж». Загрузите ранее сохраненный документ Word и отметьте происшедшие изменения в нем.